朝霞市個人情報取扱事務登録要領

この要領が定めていること（本文）

第1　趣旨

この要領は、朝霞市が行う個人情報取扱事務の登録について必要な事項を定めたものです。

第2　用語

この要領で使用する用語の意義は、朝霞市個人情報保護条例(平成16年朝霞市条例第21号。以下「条例」という。)及び朝霞市長が管理する個人情報の保護に関する規則(平成17年朝霞市規則第7号。以下「規則」という。)で使用する用語の例によります。

第3　個人情報取扱事務の登録

1　個人情報取扱事務

「個人情報取扱事務」とは、事務(事業・業務)の実施に伴って個人情報を収集及び管理並びに利用する事務をいい、個人情報が何らかの形で存在する全ての事務をいいます。

なお、ここでいう個人情報とは、条例第2条第3号に規定されているように、個人に関する情報であって(個人識別符号を含む。)、特定の個人を識別することができるもの又は特定の個人を識別することはできないが、公にすることにより、なお個人の権利利益を害するおそれがあるものをいいます。

2　登録

個人情報取扱事務の登録は、各課で行う個人情報取扱事務について、その名称等の事項を個人情報取扱事務登録票等に記入し、市政情報課長に届け出ることにより行います。

3　登録の単位

登録を行う事務の単位は、事務の名称から記録されている個人情報の内容や収集目的がイメージできることを考慮して設定します。

なお、次のような事務については、登録を行う必要はありません。

(1)　個人情報の定義に該当しないものを取り扱う事務

(2)　同一事務の処理の過程で複数の課を経由する場合で、個人情報の処理記録が残らない経由課における当該事務

(3)　同一の事務を複数の課で処理する場合で、その事務を本来所管する課以外の課における当該事務

4　全庁共通事務

文書管理や人事管理、金銭会計に関する事務等各課に共通する事務(全庁共通事務：別添1)は、それぞれの所管課で登録しますので、各課で登録する必要はありません。

第4　登録票等の作成方法

1　個人情報取扱事務登録・変更・廃止届出書(規則様式第1号)の作成方法

個人情報取扱事務登録・変更・廃止届出書は、個人情報取扱事務ごとに次の要領に従って記入します。

①　年月日

市政情報課長への提出年月日を記入します。

②　発信者名

届出を行う所管課長名を記入します。

③　届出区分

該当する項目の□欄に「■」を付けます。

④　個人情報取扱事務の名称

登録、変更又は廃止を行う個人情報取扱事務の名称を記入します。

⑤　登録番号

新規登録のときは、市政情報課で記入しますので、記入は不要です。変更及び廃止のときは、所定の登録番号を記入します。

⑥　登録・変更・廃止年月日

市政情報課で記入しますので、記入は不要です。

⑦　変更・廃止の理由

変更又は廃止の理由を具体的に記入します。

⑧　変更内容

変更内容を項目ごとに記入します。

⑨　担当

部、課、係名及び直通の電話番号並びに内線番号を記入します。

⑩　備考

補足事項、説明事項等があれば記入します。廃止のときは、文書廃棄年月日を記入します。

2　個人情報取扱事務登録票(規則様式第2号)の作成方法

個人情報取扱事務登録票は、個人情報取扱事務ごとに次の要領に従って記入します。

①　登録番号

登録番号が新規登録のときは、市政情報課で記入しますので、記入は不要です。変更登録のときは、所定の登録番号を記入します。

②　個人情報取扱事務の開始年月日

事務を開始する年月日を記入します。

③　個人情報取扱事務の名称

登録する個人情報取扱事務の名称を記入します。

④　個人情報の収集目的

個人情報を何のために、またどのようなことに利用するために収集するのかを具体的に記入します。

⑤　個人情報の収集対象者

どのような人の個人情報を収集するのか、収集する個人情報の対象者の範囲を記入します。

⑥　個人情報の収集の方法及び収集先

収集の方法について、該当する全ての項目の□欄に「■」を付けます。収集先についても記入します。

なお、記入に当たっては、次のことに注意します。

ア　本人から収集する情報や、本人以外のものから収集する情報が混在する場合や、根拠が複数ある場合は、複数の項目の□欄に「■」を付けます。

イ　代理人又は使者が本人に代わって提出することにより収集する場合は、「本人」の□欄に「■」を付けます。

ウ　本人以外から収集する場合で、その収集先が市の機関以外であれば「本人以外」の□欄に「■」を付けます。また、その収集先が市の機関内部(他の目的により個人情報を収集しているところ)であれば「目的外利用」の□欄に「■」を付けます。そして、それぞれの根拠として「本人以外収集の根拠」又は「目的外利用の根拠」のそれぞれ該当する項目の□欄に「■」を付けます。

