人件費関係事務等の個人番号関係事務に関する特定個人情報取扱要綱

（趣旨）

第1条　この要綱は、朝霞市特定個人情報等の安全管理に関する基本方針及び朝霞市特定個人情報等の取扱いに関する管理要領(以下「管理要領」という。)に基づき、本市における人件費関係事務等の個人番号関係事務において特定個人情報の適正な取扱いを確保するため必要な事項を定めるものとする。

（定義）

第2条　この要綱における用語の意義は、次に掲げるもののほか、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)及び特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(事業者編)(平成26年12月11日特定個人情報保護委員会公表。以下「ガイドライン」という。)において使用する用語の例による。

　(1)　職員　本市において任用されている全ての職員をいう。

　(2)　システムサーバ　本市の人事給与システム、財務会計システム及びファイルサーバをいう。

　(3)　電子ファイル　システムサーバ又は外部電子記録媒体に記録された電子ファイルをいう。

　(4)　特定個人情報関係書類等　特定個人情報が記載された書類又は特定個人情報が記録された電子ファイル

（個人番号関係事務の範囲）

第3条　本市において番号法第9条第4項の規定に基づき個人番号を取り扱う個人番号関係事務は、次に掲げる事務(以下「個人番号関係事務」という。)とする。

　(1)　給与所得及び退職所得に係る源泉徴収票作成に関する事務

　(2)　報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書作成に関する事務

　(3)　不動産の使用料等の支払調書作成に関する事務

　(4)　不動産等の譲受けの対価の支払調書作成に関する事務

　(5)　健康保険及び厚生年金保険の届出に関する事務

　(6)　国民年金第3号被保険者の届出に関する事務

　(7)　雇用保険の届出に関する事務

　(8)　労働者災害補償保険法(昭和22年法律第50号)に基づく請求に関する事務

　(9)　地方公務員等共済組合法(昭和37年法律第152号)に基づく届出に関する事務

　(10)　地方公務員災害補償法(昭和42年法律第121号)の請求に関する事務

（個人番号関係事務に係る特定個人情報の範囲）

第4条　個人番号関係事務において取り扱う特定個人情報は、次に掲げるものとする。

　(1)　職員又は職員以外の個人から個人番号を取得した際に提出された書類で個人番号の記載があるもの

　(2)　職員又は職員以外の個人から番号法第16条の規定に基づく本人確認の措置を実施した際に提出された書類で個人番号の記載があるもの

　(3)　行政機関等に提出する届出書等の書類で個人番号の記載があるもの

　(4)　行政機関等に提出するために作成した書類で個人番号の記載があるもの

　(5)　個人番号関係事務を処理するに当たり作成した電子ファイルで特定個人情報が記録されたもの

　(6)　前各号に掲げるもののほか、個人番号と関連付けて保存される電子ファイル

（個人番号関係事務取扱担当者）

第5条　個人番号関係事務を取り扱う各課室等に、個人番号関係事務取扱担当者(以下「事務取扱担当者」という。)を置く。

2　事務取扱担当者は、管理要領第4条に規定する保護責任者(以下「保護責任者」という。)が自己の所管する部署に所属する職員から選任する。

3　保護責任者は、事務取扱担当者を兼任することができる。

4　第2項の規定により事務取扱担当者に選任された職員が人事異動等により所属部署を変更した場合は、当該部署における事務取扱担当者の任を解くものとする。

（保護責任者の責務）

第6条　保護責任者は、個人番号関係事務における特定個人情報が適正に取り扱われるよう、事務取扱担当者に対して必要かつ適切な監督を行わなければならない。

（事務取扱担当者の責務）

第7条　事務取扱担当者は、保護責任者の指示及び監督の下、所属する部署の個人番号関係事務における特定個人情報を取り扱う業務に従事し、本要綱のほか、管理要領、番号法、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律施行令(平成26年政令第155号)、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律施行規則(平成26年内閣府・総務省令第3号)、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)、ガイドライン及び個人番号利用事務実施者が定める法令等を遵守して適正に業務を行わなければならない。

（取扱状況の記録）

第8条　事務取扱担当者は、個人番号関係事務において特定個人情報を取り扱う場合、次に掲げる事項を記録しなければならない。

　(1)　特定個人情報の取得状況

　(2)　特定個人情報ファイルの利用状況

　(3)　特定個人情報関係書類等の持ち出し状況

　(4)　特定個人情報ファイルの削除又は廃棄状況

2　事務取扱担当者は、職員以外の個人から個人番号を取得する場合、次に掲げる事項を記録しなければならない。ただし、当該記録を作成するに当たり、個人番号を記録してはならない。

　(1)　取得日付

　(2)　取得した職員名

　(3)　相手方氏名

　(4)　個人番号を確認した書類

　(5)　本人であることを確認した書類

　(6)　相手方から受領した書類

　(7)　事務所管部署への引渡日

　(8)　引渡先事務所管部署

　(9)　事務取扱者

（個人番号の提供を求める時期）

第9条　個人番号関係事務において個人番号の提供を求める時期は、原則として個人番号の提供を求めるための事務が発生した時点とする。ただし、職員の任用の決定、契約の締結等、個人番号関係事務を行うことが予想される場合においても個人番号の提供を求めることができるものとする。

（利用目的の通知等）

第10条　個人番号関係事務において特定個人情報を取得する場合は、あらかじめその利用目的を公表している場合を除き、速やかにその利用目的を本人に通知し、又は公表しなければならない。

2　前項の規定に基づき行う利用目的の通知又は公表は、次の各号に掲げるいずれかの方法によるものとする。

　(1)　書面の提示又は交付(電子メール又はFAXを利用する方法を含む。)

　(2)　庁内LANにおけるグループウェアへの掲載

　(3)　市ホームページへの掲載

3　前2項の利用目的を変更した場合は、変更した利用目的について本人に通知し、又は公表しなければならない。

（個人番号の継続利用）

第11条　個人番号関係事務において提供を受けた個人番号で翌年度以降も当該事務において継続的に利用する必要が認められる場合は、前条の規定に基づき通知等がなされた利用目的の範囲内において個人番号を継続的に利用することができるものとする。

（特定個人情報関係書類等の持出し制限）

第12条　事務取扱担当者は、特定個人情報関係書類等を外部へ持ち出す場合は、保護責任者の許可を得なければならない。

（保管の制限）

第13条　事務取扱担当者は、所属する部署において個人番号関係事務を処理する場合を除き、特定個人情報を収集し、又は保管してはならない。ただし、特定個人情報における個人番号以外の部分について、所属する部署が所管する事務において必要がある場合は、個人番号の部分を復元できないようにマスキングし、又は削除した上で収集し、又は保管することができるものとする。

2　電子ファイルの形式で作成された特定個人情報は、システムサーバへ保存するものとし、職員が通常業務で使用しているパソコン本体に保存してはならない。

3　前項の規定にかかわらず、次に掲げる目的で必要と認められる場合は、特定個人情報を外部電子記録媒体に保存することができるものとする。

　(1)　個人番号関係事務に係る関係行政機関等への提出

　(2)　番号法第19条の規定に基づく提供

　(3)　個人番号関係事務を取り扱う担当部署間の電子ファイルの移動

（廃棄又は削除）

第14条　事務取扱担当者は、個人番号関係事務における特定個人情報関係書類等が関係所管法令に規定されている保存期間の経過等により不要となった場合、保護責任者の指示及び監督の下、速やかに廃棄し、又は削除しなければならない。