朝霞市Web会議システム及びWeb会議専用端末の利用に関する要領

（目的）

第1条　この要領は、Web会議システム及びWeb会議専用端末の利用に関し、範囲、方法、禁止事項等を示すことを目的とする。職員は、この要領の規定に従い、Web会議を主催し、又はWeb会議に参加するものとする。

（遵守事項）

第2条　Web会議システムにおける不用意な行為及び端末操作等は、本市の情報資産を脅威にさらし、本市に被害や損害を与え、場合によっては法的措置の対象にもなりかねないため、Web会議システムを利用して会議や打合せを行う際は、それによって生じるリスクや社会的責任、法的責任を負うことを常に留意すること。

（定義）

第3条　この要領において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

　(1)　Web会議　インターネットを通じて映像や音声のやり取りを行い、遠隔地同士で実施する会議、打合せ等

　(2)　Web会議システム　Web会議を実現するための情報システム

　(3)　Web会議専用端末　カメラ機能及びマイク機能を内蔵し、Web会議における利用に特化したノートパソコン、タブレットその他これらに類する電子機器

（利用の範囲）

第4条　Web会議システムの利用は、次の各号に掲げる目的に限るものとする。

　(1)　国や県、民間事業者、外郭団体等が主催する会議、説明会、研修会、打合せ等

　(2)　本市が主催する会議、説明会、研修会、打合せ等

　(3)　本市職員間の会議、打合せ等

　(4)　その他最高情報セキュリティ責任者(副市長)が認めたもの

（利用機器及びシステム）

第5条　Web会議に用いる機器は、原則としてデジタル推進課所管のWeb会議専用端末とする。ただし、それ以外の機器を利用する場合は、デジタル推進課と調整するものとする。

2　Web会議システムの選定に当たっては、デジタル推進課及び市政情報課と調整すること。

3　本市以外の機関等が主催者となるWeb会議に招待を受けてWeb会議システムを利用する際は、ウィルス感染や盗聴等の脅威に対して安全性が確保されていることを主催者に事前確認すること。

4　本市が主催するWeb会議の招待メールや主催者からの招待に伴いIDやパスワード等の情報を送受信する場合は、本市のメールアドレスを利用すること。それ以外のメールアドレスを利用する場合は、デジタル推進課と調整すること。

5　デジタル推進課所管のモバイルルータは、データ通信容量に上限があるため、目的の用途以外に利用してはならない。

6　デジタル推進課所管の機器は、本市職員以外のWeb会議参加者に貸し出してはならない。

（セキュリティ）

第6条　個人情報(Web会議の主催者及び参加者を除く情報で、氏名や住所など、個人の特定につながるもの)や機密情報(漏えいした場合、住民への影響又は法的な影響があるもの)を取り扱う場合は、パスワード・IDの管理の徹底、待機室機能や事前登録機能等を活用した参加者の確認、不特定多数の者がアクセスできる公衆無線LANの使用禁止、Web会議システムのバージョンを最新とすることなど、セキュリティ面に十分注意し、参加者にも徹底すること。また、主催者以外のWeb会議システムによる録画機能、スクリーンショットやカメラなどによる画面の撮影・録音を原則禁止とすること。

2　盗聴や情報漏えいのリスクを認識した上で、慎重に発言等を行うこと。

3　業務に関係のないウェブページの閲覧は禁止とする。

4　Web会議に用いる機器と庁内ネットワーク接続機器間のデータファイルの移行は禁止とする。やむを得ず庁内ネットワーク端末で作成したデータをWeb会議で利用する場合は、事前にデジタル推進課及び市政情報課と調整するものとする。

5　Web会議に参加する場合は、主催者の許可を得ることなく録画機能を使用してはならない。

6　機器の盗難や紛失には十分注意すること。

7　セキュリティ上の懸念が発生した場合は、直ちにデジタル推進課及び市政情報課に連絡すること。