なお、目的外利用により個人情報を収集したときは、目的外利用記録票(規則様式第7号)を作成します。

エ　「条例第7条第2項第2号該当(法令)」又は「条例第14条第2項第2号該当(法令)」を根拠とするときは、根拠法令の名称及び該当条項を記入し、当該法令の条文等の写しを添付します。

オ　「収集先」については、「本人以外収集」のときは、収集先の名称を記入します。「目的外利用」のときは、当該事務の保有課名、事務の名称及び登録番号を記入します。

⑦　記録の形態

コンピュータ(ワープロを除く。)を使用して個人情報取扱事務を行っている場合は、「コンピュータ処理」の□欄に「■」を付け、コンピュータを使用せずに手作業で事務を行っている場合は、「手処理」の□欄に「■」を付けます。

⑧　担当

部、課、係名及び直通の電話番号並びに内線番号を記入します。

⑨　個人情報の記録項目

個人情報取扱事務において記録する個人情報の記録項目について、該当する全ての項目の□欄に「■」を付けます。

また、様式に列挙された個人情報の記録項目に該当するものがない場合には、記録項目の記載のない□欄右側の余白に具体的な記録項目を記入し、当該□欄に「■」を付けます。

なお、本欄の個人情報の記録項目は、個人情報取扱事務文書目録に記載された文書だけではなく、個人情報取扱事務に含まれる全ての個人情報を対象とします。したがって、次の3―④【記入を要しない文書等】に含まれる個人情報も対象となります。

⑩　目的外利用

個人情報取扱事務で収集した個人情報のうち、収集目的が異なる他の個人情報取扱事務に利用(目的外利用)させた場合は、「有」の□欄に「■」を付け、目的外利用を行わせていなければ、「無」の□欄に「■」を付けます。

⑪　外部提供

個人情報取扱事務で収集した個人情報を市の機関以外のものに提供(外部提供)をした場合は、「有」の□欄に「■」を付け、外部提供を行っていなければ、「無」の□欄に「■」を付けます。

なお、外部提供を行った場合は、外部提供記録票(規則様式第8号)を作成します。

⑫　特定個人情報の提供

マイナンバーの付いた個人情報を提供する場合は、「有」の□欄に「■」を付け、番号法第19条の該当号数を記入します。提供しない場合は、「無」の□欄に「■」を付けます。

⑬　要配慮個人情報

個人情報取扱事務で要配慮個人情報を収集する場合は、「有」の□欄に「■」を付け、収集しなければ「無」の□欄に「■」を付けます。

⑭　事務の委託

個人情報取扱事務に係る事務の処理を委託した場合は、「有」の□欄に「■」を付け、委託していなければ、「無」の□欄に「■」を付けます。

なお、事務を委託した場合は、外部委託記録票(規則様式第4号)を作成します。

⑮　備考

補足事項、説明事項等があれば記入します。

3　個人情報取扱事務文書目録(規則様式第3号)の作成方法

個人情報取扱事務文書目録は、登録を行う個人情報取扱事務で使用する申請書や台帳等の名称及び形態について、次の要領に従って記入します。

①　個人情報取扱事務の名称

個人情報取扱事務の名称を記入します。

②　登録番号

登録番号が新規登録のときは、市政情報課で記入しますので、記入は不要です。変更登録のときは、所定の登録番号を記入します。

③　番号

一連の番号を記入します。

④　文書等の名称

次の区分を参考に個人情報を記録する台帳・名簿・申請書・カード等を具体的に記入します。

【記入を要する文書等】

【記入を要しない文書等】

⑤　個人情報の記録の形態

個人情報を記録する文書等について、その記録の形態の項目の□欄に「■」を付けます。

なお、記入に当たっては、次のことに注意します。

ア　「図画」とは、肖像画又は地図等をいいます。地図は本人から提出された案内図、建物の配置図等で、住所・氏名など個人が識別される個人情報が記録されるものをいいます。

