朝霞市住民基本台帳の一部の写しの閲覧に係る事務取扱要綱

（目的）

第1条　この要綱は、住民基本台帳法(昭和42年法律第81号。以下「法」という。)の規定に基づく事務の執行に必要な事項を定めることにより、住民基本台帳の適正な管理及び運用並びに市民の個人情報の保護を図ることを目的とする。

（定義）

第2条　この要綱で使用する用語の意義は、次の各号に掲げるものについてそれぞれ当該各号に定めるところによるほか、法令の例による。

　(1)　住民等　本市が備える住民基本台帳に現に記録されている者、本市が保存する消除された住民票に記録されている者又は本市が作成した戸籍の附票(全部が消除された戸籍の附票を含む。)に記録されている者

　(2)　被害者　ストーカー行為等の規制等に関する法律(平成12年法律第81号)第7条に規定する申出をし、警察等がその申出を相当と認めた者、配偶者からの暴力の防止及び被害者の保護等に関する法律(平成13年法律第31号。以下この号において「配偶者暴力防止等法」という。)第1条第2項に規定する被害者又は配偶者暴力防止等法第28条の2に規定する関係にある相手からの暴力を受けた者で当該事実があると警察等が認めた者、児童虐待の防止等に関する法律(平成12年法律第82号)第2条に規定する児童虐待を受けた被害者であり、かつ、再び児童虐待を受けるおそれがある者又は生命、身体、財産その他の権利利益を害する行為を受けていると市長が認めた者

　(3)　準被害者　現に被害を受けてはいない住民等で生命、身体、財産その他の権利利益を著しく害する行為を受けるおそれがあると警察等で認められ、かつ、要請があった者

（閲覧台帳の整備）

第3条　市長は、住民基本台帳の一部の写しの閲覧に供するために電磁的記録により次に掲げる閲覧台帳を作成しなければならない。

　(1)　公務用閲覧台帳　住民基本台帳法第11条第1項に規定する閲覧に供するため、町名ごとに住所、氏名の振り仮名、氏名、生年月日、旧氏の振り仮名、旧氏又は通称及び性別が街区番号、家屋番号又は地番の若い番号順に記載された閲覧用台帳

　(2)　一般用閲覧台帳　公務用閲覧台帳から被害者及び準被害者を除いた閲覧用台帳

（閲覧台帳の管理）

第4条　市長は、閲覧台帳の適正な管理のため次に掲げる措置を講ずるものとする。

　(1)　閲覧台帳の媒体については、電子計算機の映像面に表示されたものを用い、当該データをやり取りするための電磁的記録媒体は、施錠のできる保管庫等において厳重に保管を行うとともに、閲覧終了後にデータの消去を確実に行うこと。

　(2)　閲覧台帳を閲覧に供する場合は、閲覧場所を特定し、総合窓口課職員が紛失防止の観点から当該閲覧に必要な閲覧台帳を直接閲覧者に手渡すこと。

（住民基本台帳の一部の写しの閲覧の制限）

第5条　法第11条の2第1項に規定する住民基本台帳の一部の写しの閲覧に係る申出において、同項第3号に規定する営利以外の目的で行う居住関係の確認のうち、訴訟の提起その他特別の事情による居住関係の確認として市長が定めるものは、次に掲げる旨の申出とする。ただし、住民票(消除された住民票を含む。)等の写しにより、当該居住関係が確認できる場合は、この限りでない。

　(1)　集合住宅の管理組合が未払管理費等の債権に関する訴訟をするための当該集合住宅に係る居住関係の確認

　(2)　申出者宅に不明な者の郵便物が到着したことによる申出者住所に係る居住関係の確認

　(3)　前各号に掲げるもののほか、居住関係の確認として市長が認めたもの

（閲覧の事前申込）

第6条　法第11条の2第1項の規定により、住民基本台帳の一部の写しの閲覧の申出をする者(以下「閲覧申出者」という。)は、住民基本台帳閲覧事前申込書(様式第1号。以下「事前申込書」という。)に次の各号に掲げる書類を添付し、あらかじめ市長の承認を得なければならない。

