朝霞市長が行う情報の公開等に関する規則

（趣旨）

第1条　この規則は、朝霞市情報公開条例(平成13年朝霞市条例第25号。以下「条例」という。)第30条の規定に基づき、市長が行う情報の公開等について、必要な事項を定めるものとする。

（公開請求書の記載事項）

第2条　条例第6条第1項第3号の実施機関が定める事項は、次に掲げる事項とする。

　(1)　求める公開の実施の方法

　(2)　条例第5条に規定する公開を請求できるものの区分

　(3)　条例第5条第5号に掲げるものにあっては、公文書の公開を必要とする理由

（公開請求に対する決定に関する事項）

第3条　条例第11条第1項の実施機関が定める事項は、次に掲げる事項とする。

　(1)　公開の日時及び公開の場所

　(2)　公開決定に係る公文書について求めることができる公開の実施の方法

（第三者に通知する事項）

第4条　条例第15条第1項の実施機関が定める事項は、次に掲げる事項とする。

　(1)　公開請求の年月日

　(2)　公開請求に係る公文書に記録されている当該第三者に関する情報の内容

　(3)　意見書を提出する場合の提出先及び提出期限

第5条　条例第15条第2項の実施機関が定める事項は、次に掲げる事項とする。

　(1)　公開請求の年月日

　(2)　条例第15条第2項第1号又は第2号の規定の適用の区分及び当該規定を適用する理由

　(3)　公開請求に係る公文書に記録されている当該第三者に関する情報の内容

　(4)　意見書を提出する場合の提出先及び提出期限

（公文書の公開の実施の方法）

第6条　次の各号に掲げる文書、図画、写真又はフィルム(映画フィルムを除く。以下同じ。)の閲覧の方法は、当該各号に定めるものを閲覧することとする。

　(1)　文書、図画又は写真　当該文書、図画又は写真(条例第16条第1項ただし書の規定が適用される場合にあっては、次項第1号に定めるもの)

　(2)　マイクロフィルム　当該マイクロフィルムを専用機器により映写したもの。ただし、これにより難い場合にあっては、当該マイクロフィルムを日本産業規格A列1番(以下「A1判」という。)以下の大きさの用紙に印刷したもの

　(3)　写真フィルム　当該写真フィルムを印画紙(縦89ミリメートル、横127ミリメートルのもの又は縦203ミリメートル、横254ミリメートルのものに限る。以下同じ。)に印画したもの

　(4)　スライド(第5項に規定する場合におけるものを除く。次項第4号において同じ。)　当該スライドを専用機器により映写したもの

2　次の各号に掲げる文書、図画、写真又はフィルムの写しの交付の方法は、当該各号に定めるものを交付することとする。

　(1)　文書、図画又は写真　当該文書、図画又は写真を複写機により日本産業規格A列3番(以下「A3判」という。)以下の大きさの用紙に複写したもの。ただし、これにより難い場合にあっては、当該文書、図画若しくは写真を複写機によりA1判若しくは日本産業規格A列2番(以下「A2判」という。)の用紙に複写したもの又は当該文書、図画若しくは写真を撮影した写真フィルムを印画紙に印画したもの

　(2)　マイクロフィルム　当該マイクロフィルムを日本産業規格A列4番の用紙に印刷したもの。ただし、これにより難い場合にあっては、A1判、A2判又はA3判の用紙に印刷したもの

　(3)　写真フィルム　当該写真フィルムを印画紙に印画したもの

　(4)　スライド　当該スライドを印画紙に印画したもの

3　次の各号に掲げる電磁的記録についての条例第16条第1項の実施機関の定める方法は、当該各号に定める方法とする。

　(1)　録音テープ(第5項に規定する場合におけるものを除く。以下この号において同じ。)又は録音ディスク　次に掲げる方法

　(2)　ビデオテープ又はビデオディスク　次に掲げる方法

　(3)　電磁的記録(前2号に掲げるものを除く。)　当該電磁的記録を印刷物として出力したものの閲覧又は交付。ただし、当該電磁的記録をディスプレイに出力したものの視聴又はフレキシブルディスクカートリッジ、光ディスクその他の電磁的記録媒体に複写したものの交付が容易であるときは、当該電磁的記録の視聴又は当該複写したものの交付