イ　「磁気ディスク・磁気テープ等」とは、コンピュータシステム上の磁気ディスク等のほかに、録音テープ、ビデオテープ等も含みます。

4　外部委託記録票(規則様式第4号)の作成方法

外部委託記録票は、個人情報取扱事務の処理を全部又は一部を市の機関以外のものに委託(外部委託)するときに、所管課長が1つの委託につき1枚作成するものです。

次の要領に従って記入します。

①　個人情報取扱事務の名称

個人情報取扱事務の名称を記入します。

②　登録番号

登録番号が新規登録のときは、市政情報課で記入しますので、記入は不要です。変更登録のときは、所定の登録番号を記入します。

③　委託先

委託先の名称及び所在地を記入します。

④　委託の内容

どのようなことを委託するのか具体的に記入します。

⑤　委託の条件

個人情報を保護するため、契約書等で委託先に課した条件について該当する全ての項目の□欄に「■」を付けます。条件のうち該当するものがない場合には、条件の記載のない□欄右側の余白に具体的な条件を記入し、当該□欄に「■」を付けます。

⑥　委託の期間

委託を行う期間が定まっているときは、その期間を記入します。特に期間が定まっていないときは、委託の開始年月日を記入します。

⑦　委託先への引渡方法

個人情報の委託先への引渡方法について該当する項目の□欄に「■」を付けます。「その他」に該当する場合は、その内容を記入します。

⑧　委託先に引き渡す個人情報の記録項目

委託先に引き渡した個人情報の記録項目を記入します。この記録項目は、個人情報取扱事務登録票の「個人情報の記録項目」のうち、委託先へ引き渡す記録項目です。

⑨　担当

部、課、係名及び直通の電話番号並びに内線番号を記入します。

5　外部委託に関する審議会諮問依頼書(朝霞市個人情報保護事務取扱要領(以下「要領」という。)様式第4号)の作成方法

外部委託に関する審議会諮問依頼書は、条例第10条の規定により外部委託を行うときに審議会へ諮問するために作成し、市政情報課長へ依頼するものです。

次の要領に従って記入します。

①　年月日

市政情報課長への提出年月日を記入します。

②　発信者名

依頼を行う所管課長名を記入します。

③　個人情報取扱事務の名称

個人情報取扱事務の名称及び登録番号を記入します。

登録番号が新規登録のときは、市政情報課で記入しますので、記入は不要です。変更登録のときは、所定の登録番号を記入します。

④　委託先

委託先名称及び所在地を記入します。

⑤　委託の内容

どのようなことを委託するのかを具体的に記入します。

⑥　委託の条件

個人情報を保護するため、契約書等で委託先に課す予定の条件について該当する全ての項目の□欄に「■」を付けます。条件のうち該当するものがない場合には、条件の記載のない□欄右側の余白に具体的名条件を記入し、当該□欄に「■」を付けます。

⑦　委託先に引き渡す個人情報の記録項目

委託先に引き渡す予定の個人情報の記録項目を記入します。この記録項目は、個人情報取扱事務登録票の「個人情報の記録項目」のうち、外部委託により処理を行う個人情報の記録項目です。