　(1)　閲覧申出者が個人の場合　運転免許証等の官公署が発行した写真付きの証明書等で氏名及び住所を客観的に証する資料

　(2)　閲覧申出者が法人の場合　法人登記簿の写し又は次に掲げる事項を明らかにする書類

　(3)　大学の委員会又は学部長による証明書(当該申出者が大学その他の学術研究を目的とする機関若しくは団体又はそれらに属する者の申出の場合に限る。)

　(4)　アンケート用紙や調査計画書等の当該申出の利用目的を客観的に証する資料その他の疎明書類

　(5)　プライバシーマークが付与されていることを示す書類。ただし、当該書類を提出できない場合については、次に掲げる事項を明らかにする書類

2　前項の場合において、当該申出に係る閲覧者が同項第1号に規定する証明書等の資料を所持しないときは、郵送により住民基本台帳の一部の写しの閲覧に係る本人確認照会書・回答書(様式第2号。以下「照会書・回答書」という。)を送付することにより文書照会を行うものとする。この場合において、当該申出者は、送付された照会書・回答書に必要事項を記入の上、申出の際持参しなければならない。

3　第1項の承認は、当該閲覧申出者に対し閲覧の可否及び承認の場合の承認期間を記載した閲覧承認決定通知書(様式第3号)又は閲覧不承認決定通知書(様式第4号)により行うものとする。

4　当該承認期間については、6ヶ月以内とし、閲覧申出者は、当該承認期間における同一内容の閲覧については、2回目以降、第1項及び第2項の手続を省略できるものとする。

（閲覧の予約）

第7条　閲覧の予約は、当該予約の日から起算して翌々週分まで週1回に限り受け付けるものとする。

（閲覧の請求・申出）

第8条　法第11条第1項の規定により、住民基本台帳の一部の写しの閲覧をさせることを請求する機関(以下「閲覧請求者」という。)は、市長に対し、同条第2項各号に規定する事項を具体的に記載した公文書又は住民基本台帳閲覧請求書(様式第5号。以下「請求書」という。)を提出しなければならない。

2　閲覧申出者は、市長に対し、法第11条の2第2項各号に規定する事項を具体的に記載した住民基本台帳閲覧申出書(様式第6号。以下「申出書」という。)及び閲覧承認決定通知書を提出しなければならない。この場合において、市長は、閲覧終了後、承認期間が満了していない閲覧承認決定通知書を閲覧申出者に返却するものとする。

（閲覧者の確認）

第9条　法第11条第1項の閲覧請求に係る閲覧者の本人確認については、閲覧請求機関の職員たる身分を示す証明書を提示するものとする。ただし、当該職員たる身分を示す証明書に顔写真がない場合においては、次の各号に掲げるいずれかの方法による本人確認を行うものとする。

　(1)　マイナンバーカード又は旅券、運転免許証その他官公署が発行した顔写真付きの身分証明書で市長が適当と認める書類の提示による本人確認

　(2)　当該閲覧請求機関への電話照会による本人確認

2　法第11条の2第1項の閲覧申出に係る閲覧者の本人確認については、次の各号に掲げるいずれかの方法により行うものとする。

　(1)　マイナンバーカード又は旅券、運転免許証その他官公署が発行した顔写真付きの身分証明書で市長が適当と認める書類の提示による本人確認

　(2)　照会書・回答書及び資格確認書、公的年金証書その他市長が適当と認める書類の提示による本人確認

（請求・申出事由の確認）

第10条　請求書又は申出書の閲覧目的欄及び第6条第1項各号の添付書類に記載された内容が明確でない場合は、閲覧請求者又は閲覧申出者に口頭による質問又は文書による照会を行い、内容を確認するものとする。

（閲覧の拒否）

第11条　市長は、法令に定めるもののほか、閲覧請求者及び閲覧申出者に次の各号のいずれかに該当する事実がある場合には、当該請求及び申出を拒むことができるものとする。この場合において、閲覧承認期間中に同様の事実が判明したときは、現に行っている閲覧を中止させ、及び閲覧の承認を取り消すものとする。

　(1)　第6条第1項、第8条第1項及び同条第2項の申出書等の提出を拒んだとき。

　(2)　住民基本台帳転記用紙(様式第7号。以下「転記用紙」という。)の提出を拒んだとき又は転記の内容が利用目的と異なるとき。

　(3)　法第11条の2第11項の規定に基づく報告を拒んだとき。

（閲覧日時、場所等）

第12条　閲覧は、次の各号に掲げる日、時間等の範囲内で行うものとする。ただし、法第11条第1項の請求において、市長が特別の理由があると認めたときは、この限りでない。

