朝霞市水道事業及び下水道事業管理規程

（目的）

第1条　この規程は、朝霞市水道事業及び下水道事業の設置等に関する条例(昭和41年朝霞市条例第35号)第4条第2項の上下水道部(以下「部」という。)の組織及び業務の執行に当たって、その内部管理事務の処理等について必要な事項を定め、もって水道事業及び下水道事業(以下「上下水道事業」という。)の能率的な運営を図ることを目的とする。

（課及び係の設置）

第2条　部に次の表のとおり課及び係を置く。

（係の事務分掌）

第3条　係の分掌事務は、次の表のとおりとする。

（職員の職名）

第4条　職員の職名は、理事、部長、部次長、参事、課長、主幹、課長補佐、副主幹、係長、主査、主任、主事及び主事補とする。

（職）

第5条　部に部長、課に課長、係に係長を置く。

2　前項に規定するもののほか、地方公営企業法(昭和27年法律第292号)第8条第2項の規定により上下水道事業の管理者の権限を行う市長(以下「管理者」という。)は、必要があると認めるときは、部に部次長及び参事、課に主幹、課長補佐及び副主幹、係に主査、主任、主事及び主事補を置くことができる。

3　前2項に規定する職は、職員のうちから管理者が任命する。

（職務権限）

第6条　部長は、管理者の命を受け、所掌事務を統括し、所属職員を指揮監督する。

2　部次長は、部長を補佐し、部の事務を掌理する。

3　参事は、上司の命を受け、指定された事項を調査研究し、処理する。

4　課長は、上司の命を受け、所掌事務を掌理し、所属職員を指揮監督する。

5　主幹は、上司の命を受け、指定された事項を調査研究し、処理する。

6　課長補佐は、課長を補佐し、課の事務を調整する。

7　副主幹は、上司の命を受け、指定された事項を調査研究し、処理する。

8　係長は、上司の命を受け、係の事務を掌理し、所属職員を指揮監督する。

9　主査は、上司の命を受け、担任する事務を処理し、その事務を処理するため、職員を監督する。

10　主任は、係長を補佐し、経験を必要とする事務に従事する。

11　主事及び主事補は、上司の命を受け、事務に従事する。

（事務分担）

第7条　課長は、所属職員の事務分担を定め、事務分担表により、部長に報告しなければならない。

（事務の委任）

第8条　管理者の権限に属する事務で、地方公営企業法第13条第2項の規定により委任する事務については、別に定める。

（職務権限の代理）

第9条　部長に事故がある場合において、特に事務取扱者を命じないときは、部次長を置く場合にあっては部次長が、部次長を置かない場合にあっては当該事務を主管する課の課長(以下「主管課長」という。)が部長の職務を代理する。ただし、重要又は異例な事務については、管理者の指揮を受けなければならない。

2　課長に事故がある場合において、特に事務取扱者を命じないときは、課長補佐を置く課にあっては課長補佐が、その他の課にあってはその事務を主管する係長が課長の職務を代理する。ただし、重要又は異例な事務については、部長の指揮を受けなければならない。

（決裁の順序）

第10条　事務は、原則として順次直属上司の承認を経て、決裁権者の決裁を受けなければならない。

（専決の制限）

第11条　専決権者は、この規程に定める専決事項であっても、次の各号のいずれかに該当すると認めるときは、上司の決裁を受けなければならない。

　(1)　事案の内容が特に重要であると認められるとき。

　(2)　事案の内容が異例であり、又は重要な先例になるものと認められるとき。

　(3)　事案について疑義があり、又は現に紛議を生じ、若しくは生じるおそれがあると認められるとき。

　(4)　事案について特に上司が了知しておく必要があると認められるとき。

（類推による専決）

第12条　専決権者は、この規程に専決事項として定められていない事項であっても、その内容によって専決することが適当であると認められるものは、この規程に準じて専決することができる。

（専決の報告）

第13条　専決権者は、必要があると認めるときは、当該専決した事項について、その内容を上司に報告しなければならない。

（代決）

第14条　代決の順序は、次のとおりとする。

　(1)　管理者が不在のときは、部長がその事務を代決する。

　(2)　部長が不在のときは、部次長を置く場合にあっては部次長が、部次長を置かない場合にあっては主管課長がその事務を代決する。

　(3)　課長が不在のときは、課長補佐を置く課にあっては課長補佐が、その他の課にあっては当該事務を主管する係の係長がその事務を代決する。

2　前項の規定により代決した場合は、代決した事案について、速やかに当該事務の決裁権者に報告しなければならない。ただし、軽易な事案については、この限りでない。

（代決の制限）

第15条　前条第1項の規定に基づき代決できる事案は、あらかじめその処理について特に指示を受けたもの又はやむを得ず緊急に処理しなければならないものに限るものとし、第11条第1号から第3号までのいずれかに該当するときは、代決してはならない。

