朝霞市文書規程

（趣旨）

第1条　この規程は、別に定めるもののほか、文書の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。

（用語の定義）

第2条　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

　(1)　部　朝霞市部室設置条例(平成25年朝霞市条例第52号)第1条第1項に規定する公室及び部をいう。

　(2)　課　朝霞市事務分掌規則(平成26年朝霞市規則第3号)第2条第1項に規定する課及び朝霞市部室設置条例第1条第2項に規定する室をいう。

　(3)　主務課　当該文書に係る事案を所掌する課をいう。

　(4)　部長　部の長又は朝霞市事務分掌規則第4条第2項に規定する審議監若しくは危機管理監をいう。

　(5)　課長　課の長をいう。

　(6)　主務部長　当該文書に係る事案を所掌する部長をいう。

　(7)　主務課長　主務課の課長をいう。

　(8)　未完結文書　供覧若しくは決裁が終了していない文書又は施行していない文書をいう。

　(9)　完結文書　供覧若しくは決裁が終了した文書又は施行した文書をいう。

　(10)　保管　文書を主務課の事務室内で収納し、管理することをいう。

　(11)　保存　市政情報課が主務課から文書を引き継いで、書庫等で収納し、管理することをいう。

　(12)　紙文書　文書のうち紙で収受又は作成したものをいう。

　(13)　電子文書　文書のうち、電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)により作成されたものをいう。

　(14)　文書管理システム　電子計算機を使用して、文書の収受、起案、保管、保存、廃棄その他文書管理に関する事務処理を総合的に行うシステムをいう。

　(15)　電子決裁　文書管理システムの機能を利用して文書を回議し、及び決裁を受け、又は文書を供覧することをいう。

（文書取扱いの原則）

第3条　文書は、全て正確、迅速及び丁寧に責任を持って取り扱い、常にその処理経過を明らかにし、事務能率の向上に役立つよう処理しなければならない。

2　文書は、個人情報の保護に留意して適正に管理しなければならない。

3　文書の処理及び管理は、文書管理システムにより行わなければならない。ただし、主務課長がこれにより難いと認めた場合は、この限りでない。

（人権庶務課長及び市政情報課長の職責）

第4条　人権庶務課長及び市政情報課長は、文書に係る事務(以下「文書事務」という。)が適正かつ迅速に行われるように、常に文書事務に関し必要な調査を行うとともに、その指導及び改善に努めなければならない。

（主務課長の職責）

第5条　主務課長は、常に課における文書事務が適正かつ円滑に処理されるよう留意し、その促進に努めなければならない。

（文書主任）

第6条　課に文書主任を置く。

2　文書主任は、係長以上の職にある者をもって充てる。ただし、これらの者のない課にあっては、主務課長が指定する者をもってこれに充てるものとする。

3　文書主任は、上司の命を受け、次に掲げる事務を処理しなければならない。

　(1)　文書の整理及び管理に関すること。

　(2)　文書の取扱いの指導及び改善に関すること。

　(3)　文書の収受、配布及び発送に関すること。

　(4)　文書の審査に関すること。

　(5)　文書管理システムの利用に係る調整等に関すること。

　(6)　前各号に掲げるもののほか、文書事務に関し必要なこと。

（連絡調整）

第7条　人権庶務課長又は市政情報課長は、文書事務の連絡調整を文書主任を通して行うことができる。

（到達文書の取扱い）

第8条　人権庶務課長は、人権庶務課に到達した文書を次の各号に掲げる区分に応じ、当該各号に定めるところにより処理しなければならない。

　(1)　書留等郵便物　書留郵便物取扱台帳(様式第1号)に所要事項を記入の上主務課に配布し、当該主務課の職員から押印又は署名を受ける。

　(2)　前号に掲げるもの以外の文書　主務課が不明であるものその他開封する必要があると認められるものを除き、開封しないで文書配布棚により主務課に配布する。

2　2以上の課に関係のある文書は、その関係の最も深いと認められる課を主務課とし、主務課が明らかでないときは、人権庶務課長が政策企画課長と協議して、主務課を定めるものとする。