⑧　担当

部、課、係名及び直通の電話番号並びに内線番号を記入します。

6　収集禁止事項例外収集記録票(規則様式第5号)の作成方法

収集禁止事項例外収集記録票は、収集が禁止されている個人情報を収集するときに、収集の目的ごとに作成します。

例1：主義・主張　例2：志望動機

次の要領に従って記入します。

①　収集禁止事項例外収集を行った個人情報取扱事務の名称

収集禁止事項例外収集を行った個人情報取扱事務の名称を記入します。

②　登録番号

登録番号が新規登録のときは、市政情報課で記入しますので、記入は不要です。変更登録のときは、所定の登録番号を記入します。

③　収集禁止事項例外収集を行った理由

収集禁止事項の個人情報を収集する理由を具体的に記入します。

例1：○○審議会の会議の際に、出席者が意見を述べる中で、主義・主張が収集されるため。

例2：○○審議会の委員を公募する際に、応募票の提出により主義・主張、志望動機を収集し、制度に対する応募者の関心度等を把握するため。

④　収集禁止事項例外収集に至る経緯

どのような経緯で収集禁止事項に関する個人情報を収集するのかを具体的に記入します。

例1：○○審議会の会議の際に、出席者が意見を述べる中で、主義・主張が収集される。

例2：○○審議会の委員を募集する際に、○○制度に対する応募者の関心度等を把握するため、応募票の記載事項に志望動機欄を設け、その欄への記入により主義・主張、志望動機を収集する。

⑤　収集禁止事項例外収集の根拠

収集禁止事項例外収集を行うことができる根拠に該当する項目の□欄に「■」を付けます。なお、条例第6条第2項第1号を根拠とするときは、根拠法令の名称及び該当条項を記入し、当該法令の条文等の写しを添付します。

⑥　収集禁止事項例外収集の方法

どのような方法で収集禁止事項例外収集を行うのか、該当する項目の□欄に「■」を付けます。磁気ディスク、磁気テープ等を利用する場合のほか、コンピュータの端末装置の画面を見る場合及びコンピュータ出力帳票を利用する場合も「コンピュータ処理」に該当するものとします。「その他」に該当する場合は、その内容を記入します。

⑦　収集禁止事項例外収集を行った個人情報の記録項目

収集禁止事項例外収集を行った個人情報の記録項目を記入します。この記録項目は、個人情報取扱事務登録票の「個人情報の記録項目」のうち、収集禁止事項例外収集によって収集した記録項目を記入します。

⑧　担当

部、課、係名及び直通の電話番号並びに内線番号を記入します。

7　収集禁止事項に関する審議会諮問依頼書(要領様式第1号)の作成方法

収集禁止事項に関する審議会諮問依頼書は、条例第6条第2項第1号の規定によらないで、同条第1項に規定する事項(収集禁止事項)に関する個人情報を収集するときに朝霞市情報公開・個人情報保護審議会(以下「審議会」という。)へ諮問するために作成し、市政情報課長へ依頼するものです。

次の要領に従って記入します。

①　年月日

市政情報課長への提出年月日を記入します。

②　発信者名

依頼を行う所管課長名を記入します。

③　個人情報取扱事務の名称

個人情報取扱事務の名称及び登録番号を記入します。

登録番号が新規登録のときは、市政情報課で記入しますので、記入は不要です。変更登録のときは、所定の登録番号を記入します。

④　個人情報の記録項目

収集する収集禁止事項に関する個人情報の記録項目を記入します。この記録項目は、個人情報取扱事務登録票の「個人情報の記録項目」のうち、目的外利用によって収集した記録項目となります。

⑤　収集に至る経緯

どのような経緯(方法)で収集禁止事項に関する個人情報を収集するのかを具体的に記入します。

⑥　収集の理由

収集禁止事項に関する個人情報を収集する理由を具体的に記入します。

⑦　担当

部、課、係名及び直通の電話番号並びに内線番号を記入します。

⑧　類型

審議会承認基準の類型番号を記入します。

8　本人以外収集記録票(規則様式第6号)の作成方法

本人以外収集記録票は、本人以外から個人情報を収集するときに、個人情報取扱事務ごとに作成します。

次の要領に従って記入します。

①　本人以外収集を行った個人情報取扱事務の名称

本人以外収集を行った個人情報取扱事務の名称を記入します。

②　登録番号

登録番号が新規登録のときは、市政情報課で記入しますので、記入は不要です。変更登録のときは、所定の登録番号を記入します。

③　本人以外収集の収集先

本人以外収集を行った個人情報の収集先名等を記入します。

例1：朝霞市自治会連合会　例2：○○大学

④　本人以外収集を行う期間

本人以外収集をいつ、どのようなとき、どの位の期間行うのかを記入します。本人以外収集を行う期間が定まっているときは、その期間を記入します。特にその期間が定まっていないときは、開始年月日を記入します。

例1：○○審議会委員改選時(2年に1回)