4　映画フィルムの公開の実施の方法は、当該映画フィルムを専用機器により映写したものの視聴とする。

5　スライド及び当該スライドの内容に関する音声を記録した録音テープを同時に視聴する場合における公開の実施の方法は、当該スライド及び当該録音テープを専用機器により再生したものの視聴とする。

6　公文書の公開を行う場合において、公文書の写しを交付するときの交付部数は、公開請求に係る公文書1件につき1部とする。

（公開の実施の方法等の申出）

第7条　条例第16条第2項の規定による申出は、書面により行わなければならない。

2　条例第16条第2項の実施機関が定める事項は、条例第11条第1項の規定による通知を受領した日とする。

3　条例第16条第2項の規定による申出は、求める公開の実施の方法が公開請求書に記載した公開の実施の方法を変更するものでないときは、改めて行うことを要しない。

（公開の日時の変更）

第8条　市長は、公開請求者又は条例第18条第1項の規定により公開の申出をしたもの(以下「公開請求者等」という。)が条例第11条第1項の規定又は第12条の規定により通知を受けた公開の日時について変更を申し出た場合において、正当な理由があると認めるときは、当該公開の日時を変更することができる。

2　前項の規定による変更後の公開の日時は、市長が条例第11条第1項の規定又は第12条の規定により通知した公開の日の翌日から起算して30日以内の日までとする。

3　市長は、第1項の規定により公開の日時を変更したときは、その旨を公開請求者等に通知しなければならない。

（公開の中止）

第9条　市長は、公開決定を受けたもの又は第12条の規定による通知を受けたもので公文書の閲覧、聴取又は視聴をするものが、当該閲覧、聴取又は視聴に係る公文書を汚損し、若しくは破損し、又はその内容を損傷するおそれがあると認めるときは、当該公文書の閲覧、聴取又は視聴の中止を命ずることができる。

（更なる公開の申出）

第10条　条例第16条第4項の規定による申出は、次に掲げる事項を記載した書面により行わなければならない。

　(1)　条例第11条第1項に規定する通知があった日

　(2)　最初に公開を受けた日

　(3)　更なる公開を申し出る公文書の名称

　(4)　希望する公開の日時

　(5)　求める公開の実施の方法

2　前項の場合において、既に公開を受けた公文書(その一部につき公開を受けた場合にあっては、当該部分)につきとられた公開の実施の方法と同一の方法を当該公文書について求めることはできない。ただし、当該同一の方法を求めることにつき正当な理由があるときは、この限りでない。

（費用の納付）

第11条　条例第19条第2項に規定する公文書の写しの交付及び当該写しの送付に要する費用は、別表のとおりとする。

2　前項に規定する費用は、前納とする。ただし、市長がやむを得ない理由があると認めたときは、この限りでない。

3　市長は、次の各号のいずれかに該当すると認めるときは、第1項に規定する費用を徴収しないことができる。

　(1)　国又は地方公共団体からの公開請求である場合

　(2)　生活保護法(昭和25年法律第144号)の規定による保護を受けている者又は天災その他の災害により生活に困窮していると認められる者からの公開請求であって、営利を目的としないものである場合

4　市長は、次の各号のいずれかに該当すると認めるときは、写しの交付に要する費用のうち、公開請求に係る公文書1件につき1,000円を限度として徴収しないことができる。