3　郵便料金の未納又は不足の郵便物があるときは、人権庶務課長が適当であると認めるときに限り、その未納又は不足の料金を納付して受領するものとする。

（主務課における収受）

第9条　前条第1項及び第2項の規定により主務課に配布された文書並びに直接主務課に到達した文書は、即日開封し、文書管理システムにより、収受日、件名、その他所要事項を登録し、文書番号を取得するものとする。

2　前項の規定により登録する文書であって、電子文書に変換することが可能な紙文書にあっては、当該紙文書を電子文書に変換し、前項に規定する登録を行うものとする。ただし、文書の内容、形状その他文書の性質上電子文書への変換に適さないものについては、この限りでない。

3　前項の規定による電子文書への変換を行った紙文書は、当該電子文書を正本とみなし、収受処理完了後に当該紙文書を廃棄するものとする。ただし、法令等又は文書の性質上廃棄することができない場合は、紙文書を原本として保管するものとする。

4　電子文書への変換が困難なものについては、紙文書の余白に主務課収受印(様式第2号)を押印し、第1項の規定により取得した文書番号を記載するものとする。

5　第1項及び前項の規定にかかわらず、刊行物、ポスターその他これらに類する文書又は定例的な文書若しくは主務課長が指定した文書は、主務課収受印の押印又は文書管理システムへの登録を省略することができるものとする。

（文書の転送等）

第10条　第8条第1項及び第2項の規定により主務課に配布された文書並びに直接主務課に到達した文書中に、当該課の所管に属さないものがある場合において、転送すべき課が明らかなときは直ちに転送し、転送すべき課が明らかでないときは直ちに人権庶務課に返付するものとする。

（起案）

第11条　文書の起案は、文書管理システムを用いて行わなければならない。ただし、次の各号のいずれかに該当するものについては、文書管理システムを用いて、関係者に供覧するものとする。

　(1)　単に供覧によって完結するもの

　(2)　定例的なもの

　(3)　軽易なもの

2　起案に添付する資料を電磁的記録で添付することが困難又は適さない場合は、当該資料に対応する書面を添えて容易に資料が閲覧できるようにするものとする。

3　第1項の規定にかかわらず、次の各号のいずれかに該当する場合においては、文書管理システムによらず、起案用紙(様式第3号)その他これに類する様式を用いて起案することができる。

　(1)　事務の性質上当該事務に適した用紙等を用いて処理することが適当と認められる場合

　(2)　文書管理システムが稼働していない時間において緊急の決裁が必要な場合

（起案に当たっての注意事項）

第12条　起案に当たっては、次に掲げるところによらなければならない。

　(1)　文書の用字、用語、文体、書式等については、朝霞市公文例規程(平成21年朝霞市規程第4号)の定めるところによること。

　(2)　準拠法令その他参考事項を付記し、起案の根拠、理由等を明らかにしておくこと。

　(3)　起案が収受に基づく場合は、関係書類を添付すること。

（発信者名）

第13条　文書の発信者名は、市長名を用いる。ただし、文書の性質又は内容により、副市長名、市名等を用いることができる。

2　庁内文書には、職名のみを用い、氏名を省略することができる。

3　文書には、照会その他の便宜に資するため、主務課の名称、電話番号等を記載するものとする。

（回議及び供覧）

第14条　起案文書は、下位の職にある者から上位の職にある者の順に回議しなければならない。

2　起案文書及び供覧文書(以下「起案文書等」という。)は、電子決裁をするものとする。ただし、第11条第3項の規定により起案する場合にあっては、この限りでない。

（文書主任の文書審査）

第15条　起案文書等は、主務課長の回議を受ける前に、文書主任の審査を受けなければならない。

2　文書主任は、起案文書等の審査に当たっては、第12条及び第13条の規定に基づき審査し、起案者に対して必要な指示を与え、又は当該起案文書等を修正することができる。

（合議）

第16条　起案文書等の内容が他の部又は他の課の事務に関係を有する場合は、当該起案文書等を関係する部長又は課長の合議を受けなければならない。この場合において、同一部内の他の課の事務に関係を有する場合にあっては主務課長、他の部の事務に関係を有する場合にあっては主務部長(決裁権者が課長であるものにあっては当該主務課長)を経て行うものとする。