例2：記念式典開催決定の日から招待状発送日まで

⑤　本人以外収集を行った理由

本人以外から個人情報を収集する理由を具体的に記入します。

例：○○条例○○の規定により、朝霞市教育委員から委員を推薦していただくため

⑥　本人以外収集の根拠

本人以外収集を行うことができる根拠に該当する項目の□欄に「■」を付けます。なお、条例第7条第2項第2号を根拠とするときは、根拠法令の名称及び該当条項を記入し、該当条文等の写しを添付します。また、条例第7条第2項第4号、第8号を根拠とするときは、本人通知について該当する項目の□欄に「■」を付けます。

⑦　本人以外収集の方法

どのような方法で本人以外収集を行うのか、該当する項目の□欄に「■」を付けます。磁気ディスク、磁気テープ等を利用する場合のほか、コンピュータの端末装置の画面を見る場合及びコンピュータ出力帳票を利用する場合も「コンピュータ処理」に該当するものとします。「その他」に該当する場合は、その内容を記入します。

⑧　本人以外収集を行った個人情報の記録項目

本人以外収集を行った個人情報の記録項目を記入してください。この記録項目は、個人情報取扱事務登録票の「個人情報の記録項目」のうち、本人以外収集によって収集した記録項目となります。

⑨　担当

部、課、係名及び直通の電話番号並びに内線番号を記入します。

9　本人以外収集に関する審議会諮問依頼書(要領様式第2号)の作成方法

本人以外収集に関する審議会諮問依頼書は、条例第7条第2項第1号から第7号までの規定によらないで、個人情報を本人以外から収集するときに審議会へ諮問するために作成し、市政情報課長へ依頼するものです。

次の要領に従って記入します。

①　年月日

市政情報課長への提出年月日を記入します。

②　発信者名

依頼を行う所管課長名を記入します。

③　個人情報取扱事務の名称

個人情報取扱事務の名称及び登録番号を記入します。

登録番号が新規登録のときは、市政情報課で記入しますので、記入は不要です。変更登録のときは、所定の登録番号を記入します。

④　個人情報の記録項目

本人以外から収集する個人情報の記録項目を記入します。この記録項目は、個人情報取扱事務登録票の「個人情報の記録項目」のうち、本人以外収集によって収集した記録項目となります。

⑤　本人以外収集を行うに至る経緯

どのような経緯で本人以外から個人情報を収集するのかを具体的に記入します。

⑥　本人以外収集を行う理由

収集禁止事項に関する個人情報を収集する理由を具体的に記入します。

⑦　担当

部、課、係名及び直通の電話番号並びに内線番号を記入します。

⑧　類型

審議会承認基準の類型番号を記入します。

10　本人以外収集に係る本人通知省略の審議会諮問依頼書(要領別記様式第1号)の作成方法

本人以外収集に関する本人通知省略の審議会諮問依頼書は、条例第7条第2項第4号又は第8号の規定により個人情報を本人以外から収集し、かつ、本人への通知を省略するときに審議会へ諮問するために作成し、市政情報課長へ依頼するものです。

次の要領に従って記入します。

①　年月日

市政情報課長への提出年月日を記入します。

②　発信者名

依頼を行う所管課長名を記入します。

③　個人情報取扱事務の名称

個人情報取扱事務の名称及び登録番号を記入します。

登録番号が新規登録のときは、市政情報課で記入しますので、記入は不要です。変更登録のときは、所定の登録番号を記入します。

④　個人情報の記録項目

本人以外から収集する個人情報の記録項目を記入します。この記録項目は、個人情報取扱事務登録票の「個人情報の記録項目」のうち、本人以外収集によって収集した記録項目となります。

⑤　本人以外収集を行った根拠

どのような根拠で本人以外から個人情報を収集したのか、該当する項目の□欄に「■」を付けます。

⑥　本人への通知を省略する理由

本人以外収集を行い、かつ、本人への通知を省略する理由を具体的に記入します。

⑦　担当

部、課、係名及び直通の電話番号並びに内線番号を記入します。

⑧　類型

審議会承認基準の類型番号を記入します。

11　本人以外収集報告書(要領様式第3号)の作成方法

本人以外収集報告書は、条例第7条第2項第4号から第7号までの規定により個人情報を本人以外から収集したときに作成し、市政情報課長を経由して、審議会へ報告するものです。