　(1)　人の生命、身体、健康、財産及び消費生活の保護、環境保全その他公共の福祉のために行われる公開請求である場合

　(2)　公共的団体からの公開請求である場合

　(3)　市長が行う処分又は事業により、自己の権利又は利益に直接影響を受けるおそれがあると認められるものからの当該処分又は事業に係る公開請求である場合

（公文書の公開の申出に対する通知）

第12条　市長は、条例第18条第1項の公開の申出に係る公文書の全部若しくは一部を公開することとしたとき、又は当該公文書の全部を公開しないこととしたときは、その旨を当該申出を行ったものに通知しなければならない。

（公表情報）

第13条　条例第24条第1項第1号に規定する実施機関が定める市の重要な基本計画は、次に掲げるものとする。

　(1)　市政全般に係る総合的な計画

　(2)　法令により策定を義務付けられている基本計画

　(3)　附属機関等の検討を経て策定する基本計画

2　条例第24条第1項第2号に規定する実施機関が定めるものは、市の前期及び後期基本計画並びに前項第1号及び第2号に規定するもののうち、計画期間が3年以上で、かつ、策定に6月以上の期間を予定するものをいう。

3　条例第24条第1項第3号に規定する実施機関が定めるものは、市政が当面する基本問題や重要問題について、幅広く有識者等の意見の表明又は有識者等との意見交換を行うもので、所管する課長が指定したものとする。

4　条例第24条第1項第4号に規定する実施機関が定める市の主要事業は、同項第1号に規定する計画に位置付けられているもので、各事務事業を所管する課長が指定したものとする。

5　条例第24条第1項第5号に規定するその他実施機関が定める事項は、出資法人等の概要、事業計画書、収入支出予算書、事業報告書、貸借対照表、損益計算書(公益法人にあっては、収支計算書)、正味財産増減計算書(公益法人に限る。)、財産目録及び定款とする。

6　条例第24条第3項に規定する公表の方法は、次の各号に掲げるいずれかの方法とする。

　(1)　市が発行する広報紙への掲載

　(2)　インターネットを利用して閲覧に供する方法

　(3)　情報公開主管課又は各事務事業を所管する部署での閲覧

　(4)　印刷物の配布

（出資法人等）

第14条　条例第25条第1項の規則で定めるものは、次に掲げるものとする。

　(1)　公益財団法人朝霞市文化・スポーツ振興公社

　(2)　社会福祉法人朝霞市社会福祉協議会

　(3)　その他市が100万円以上の財政的援助を継続的に行っているものであって、市長が別に定めるもの

（公文書の管理に関する定め）

第15条　条例第26条第2項の公文書の管理に関する定めは、次に掲げる要件を満たすものでなければならない。

　(1)　当該実施機関の事務及び事業の性質、内容等に応じた系統的な公文書の分類の基準を定めるものであること。この場合において、当該公文書の分類の基準については、毎年1回見直しを行い、必要と認める場合にはその改定を行うこととするものであること。

　(2)　当該実施機関の意思決定に当たっては文書(図画及び電磁的記録を含む。以下同じ。)を作成して行うこと並びに当該実施機関の事務及び事業の実績について文書を作成することを原則とし、次に掲げる場合についてはこの限りでないこととするものであること。ただし、アの場合においては、事後に文書を作成することとするものであること。

　(3)　公文書を専用の場所において適切に保管し、又は保存することとするものであること。

　(4)　当該実施機関の事務及び事業の性質、内容等に応じた公文書の保存期間の基準を定めるものであること。この場合において、当該公文書の保存期間の基準は、朝霞市文書規程(平成21年朝霞市規程第2号)別表第2に掲げる公文書の種別に応じ、それぞれその作成又は取得の日が属する会計年度の翌会計年度の4月1日(これらの日以後の特定の日を起算日とすることが公文書の適切な管理に資すると市長が認める場合にあっては、当該特定の日)から起算して同表に定める期間以上の期間とすること。

　(5)　公文書を作成し、又は取得したときは、前号の公文書の保存期間の基準に従い、当該公文書について保存期間の満了する日を設定するとともに、当該公文書を当該保存期間の満了する日までの間保存することとするものであること。この場合において、保存の必要に応じ、当該公文書に代えて、内容を同じくする同一又は他の種別の公文書を作成することとするものであること。