2　合議を受けた者が合議事項に異議がある場合は、主務部長又は主務課長と協議して調整するものとし、調整が整わないときは、意見を付しておくものとする。

3　次に掲げるものの起案文書は、人権庶務課長の合議又は審査を受けなければならない。

　(1)　条例、規則、規程、要綱及び告示

　(2)　議会に提出する議案及び報告書

　(3)　専決処分

　(4)　前3号に掲げるもののほか、市長の決裁を要する文書で重要なもの又は異例なもの

（回議、供覧及び合議に当たっての注意事項）

第17条　起案文書等の回議、供覧又は合議を受けた者は、当該起案文書等の内容を十分に検討した上で、その回議、供覧又は合議が速やかに完了するよう努めなければならない。

2　起案文書等の内容が秘密を要するもの、特に急を要するもの、重要なもの又は異例なものは、主務課長その他の責任者が持ち回りし、回議し、若しくは供覧し、又は合議を受けなければならない。

3　朝霞市事務決裁規程(平成11年朝霞市規程第3号)の定めるところにより代決するときは、その所定の箇所に「代決」と記入しなければならない。

4　起案文書等の内容について修正をしたときは、修正した者は、修正箇所又は適当な箇所に自己が修正した旨の表示をしておかなければならない。

5　起案文書等の内容について回議し、若しくは供覧し、又は合議を受けた後、重大な修正が行われたとき、又は廃案になったときは、主務課長は、回覧し、若しくは供覧し、又は合議を受けた部長又は課長にその旨を通知するものとする。

（決裁年月日等）

第18条　起案した者は、起案文書について決裁が終了したときは、所定の欄に決裁年月日を記入するものとする。

2　供覧した者は、供覧文書について供覧が終了したときは、所定の欄に供覧終了年月日を記入するものとする。

（文書管理等）

第19条　施行する文書には、文書管理システムにより番号を付さなければならない。ただし、契約文書、賞状その他文書番号を付すことが適当でないと認められる文書については、この限りでない。

2　施行する文書には、市名の頭文字「朝」を冠し、別表第1に規定する主務課の名称の一部の文字、「発」の文字及び当該文書を登録した文書管理システムの文書番号を付するものとする。この場合において、文書番号は、年度による一連番号を用いるものとする。

3　告示を要する文書にあっては、人権庶務課所管の告示番号台帳(様式第4号)により、番号を付する。この場合において、番号は暦年による一連番号とする。

（決裁文書の浄書）

第20条　決裁が終了した起案文書(以下「決裁文書」という。)の浄書は、原則として主務課が行う。

2　浄書した文書は、決裁文書と照合しなければならない。

（公印の押印）

第21条　前条に規定する浄書及び照合が終了した文書について朝霞市公印規程(昭和42年朝霞市規程第1号)に定めるところにより所定の箇所に公印の押印をしなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、当該文書のうち、照会、回答、通知、報告、依頼等で定例的なもの又は軽易なものにあっては、「(公印省略)」の記載をして、公印の押印を省略することができる。

（文書の発送）

第22条　文書の発送は、人権庶務課において行う。ただし、次に掲げる場合は、主務課においてその都度行うものとする。

　(1)　文書の発送を急ぐ場合

　(2)　文書を大量に発送する場合

　(3)　郵便区内特別郵便物、バーコード付郵便物等の割引適用郵便物を発送する場合

　(4)　前3号に掲げるもののほか、人権庶務課長が特に必要と認めた場合

2　文書の発送は、料金後納郵便扱いにより行うものとする。ただし、主務課長が特に必要と認める場合は、この限りでない。

3　文書の発送を依頼しようとするときは、第1項各号に掲げる場合を除き、主務課において宛先を明記し、封かん、包装等の所定の処理をし、人権庶務課へ引き渡すものとする。この場合において、簡易書留その他特殊な取扱いによるものは、その旨を明記しておくものとする。