次の要領に従って記入します。

①　年月日

市政情報課長への提出年月日を記入します。

②　発信者名

報告を行う所管課長名を記入します。

③　個人情報取扱事務の名称

個人情報取扱事務の名称及び登録番号を記入します。

登録番号が新規登録のときは、市政情報課で記入しますので、記入は不要です。変更登録のときは、所定の登録番号を記入します。

④　個人情報の記録項目

本人以外から収集する個人情報の記録項目を記入します。この記録項目は、個人情報取扱事務登録票の「個人情報の記録項目」のうち、本人以外収集によって収集した記録項目となります。

⑤　本人以外収集の根拠

条例第7条第2項第4号から第7号までのうち、該当する項目を囲みます。

⑥　本人以外収集を行うに至る経緯

どのような経緯で本人以外から個人情報を収集するのかを具体的に記入します。

⑦　本人以外収集を行う理由

収集禁止事項に関する個人情報を収集する理由を具体的に記入します。

⑧　担当

部、課、係名及び直通の電話番号並びに内線番号を記入します。

12　目的外利用申請書(要領様式第5号)の作成方法

目的外利用申請書は、個人情報取扱事務における個人情報を収集するに当たり、他の個人情報取扱事務(他の目的)で収集された個人情報の利用(目的外利用)を行うときに、利用課長が作成し、保有課長あてに申請するものです。

次の要領に従って記入します。

①　年月日

保有課長への提出年月日を記入します。

②　受信者名

保有課長名を記入します。

③　発信者名

利用課長名を記入します。

④　保有課の個人情報取扱事務の名称

保有課の個人情報取扱事務の名称及び登録番号を記入します。

⑤　目的外利用を行いたい個人情報の記録項目

目的外利用を行いたい個人情報の記録項目を記入します。

この記録項目は、利用課の目的外利用記録票の個人情報の記録項目となります。

⑥　利用課の個人情報取扱事務の名称

利用課の個人情報取扱事務の名称及び登録番号を記入します。

登録番号が新規登録のときは、市政情報課で記入しますので、記入は不要です。変更登録のときは、所定の登録番号を記入します。

⑦　目的外利用の根拠

目的外利用を行うことができる根拠を記入します。

なお、条例第14条第2項第2号を根拠とするときは、根拠法令の名称及び該当条項を記入し、当該法令の条文等の写しを添付します。

⑧　目的外利用の方法

どのような方法で目的外利用を行うのか、該当する項目の□欄に「■」を付けます。磁気ディスク、磁気テープ等を利用する場合のほか、コンピュータの端末装置の画面を見る場合及びコンピュータ出力帳票を利用する場合も「コンピュータ処理」に該当するものとします。「その他」に該当する場合は、その内容を記入します。

⑨　担当

部、課、係名及び直通の電話番号並びに内線番号を記入します。

⑩　備考

補足事項、説明事項等があれば記入します。

13　目的外利用に関する審議会諮問依頼書(要領様式第6号)の作成方法

目的外利用に関する審議会諮問依頼書は、条例第14条第2項第1号から第5号までの規定によらないで、目的外利用を行うときに審議会へ諮問するために作成し、市政情報課長へ依頼するものです。

次の要領に従って記入します。

①　年月日

市政情報課長への提出年月日を記入します。

②　発信者名

依頼を行う所管課長名を記入します。

③　個人情報取扱事務の名称

個人情報取扱事務の名称及び登録番号を記入します。

登録番号が新規登録のときは、市政情報課で記入しますので、記入は不要です。変更登録のときは、所定の登録番号を記入します。

④　個人情報の記録項目

目的外利用により収集する個人情報の記録項目を記入します。この記録項目は、個人情報取扱事務登録票の「個人情報の記録項目」のうち、目的外利用によって収集した記録項目となります。

