朝霞市長が行う情報の公開等に関する規則 第15条（公文書の管理に関する定め）

条文

条例第26条第2項の公文書の管理に関する定めは、次に掲げる要件を満たすものでなければならない。

　(1)　当該実施機関の事務及び事業の性質、内容等に応じた系統的な公文書の分類の基準を定めるものであること。この場合において、当該公文書の分類の基準については、毎年1回見直しを行い、必要と認める場合にはその改定を行うこととするものであること。

　(2)　当該実施機関の意思決定に当たっては文書(図画及び電磁的記録を含む。以下同じ。)を作成して行うこと並びに当該実施機関の事務及び事業の実績について文書を作成することを原則とし、次に掲げる場合についてはこの限りでないこととするものであること。ただし、アの場合においては、事後に文書を作成することとするものであること。

　(3)　公文書を専用の場所において適切に保管し、又は保存することとするものであること。

　(4)　当該実施機関の事務及び事業の性質、内容等に応じた公文書の保存期間の基準を定めるものであること。この場合において、当該公文書の保存期間の基準は、朝霞市文書規程(平成21年朝霞市規程第2号)別表第2に掲げる公文書の種別に応じ、それぞれその作成又は取得の日が属する会計年度の翌会計年度の4月1日(これらの日以後の特定の日を起算日とすることが公文書の適切な管理に資すると市長が認める場合にあっては、当該特定の日)から起算して同表に定める期間以上の期間とすること。

　(5)　公文書を作成し、又は取得したときは、前号の公文書の保存期間の基準に従い、当該公文書について保存期間の満了する日を設定するとともに、当該公文書を当該保存期間の満了する日までの間保存することとするものであること。この場合において、保存の必要に応じ、当該公文書に代えて、内容を同じくする同一又は他の種別の公文書を作成することとするものであること。

　(6)　次に掲げる公文書については、前号の保存期間の満了する日後においても、その区分に応じてそれぞれ次に定める期間が経過する日までの間保存期間を延長することとするものであること。この場合において、1の区分に該当する公文書が他の区分にも該当するときは、それぞれの期間が経過する日のいずれか遅い日までの間保存することとするものであること。

　(7)　保存期間が満了した公文書について、職務の遂行上必要があると認めるときは、一定の期間を定めて当該保存期間を延長することとするものであること。この場合において、当該延長に係る保存期間が満了した後にこれを更に延長しようとするときも、同様とすることとするものであること。

　(8)　保存期間(延長された場合にあっては、延長後の保存期間。以下同じ。)が満了した公文書については、廃棄することとするものであること。

　(9)　公文書を保存期間が満了する前に廃棄しなければならない特別の理由があるときに、当該公文書を廃棄することができることとする場合にあっては、廃棄する公文書の名称、当該特別の理由及び廃棄した年月日を記載した記録を作成することとするものであること。

　(10)　個別フォルダー及び公文書(単独で管理することが適当なものに限る。)の管理を適切に行うため、これらの名称その他の必要な事項(非公開情報に該当するものを除く。)を記載した帳簿を磁気ディスク(これに準ずる方法により一定の事項を確実に記録しておくことができる物を含む。)をもって調製することとするものであること。

　(11)　法令の規定により、公文書の分類、作成、保存、廃棄その他の公文書の管理に関する事項について特別の定めが設けられている場合にあっては、当該事項については、当該法令の定めるところによることとするものであること。

2　市長は、公文書の管理に関する定めを記載した書面及び前項第10号の帳簿を一般の閲覧に供するため、当該書面及び帳簿の閲覧所を設けなければならない。

市の例規集の文言のままです（令和元年8月15日施行の条文）。