4　郵送する文書に使用する郵便切手については、郵便切手受払簿(様式第5号)により管理するものとする。ただし、業務の性質等により、郵便切手受払簿では郵便切手の管理が不十分となるおそれがあると主務課長が認める場合については、主務課長が別に定める書式により管理することができる。

5　課長は、毎月末郵便切手の出納を郵便切手受払簿(前項ただし書の規定により、主務課長が別に定める書式により郵便切手を管理する場合は、当該書式)により確認しなければならない。

（文書管理の原則）

第23条　文書は、常に整然と分類して整理し、必要なときに直ちに取り出せるように保管し、又は保存しておかなければならない。

（文書の管理）

第24条　文書は、ファイリングシステムにより管理するものとする。

（ファイル基準表等の作成）

第25条　文書主任は、毎会計年度ごとにファイル基準表等を作成し、市政情報課長に提出しなければならない。

（ファイリング責任者等）

第26条　文書主任は、ファイリング責任者となり、課内のファイリングシステムの実施及び維持管理並びに文書の管理に係る執務環境の整備に当たる。ただし、主務課長が必要があると認める場合は、主務課長が指定する者をもってこれに充てることができる。

2　次に掲げる事務についてファイリング責任者を補助させるため、係(係が設置されていない課にあっては課。以下同じ。)にファイリング担当者を1人以上置く。

　(1)　ファイル基準表等を作成すること。

　(2)　ファイリングシステムの維持管理に関すること。

　(3)　文書の管理に係る執務環境の整備に関すること。

3　ファイリング担当者は、主務課長が指定する者をもって充てる。

（保存年限）

第27条　文書には、次の表の区分に従って保存年限を定めなければならない。ただし、保存年限を定める必要がない文書については、この限りでない。

2　文書の保存年限は、別表第2に定める保存年限の基準に基づき主務課長が定めるものとする。

（保存年限の起算）

第28条　文書の保存年限の起算日は、完結文書となった日の属する会計年度の翌会計年度の4月1日とする。ただし、暦年ごとに区分して整理する文書に係る保存年限の起算日は、完結文書となった日の属する年の翌年の4月1日とする。

（未完結文書の整理及び保管）

第29条　未完結文書は、所定の場所に収納して整理し、保管するものとする。

（完結文書の区分）

第30条　完結文書は、会計年度ごとに区分し、整理しなければならない。ただし、会計年度ごとに区分することが適当でないものは、暦年ごとに区分するものとする。

2　4月1日から5月31日までの間において施行する文書で前会計年度に所属する歳入又は歳出に係るものにあっては、前項の規定にかかわらず、当該前会計年度に区分しなければならない。

3　完結文書のうち、会計年度ごとに又は暦年ごとに区分することが適当でない文書は、第1項の規定にかかわらず、現会計年度又は現年に区分することができる。

（完結文書の保管）

第31条　前条の規定により区分された完結文書のうち次に掲げるものは、主務課において保管するものとする。ただし、市政情報課長が特に必要と認めたときは、この限りでない。

　(1)　前会計年度及び前年の完結文書

　(2)　現会計年度及び現年の完結文書

（完結文書の保存）

第32条　市政情報課長は、前条本文に規定する完結文書以外の完結文書について、主務課長から毎会計年度ごとに引き継いで保存を行うものとする。

（保存文書の利用）

第33条　書庫において保存している文書を利用しようとする者は、保存文書利用台帳(様式第6号)に所要事項を記入し、市政情報課長にその旨を申し出なければならない。

2　文書保存箱を書庫等から借り受けた者は、文書保存箱借受台帳(様式第7号)に所要事項を記入し、当該文書保存箱を適切に管理しなければならない。

（文書の廃棄）

第34条　主務課長は、保存年限の経過した文書を廃棄しようとするときは、歴史的保存文書の有無の確認を行った後、市政情報課長に廃棄の依頼を行うものとする。

2　電子文書を廃棄するときは、確実にデータを消去するものとする。

3　記録媒体を廃棄するときは、破壊等適切な方法により、他の者が再生できないよう確実に処理するものとする。

（委任）

第35条　この規程に定めるもののほか、文書管理に関し必要な事項は市長が別に定める。