⑤　目的外利用を行うに至る経緯

どのような経緯で目的外利用を行うのかを具体的に記入します。

例：○○協議会委員を○○推進会議委員から1名選任するため「○○に関する事務(登録番号)」から委員名を収集する。

⑥　目的外利用を行う理由

目的外利用を行う理由を具体的に記入します。

例：○○協議会条例第○条により○○協議会委員に学識経験者として○○推進会議委員から1名選任したいため

⑦　担当

部、課、係名及び電話番号又は内線番号を記入します。

⑧　類型

審議会承認基準の類型番号を記入します。

14　目的外利用に係る本人通知省略の審議会諮問依頼書(要領別記様式第2号)の作成方法

目的外利用に係る本人通知省略の審議会諮問依頼書は、条例第14第2項第4号、第5号又は第6号の規定により、目的外利用を行い、かつ、本人への通知を省略するときに審議会へ諮問するために作成し、市政情報課長へ依頼するものです。

次の要領に従って記入します。

①　年月日

市政情報課長への提出年月日を記入します。

②　発信者名

依頼を行う所管課長名を記入します。

③　個人情報取扱事務の名称

個人情報取扱事務の名称及び登録番号を記入します。

登録番号が新規登録のときは、市政情報課で記入しますので、記入は不要です。変更登録のときは、所定の登録番号を記入します。

④　個人情報の記録項目

目的外利用により収集する個人情報の記録項目を記入します。

この記録項目は、個人情報取扱事務登録票の「個人情報の記録項目」のうち、目的外利用によって収集した記録項目となります。

⑤　目的外利用を行った根拠

どのような根拠で目的外利用により個人情報を収集したのか、該当する項目の□欄に「■」を付けます。

⑥　本人への通知を省略する理由

目的外利用を行い、かつ、本人への通知を省略する理由を具体的に記入します。

⑦　担当

部、課、係名及び電話番号又は内線番号を記入してください。

⑧　類型

審議会承認基準の類型番号を記入します。

15　目的外利用決定通知書(要領様式第7号)の作成方法

目的外利用決定通知書は、目的外利用の申請に対する決定内容を利用課長に通知するときに、保有課長が作成するものです。

次の要領に従って記入します。

①　年月日

利用課長への回答年月日を記入します。

②　受信者名

利用課長名を記入します。

③　発信者名

保有課長名を記入します。

④　決定の内容

目的外利用の申請に対する決定について該当する項目の□欄に「■」を付けます。

⑤　保有課の個人情報取扱事務の名称

保有課の個人情報取扱事務の名称及び登録番号を記入します。

⑥　利用課の個人情報取扱事務の名称

利用課の個人情報取扱事務の名称及び登録番号を記入します。登録番号が新規登録のときは、市政情報課で記入しますので、記入は不要です。変更登録のときは、所定の登録番号を記入します。

⑦　目的外利用の根拠等

目的外利用を行うことができる根拠を記入します。

なお、条例第14条第2項第6号を根拠とするときは、その内容容が目的外利用承認基準に該当するものなのか、審議会の諮問・答申によるものなのか、該当する項目の□欄に「■」を付けます。また、目的外利用承認基準に該当するときは、審議会承認基準の類型番号を記入します。

⑧　担当

部、課、係名及び直通の電話番号並びに内線番号を記入します。

⑨　備考

補足事項、説明事項等があれば記入します。

16　目的外利用記録票(規則様式第7号)の作成方法

目的外利用記録票は、個人情報取扱事務における個人情報を収集するに当たり、他の個人情報取扱事務(他の目的)で収集された個人情報の利用(目的外利用)を行ったときに、目的外利用を行った個人情報取扱事務ごとに、利用課長が作成するものです。

次の要領に従って記入します。

①　目的外利用を行った課の個人情報取扱事務

目的外利用により個人情報の収集を行った個人情報取扱事務の名称及び登録番号を記入します。

登録番号が新規登録のときは、市政情報課で記入しますので、記入は不要です。変更登録のときは、所定の登録番号を記入します。

②　目的外利用を行わせた課の個人情報取扱事務

目的外利用を行わせた個人情報取扱事務の名称、登録番号及び課名(部、課及び係名)を記入します。

③　目的外利用を行う期間

目的外利用をいつ、どのようなとき、どの位の期間行うのかを記入します。目的外利用を行う期間が定まっているときは、その期間を記入します。特にその期間が定まっていないときは、開始年月日を記入します。