　(1)　閲覧日　国民の祝日、年末年始及びあらかじめ市長が通常業務等に支障を来すと判断した日(休業日の翌日及び3月と4月の全日等)を除く毎週火曜日から木曜日

　(2)　閲覧時間　午前9時から午後4時まで

　(3)　閲覧場所　朝霞市役所総合窓口課

　(4)　閲覧人数　1回につき原則1人

（閲覧方法）

第13条　法第11条第1項の規定に基づく閲覧は、特別の申出があるときは、職員の監視の下に公務用閲覧台帳を用い、転記用紙に記入させ、閲覧終了後、当該転記用紙を提出させるものとする。

2　法第11条の2第1項の規定に基づく閲覧は、職員の監視の下に一般用閲覧台帳を用い、転記用紙に記入させ、閲覧終了後、当該転記用紙を提出させるものとする。

3　前2項の場合において、職員は、閲覧目的と転記した内容の整合性を確認するものとする。

（閲覧時の禁止事項）

第14条　あらかじめ用意した照合リスト、カメラ、パソコン等の持込みは、禁止する。

2　携帯電話は、閲覧場所での使用を禁止とし、総合窓口課の業務に支障を与えないよう閲覧中は、マナーモードとすること又は電源を切ることとする。

3　カメラ付携帯電話については、閲覧中、閲覧台に置くことを禁止する。

（是正措置）

第15条　市長は、法令に定めるもののほか、閲覧請求者又は閲覧申出者が次の各号のいずれかに該当する場合は、当該閲覧請求者又は閲覧申出者に対して、閲覧により知り得た事項を記載し、若しくは記録した書類等の提出若しくは回収又は当該書類等に記載し、若しくは記録された当該事項の消去を求めることができる。

　(1)　法第11条の2第11項の規定に基づく報告により、閲覧の利用目的が事実と異なることが判明したとき。

　(2)　法第11条の2第11項の規定に基づく報告を拒んだとき。

　(3)　第13条に規定する転記用紙の提出を拒んだとき又は転記の内容が利用目的と異なるとき。

（公表）

第16条　市長は、法第11条第1項に基づく請求に係る住民基本台帳の一部の写しの閲覧(犯罪捜査等のための請求に係るものを除く。)の状況について、次の各号に掲げる事項を公表するものとする。

　(1)　当該請求をした国又は地方公共団体の機関の名称

　(2)　請求事由の概要

　(3)　閲覧の年月日

　(4)　閲覧に係る住民の範囲

2　市長は、法第11条の2第1項の規定に基づく申出に係る住民基本台帳の一部の写しの閲覧の状況について、次の各号に掲げる事項を公表するものとする。

　(1)　申出者氏名(申出者が法人の場合にあっては、その名称及び代表者氏名又は管理人の氏名)

　(2)　利用目的の概要

　(3)　閲覧の年月日

　(4)　閲覧に係る住民の範囲

3　前2項の規定による公表は、年2回行うものとする。

（ストーカー行為等の被害者等に係る個人情報の保護）

第17条　被害者又は準被害者(以下この条において「被害者等」という。)は、当該被害者等及びその者と併せて被害者等に該当する者に係る法第11条の2第1項に規定する住民基本台帳の一部の写しの閲覧の申出を拒否するよう市長に求めることができる。

2　市長は、被害者から前項の規定による求めがあったときは、前項の求めのあった日から起算して1年間、申出等を拒否することができる。ただし、当該被害者等に対する訴訟の提起その他特別の事情を有する者として市長が正当な理由があると認める者からの当該申出等については、この限りでない。

3　市長は、前2項の規定による法第11条の2第1項に規定する住民基本台帳の一部の写しの閲覧の申出を拒否をするために必要があると認めるときは、関係機関に対し照会等を行うことができる。

（行政手続条例の適用除外）

第18条　この条例の規定により市長が行う処分については、朝霞市行政手続条例(平成10年条例第42号)第2章の規定を適用しない。

（委任）

第19条　この要綱に定めるもののほか、必要な事項は、市長が別に定める。