朝霞市住民票の写し等の第三者交付に係る本人通知に関する要綱

（目的）

第1条　この要綱は、住民基本台帳法(昭和42年法律第81号。以下「住基法」という。)又は戸籍法(昭和22年法律第224号)の規定により住民票の写し等を第三者に交付した場合において、事前に登録をした者に対し、その交付の事実を通知することにより、住民票の写し等の不正請求及び不正取得による個人の権利侵害の防止を図ることを目的とする。

（定義）

第2条　この要綱において「住民票の写し等」とは、次に掲げるものをいう。

　(1)　住基法の規定による住民票の写し(住基法第7条第5号に掲げる事項が記載されたものに限る。以下「本籍記載に限る。」という。)、住民票に記載した事項に関する証明書(本籍記載に限る。)、消除された住民票の写し(本籍記載に限る。)、消除された住民票に記載した事項に関する証明書(本籍記載に限る。)、戸籍の附票の写し及び消除された戸籍の附票の写し

　(2)　戸籍法の規定による戸籍の謄本又は抄本、戸籍に記載した事項に関する証明書、除かれた戸籍の謄本又は抄本、除かれた戸籍に記載した事項に関する証明書及び同法第120条に規定する磁気ディスクをもって調製された戸籍及び除かれた戸籍に記録されている事項の全部又は一部を証明した書面

2　この要綱において「第三者」とは、次に掲げる者をいう。

　(1)　住基法第12条第1項又は第20条第1項の規定により住民票の写し等の交付を請求(同規定を準用し請求する場合を含む。)する者の代理人

　(2)　住基法第12条の3又は第20条(第1項及び第2項を除く。)の規定により住民票の写し等が必要である旨の申出(同規定を準用し申出をする場合を含む。)をする者

　(3)　戸籍法第10条第1項(同法第12条の2において準用する場合を含む。)の規定により住民票の写し等の交付を請求する者の代理人

　(4)　戸籍法第10条の2(第2項を除く。)(同法第12条の2において準用する場合を含む。)の規定により住民票の写し等の交付を請求する者

（登録の対象者）

第3条　通知を受けることができる者は、次のいずれかに該当する者とする。

　(1)　住基法の規定により本市の住民基本台帳又は戸籍の附票に記録されている者(消除された住民基本台帳又は除かれた戸籍の附票に記録されている者を含む。)

　(2)　戸籍法の規定により本市が編製し、又は調製した戸籍に記載し、又は記録されている者(その戸籍から除かれた者を含む。)

2　前項の通知は、死亡した者又は失踪の宣告を受けた者は、対象としない。

（登録の申込み等）

第4条　前条に規定する対象者で登録を希望する者(以下「申込者」という。)は、あらかじめ朝霞市本人通知登録申込書(様式第1号。以下「登録申込書」という。)により、市長に申し込まなければならない。

2　前項の規定による申込みは、本人による申込みであることを証するため、市長に対し、次に掲げるものを提示しなければならない。なお、第2号に掲げるものは、2種類以上を必要とするものとし、第3号に掲げるものは、第2号に掲げるものを2種類以上提示できない場合に提示を求めるものとする。

　(1)　写真をはり付けられたもの

　(2)　写真をはり付けられていないもの

　(3)　官公庁以外が発行した書類

3　第1項の規定による申込みを代理人により行うときは、代理人について、前項で定める本人であることを証する書類のほか、次の各号に掲げる区分に応じ、当該各号に定める書類を提示しなければならない。

　(1)　法定代理人　戸籍謄本その他法定代理人であることが証明できる書類。ただし、本市に備付けの公簿等の記載により当該事実が判明する場合は、これを省略することができる。

　(2)　法定代理人以外の者　委任状

4　申込者は、郵便又は民間事業者による信書の送達に関する法律(平成14年法律第99号)第2条第6項に規定する一般信書便事業者若しくは同条第9項に規定する特定信書便事業者による同条第2項に規定する信書便により、第1項の申込みをすることができる。

5　前項の規定により申込みをする場合には、申込者が本人であることを証明できる書類の写しを登録申込書に添付するものとする。

（登録）

第5条　市長は、前条の規定による申込みがあったときは、その内容を審査し、適当と認めるときは、朝霞市本人通知登録者名簿(様式第2号。以下「登録者名簿」という。)に登録するものとする。

2　市長は、前項の規定により登録者名簿に登録したときは、登録をした者(以下「登録者」という。)であることを住民票の写し等を交付する時点で確認できるよう必要な措置を講じなければならない。

3　第1項の登録する日は、市役所本庁における受付日の翌開庁日とするものとする。

（登録の変更等）

第6条　登録者は、氏名、住所、本籍その他登録をした内容に変更が生じたとき、又は、登録を廃止しようとするときは、朝霞市本人通知登録(変更・廃止)届(様式第3号)により市長に届け出なければならない。

2　前項に規定する変更の届出は、住基法及び戸籍法の規定による届出とともに届け出るものとする。

3　第4条第2項から第5項までの規定は、第1項の規定による届出について準用する。この場合において、これらの規定中「申込み」とあるのは「届出」と、「申込者」とあるのは「第6条第1項の規定により届出を行う者」と読み替えるものとする。

（本人通知）

第7条　市長は、第三者からの請求又は申出により登録者に係る住民票の写し等を交付したときは、朝霞市住民票の写し等交付通知書(様式第4号。以下「通知書」という。)により当該登録者にその旨を通知するものとする。ただし、次の各号のいずれかに該当するときは、この限りでない。

　(1)　住基法第12条の3第4項第5号(同法第20条第5項の規定により準用する場合を含む。)括弧書きで定める業務に係る申出により交付したとき。

　(2)　戸籍法第10条の2第4項各号又は第5項(同法第12条の2の規定により準用する場合を含む。)に掲げる業務に係る請求により交付したとき。

　(3)　その他市長が特別な請求又は申出と認めたとき。

2　通知書には、次の各号に掲げる事項を記載する。

　(1)　住民票の写し等の交付年月日

　(2)　交付した住民票の写し等の種別及び通数又は件数

　(3)　交付した住民票の写し等の交付請求者の種別

（登録の廃止）

第8条　市長は、次の各号のいずれかに該当するときは、当該登録を廃止するものとする。

　(1)　第6条第1項の規定による変更の届出をしなかったことにより、前条第1項の規定による通知が返戻されたとき。

　(2)　第6条第1項の規定による廃止の届出があったとき。

　(3)　消除された住民票及び消除された戸籍の附票が保存期間を経過し、住民票の写し等(第2条第1号に限る。)が第三者に交付することができなくなったとき。

　(4)　登録者が死亡し、又は失踪の宣告を受けたことを知ったとき。

　(5)　登録者の居住地が判明せず、住民基本台帳法施行令(昭和42年政令第292号)第12条第1項の規定により住民票が職権消除されたことを知ったとき、又は本人通知を再三にわたり送付するも宛所不明で返送された場合で、住民登録状況の調査をしても所在が判明しないとき。

　(6)　虚偽による登録その他市長が特に登録を廃止する必要があると認めたとき。

（その他）

第9条　この要綱に定めるもののほか、必要な事項は、市長が別に定める。