（部長及び課長の専決事項）

第16条　部長及び課長が専決できる事項は、別表第1及び別表第2のとおりとする。

（公印の名称等）

第17条　公印の名称、寸法及びひな形は、別表第3のとおりとする。

（公印の保管）

第18条　公印は、部長が保管する。

2　公印は、常に堅固な容器に納め、勤務時間外、週休日及び休日にあっては、封印又は施錠をしておかなければならない。

（公印の取扱い者等）

第19条　部長は、必要があると認めたときは、公印の使用その他公印に関する事務をその指定する職員(以下「公印取扱者」という。)に行わせることができる。

2　公印の使用は、勤務時間中とする。ただし、やむを得ない場合は、この限りでない。

（印影の印刷）

第20条　定例的かつ定型的で一時に多数印刷する文書のうち、公印を押印すべきものについて、管理者が適当と認めたときは、その公印の印影又はその縮小したものを当該文書に印刷して公印の押印に代えることができる。

2　部長は、印刷に使用した公印の印影の原版及び印影を印刷した文書を厳重に保管し、常にその受払を明確にし、不用となったときは、当該文書等を廃棄しなければならない。

（作成及び改刻）

第21条　公印を作成し、改刻し、又は廃止しようとするときは、管理者の決裁を得なければならない。

2　部長は、その保管する公印について、盗難その他の事故等により、公印台帳登載事項に異動を生じたときは、速やかに理由を付し管理者に届け出なければならない。

（公印台帳）

第22条　部長は、公印台帳(様式第1号)を作成し、全ての公印について作成若しくは改刻又は廃止のあった都度必要な事項を記載し、整理しておかなければならない。

（廃止及び廃棄）

第23条　改刻その他の理由により使用しなくなった公印は、使用を廃止した月から5年間保存しなければならない。

2　前項の保存期間を経過した公印は、焼却又は裁断の方法により廃棄しなければならない。

（文書の取扱いの原則）

第24条　文書は、全て正確かつ迅速丁寧に責任を持って取り扱い、常にその処理経過を明らかにし、事務能率の向上に役立つよう処理しなければならない。

2　文書は、個人情報の保護に留意して適正に管理しなければならない。

3　文書の処理及び管理は、文書管理システム(電子計算機を使用して、文書の収受、起案、保管、保存、廃棄その他文書管理に関する事務処理を総合的に行うシステムをいう。以下同じ。)により行わなければならない。ただし、当該文書に係る事案を所掌する課(以下「主務課」という。)の課長(以下「主務課長」という。)がこれにより難いと認めた場合は、この限りでない。

（部長の職責）

第25条　部長は、常に部における文書事務が円滑かつ適正に処理されるように留意し、その促進に努めなければならない。

（文書主任）

第26条　課長の文書事務を補佐するため、課に文書主任を置く。

2　文書主任は、係長以上の職にある者をもって充てる。

（文書主任の職務）

第27条　文書主任は、上司の命を受け、次に掲げる事務を処理しなければならない。

　(1)　文書の整理及び管理に関すること。

　(2)　文書の取扱いの指導及び改善に関すること。

　(3)　文書の収受、配布及び発送に関すること。

　(4)　文書の審査に関すること。

　(5)　文書管理システムの利用に係る調整等に関すること。

　(6)　前各号に掲げるもののほか、文書事務に関し必要なこと。

（簿冊）

第28条　上下水道事業に共通する文書の取扱いのため、上下水道総務課経営係に次の簿冊を備える。

　(1)　企業管理規程制定台帳(様式第2号)

　(2)　告示番号台帳(様式第3号)

2　文書の取扱いのため、上下水道事業の次の簿冊を上下水道総務課会計庶務係に備える。

　(1)　書留郵便物取扱台帳(様式第4号)

　(2)　郵便切手受払簿(様式第5号)