　(6)　次に掲げる公文書については、前号の保存期間の満了する日後においても、その区分に応じてそれぞれ次に定める期間が経過する日までの間保存期間を延長することとするものであること。この場合において、1の区分に該当する公文書が他の区分にも該当するときは、それぞれの期間が経過する日のいずれか遅い日までの間保存することとするものであること。

　(7)　保存期間が満了した公文書について、職務の遂行上必要があると認めるときは、一定の期間を定めて当該保存期間を延長することとするものであること。この場合において、当該延長に係る保存期間が満了した後にこれを更に延長しようとするときも、同様とすることとするものであること。

　(8)　保存期間(延長された場合にあっては、延長後の保存期間。以下同じ。)が満了した公文書については、廃棄することとするものであること。

　(9)　公文書を保存期間が満了する前に廃棄しなければならない特別の理由があるときに、当該公文書を廃棄することができることとする場合にあっては、廃棄する公文書の名称、当該特別の理由及び廃棄した年月日を記載した記録を作成することとするものであること。

　(10)　個別フォルダー及び公文書(単独で管理することが適当なものに限る。)の管理を適切に行うため、これらの名称その他の必要な事項(非公開情報に該当するものを除く。)を記載した帳簿を磁気ディスク(これに準ずる方法により一定の事項を確実に記録しておくことができる物を含む。)をもって調製することとするものであること。

　(11)　法令の規定により、公文書の分類、作成、保存、廃棄その他の公文書の管理に関する事項について特別の定めが設けられている場合にあっては、当該事項については、当該法令の定めるところによることとするものであること。

2　市長は、公文書の管理に関する定めを記載した書面及び前項第10号の帳簿を一般の閲覧に供するため、当該書面及び帳簿の閲覧所を設けなければならない。

（実施状況の公表）

第16条　条例第29条の規定による実施状況の公表は、公開請求の状況、公開決定等の状況その他必要な事項について、市が発行する広報紙への掲載等により行うものとする。

（様式）

第17条　次の各号に掲げる書面の様式は、当該各号に定めるところによる。

　(1)　条例第6条第1項の書面　公文書公開請求書(様式第1号)

　(2)　条例第11条第1項に規定する公文書の全部の公開を決定した場合の書面　公文書公開決定通知書(様式第2号)

　(3)　条例第11条第1項に規定する公文書の一部の公開を決定した場合の書面　公文書部分公開決定通知書(様式第3号)

　(4)　条例第11条第2項の書面　公文書非公開決定通知書(様式第4号)

　(5)　条例第12条第2項の書面　公文書公開決定等期間延長通知書(様式第5号)

　(6)　条例第13条の書面　公文書公開決定等期間特例延長通知書(様式第6号)

　(7)　条例第14条第1項の書面　公文書公開請求事案移送通知書(様式第7号)

　(8)　条例第15条第1項及び第2項の書面　公文書公開決定等に係る意見照会書(様式第8号)

　(9)　条例第15条第3項(条例第22条において準用する場合を含む。)の書面　公文書公開決定に係る通知書(様式第9号)

2　次の各号に掲げる申出等は、当該各号に定める書面により行うものとする。

　(1)　条例第16条第2項の規定による申出　公文書公開実施方法申出書(様式第10号)

　(2)　第8条第3項の規定による通知　公文書公開日時変更通知書(様式第11号)

　(3)　条例第16条第4項の規定による申出　公文書再公開申出書(様式第12号)

　(4)　条例第18条第1項の規定による公文書の公開の申出　公文書公開申出書(様式第13号)

　(5)　第11条の規定による申出　費用負担に係る申出書(様式第14号)

　(6)　第12条の規定による通知　公文書公開申出に対する通知書(様式第15号)

　(7)　条例第21条の規定による通知　朝霞市情報公開・個人情報保護審査会諮問通知書(様式第16号)