3　企業管理規程番号は、暦年による一連番号とする。

（収受及び配布手続）

第29条　部に到着した文書の収受は、次に掲げるところにより処理しなければならない。

　(1)　文書は即日開封し、文書管理システムにより、収受日、件名、その他所要事項を登録し、文書番号を取得するものとする。

　(2)　書留郵便物にあっては書留郵便物取扱台帳に所要事項を記入するものとする。

　(3)　親展文書は、開封しないで封筒の余白に収受印(様式第6号)を押し、名宛人に配布するものとする。

　(4)　第1号の規定により登録する文書であって、電子文書(文書のうち、電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)により作成されたものをいう。以下同じ。)に変換することが可能な紙文書(文書のうち紙で収受又は作成したものをいう。以下同じ。)にあっては、当該紙文書を電子文書に変換し、第1号に規定する登録を行うものとする。ただし、文書の内容、形状その他文書の性質上電子文書への変換に適さないものについては、この限りでない。

　(5)　前号の規定による電子文書への変換を行った紙文書は、当該電子文書を正本とみなし、収受処理完了後に当該紙文書を廃棄するものとする。ただし、法令等又は文書の性質上廃棄することができない場合は、紙文書を原本として保管するものとする。

　(6)　電子文書への変換が困難なものについては、紙文書の余白に主務課の収受印を押印し、採番した文書番号を記載するものとする。

　(7)　定例又は主務課長が指定した文書は、収受印の押印又は文書管理システムへの登録を省略することができる。

2　職員が出張先等において受領した文書は、速やかに主務課に回付し、前項の規定により処理しなければならない。

3　2以上の課に関係のある文書は、その最も関係が深いと認められる課に配布する。

4　郵便料金の未納又は不足の文書が到着したときは、発信者が官公庁であるとき又は主務課長が適当であると認めるときに限り、その未納又は不足の料金を納めて収受するものとする。

（即日起案の原則）

第30条　文書の起案者は、文書の起案に当たっては、即日着手することを原則とする。ただし、事案の内容により調査等に相当の日数を要するときは、この限りでない。

（起案）

第31条　起案(第29条第1項第1号の規定により登録した文書(以下「登録収受文書」という。)に基づく起案を含む。以下同じ。)は、文書管理システムを用いて行うものとする。ただし、単に供覧によって完結するもの又は事案が軽易定例なものについては、文書管理システムを用いて、関係者に供覧するものとする。

2　起案に添付する資料を電磁的記録で添付することが困難又は適さない場合は、当該資料に対応する書面を添えて容易に資料が閲覧できるようにするものとする。

3　第1項の規定にかかわらず、次の各号のいずれかに該当する場合においては、文書管理システムによらず、起案用紙(様式第7号)その他これに類する様式を用いて起案することができる。

　(1)　事務の性質上当該事務に適した用紙等を用いて処理することが適当と認められる場合

　(2)　文書管理システムが稼働していない時間において緊急の決裁が必要な場合

（起案に当たっての注意事項）

第32条　起案に当たっては、次に掲げるところによらなければならない。

　(1)　文書の用字、用語、文体、書式等については、朝霞市公文例規程(平成21年朝霞市規程第4号)の定めるところによること。

　(2)　定例又は軽易な事案を除き、準拠法令その他参考事項を付記し、起案が収受に基づく場合は、関係書類を添付し、起案の根拠、理由等を明らかにしておくこと。

（発信者名）

第33条　文書の発信者名は、管理者名を用いる。ただし、文書の性質又は内容により、部長名、課長名、市名等を用いることができる。

2　庁内文書には、職名のみを用い、氏名を省略することができる。

3　文書には、照会その他の便宜に資するため、必要に応じ、当該文書に担当者の課の名称、職名、氏名及び電話番号を記載するものとする。

（回議及び供覧）

第34条　起案文書は、順次、係長、課長補佐、課長、部次長、部長及び管理者の順に回議しなければならない。ただし、起案文書の回議を受けようとした者に事故があるときは、その者の直接の上位の職にある者の同意を得て事後に承認を求めることができる。

2　管理者、部長又は主務課の管理職員は、回議され、又は供覧された起案文書及び供覧文書(以下「起案文書等」という。)についてその内容を修正することができる。

3　起案文書等は、電子決裁をするものとする。ただし、第31条第3項の規定により起案する場合にあっては、この限りでない。

（文書主任の文書審査）

第35条　起案文書等は、主務課長の回議を受ける前に、文書主任の審査を受けなければならない。

2　文書主任は、起案文書等の審査に当たっては、第32条及び第33条の規定に基づき審査し、起案者に対して必要な指示を与え、又は当該起案文書等を修正することができる。

（合議）

第36条　起案文書等の内容が他の部又は他の課の事務に関係がある場合は、当該起案文書等を関係がある他の部長若しくは審議監又は他の課長へ合議しなければならない。

2　合議を受けた者が合議事項に異議がある場合は、当該文書に係る事案を所掌する部の部長又は主務課長と協議して調整するものとし、調整がつかないときは意見を付して上司の指示を受けなければならない。

（回議、供覧及び合議に当たっての注意事項）

第37条　起案文書等の回議、供覧又は合議を受けた者は、当該起案文書等の内容を十分検討した上で、その回議、供覧又は合議が速やかに完了するよう努めなければならない。

2　起案文書等の内容が秘密を要するもの、特に急を要するもの又は重要で異例に属するものは、主務課長その他の責任者が持ち回りし、回議、供覧又は合議をしなければならない。

3　第14条の規定に基づき代決するときは、その所定の箇所に「代決」と記入しなければならない。

4　起案文書等の回議、供覧又は合議を受けた者は当該起案文書等の内容について重大な修正をしたときは、修正箇所に自己が修正した旨の表示をしておかなければならない。

5　起案文書等の内容について、回議、供覧又は合議の結果、重大な修正が行われたとき又は廃案となったときは、主務課長は、回議、供覧又は合議済みの関係部長若しくは審議監又は課長に、その旨を通知しなければならない。

（文書管理等）

第38条　施行する文書には、文書管理システムにより番号を付さなければならない。ただし、契約文書、賞状その他文書番号を付すことが適当でないと認められる文書については、この限りでない。

2　施行する文書には、上下水道総務課にあっては「朝上発」、水道施設課にあっては「朝水発」、下水道施設課にあっては「朝下発」の文字及び当該文書を登録した文書管理システムの文書番号を付するものとする。この場合において、文書番号は年度による一連番号を用いるものとする。

3　告示を要する文書にあっては、告示番号台帳により、番号を付する。この場合において、番号は暦年による一連番号とする。

（文書の浄書及び照合）

第39条　文書の浄書及び照合は、主務課で行うものとする。

2　浄書した文書は、決裁文書と照合しなければならない。

（公印の押印）

第40条　起案者は、前条に規定する浄書及び照合が終了した文書について部長又は公印取扱者の許可を受けた上、所定の箇所に公印の押印をしなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、当該文書のうち、照会、回答、通知、報告、依頼等で定例又は軽易なものにあっては、「(公印省略)」の記載をして、公印の押印を省略することができる。

（文書等の発送）

第41条　文書又は物品の発送は、課の庶務を担当する係において行う。ただし、次に掲げるときは、当該文書に係る事案を所掌する係においてその都度行うものとする。

　(1)　文書又は物品の発送を急ぐとき。

　(2)　文書又は物品を大量に発送するとき。

2　起案者は、文書を発送しようとするときは、宛先を明記し、封かん、包装等の所定の処理をし、課の庶務を担当する係へ送付しなければならない。この場合において、簡易書留その他特殊な取扱いによるものは、その旨を明記しておくものとする。

3　文書及び物品の発送は、午後2時までに受け付けたものを取りまとめて送付するものとする。ただし、急を要するものは、この限りでない。

4　文書の発送は、料金後納郵便扱いにより行うものとする。ただし、主務課長が特に必要と認める場合は、この限りでない。

5　郵送する文書に使用する郵便切手については、郵便切手受払簿により管理するものとする。ただし、業務の性質等により、郵便切手受払簿では郵便切手の管理が不十分となるおそれがあると主務課長が認める場合については、主務課長が別に定める書式により管理することができる。

6　主務課長は、毎月末郵便切手の出納を郵便切手受払簿(前項ただし書の規定により、主務課長が別に定める書式により郵便切手を管理する場合は、当該書式)により確認しなければならない。

（広報の掲載）

第42条　広報の掲載に当たっては、朝霞市広報紙発行規則(平成14年朝霞市規則第22号)の例による。

（保存年限）

第43条　文書には、次の表の区分に従って保存年限を定めなければならない。ただし、保存年限を定める必要がない文書については、この限りでない。

2　文書の保存年限は、朝霞市文書規程(平成21年朝霞市規程第2号。以下「文書規程」という。)別表第2に定める保存年限の基準に基づき主務課長が定めるものとする。

（保存年限の起算）

第44条　文書の保存年限の起算日は、完結文書(供覧、決裁又は施行が終った文書をいう。以下同じ。)となった日の属する会計年度の翌会計年度の4月1日とする。ただし、暦年ごとに区分して整理する文書に係る保存年限の起算日は、完結文書となった日の属する年の翌年の4月1日とする。

（この規程に定めのない事項）

第45条　上下水道部の文書の取扱いに関し、この規程に定めがない事項については、文書規程の例による。