④　目的外利用を行った理由

何のために目的外利用を行ったのか、その理由を記入します。

⑤　目的外利用の根拠

目的外利用を行うことができる根拠に該当する項目の□欄に「■」を付けます。

なお、記入に当たっては、次のことに注意します。

ア　根拠が複数ある場合は、複数の項目の□欄に「■」を付けます。

イ　条例第14条第2項第2号を根拠とするときは、根拠法令の名称及び該当条項を記入し、該当条文等の写しを添付します。

ウ　条例第14条第2項第4号、第5号又は第6号を根拠とするときは、本人通知について該当する項目の□欄に「■」を付けます。

⑥　目的外利用の方法

どのような方法で目的外利用を行うのか、該当する項目の□欄に「■」を付けます。磁気ディスク、磁気テープ等を利用する場合のほか、コンピュータの端末装置の画面を見る場合及びコンピュータ出力帳票を利用する場合も「コンピュータ処理」に該当するものとします。「その他」に該当する場合は、その内容を記入します。

⑦　目的外利用を行った個人情報の記録項目

目的外利用を行った個人情報の記録項目を記入します。この記録項目は、個人情報取扱事務登録票の「個人情報の記録項目」のうち、目的外利用によって収集した記録項目となります。

⑧　担当

部、課、係名及び直通の電話番号並びに内線番号を記入します。

17　目的外利用報告書(要領様式第8号)の作成方法

目的外利用報告書は、条例第14条第2項第4号又は第5号の規定により個人情報を目的外利用したときに作成し、利用課長から市政情報課長を経由して、審議会に報告するものです。

次の要領に従って記入します。

①　年月日

市政情報課長への提出年月日を記入します。

②　発信者名

利用課長名を記入します。

③　個人情報取扱事務の名称

個人情報取扱事務の名称及び登録番号を記入します。

新規登録の登録番号は、市政情報課で記入しますので、記入は不要です。変更登録のときは、所定の登録番号を記入します。

④　個人情報の記録項目

目的外利用した個人情報の記録項目を記入します。この記録項目は、個人情報取扱事務登録票の「個人情報の記録項目」のうち、目的外利用によって収集した記録項目となります。

⑤　目的外利用の根拠

条例第14条第2項第4号又は第5号のうち、該当する項目を囲みます。

⑥　保有課の事務

保有課の部、課名及び事務の名称、登録番号を記入します。

⑦　利用目的

目的外利用を行った目的を具体的に記入します。

⑧　担当

部、課、係名及び直通の電話番号並びに内線番号を記入します。

18　外部提供に関する審議会諮問依頼書(要領様式第9号)の作成方法

外部提供に関する審議会諮問依頼書は、条例第14条第2項第1号から第5号までの規定によらないで、外部提供を行うときに審議会へ諮問するために作成し、市政情報課長へ依頼するものです。

次の要領に従って記入します。

①　年月日

市政情報課長への提出年月日を記入します。

②　発信者名

依頼を行う所管課長名を記入します。

③　個人情報取扱事務の名称

個人情報取扱事務の名称及び登録番号を記入します。

新規登録の登録番号は、市政情報課で記入しますので、記入は不要です。変更登録のときは、所定の登録番号を記入します。

④　個人情報の記録項目

外部提供を行う個人情報の記録項目を記入します。

この記録項目は、個人情報取扱事務登録票の「個人情報の記録項目」のうち、外部提供に係る記録項目となります。

⑤　外部提供を行うに至る経緯

どのような経緯で外部提供を行うのかを具体的に記入します。

例：叙勲、表彰を行うため○○審議会の委員の経歴を県に対し報告する

⑥　外部提供を行う理由

外部提供を行う理由を具体的に記入します。

例：○○表彰の候補者となっている委員の当審議会における経歴が必要なため

⑦　担当

部、課、係名及び電話番号又は内線番号を記入してください。

⑧　類型

審議会承認基準の類型番号を記入します。

⑨　備考

補足事項、説明事項等があれば記入します。

19　外部提供に係る本人通知省略の審議会諮問依頼書(要領別記様式第3号)の作成方法

外部提供に係る本人通知省略の審議会諮問依頼書は、条例第14条第2項第4号、第5号又は第6号の規定により、外部提供を行い、かつ、本人への通知を省略するときに審議会へ諮問するために作成し、市政情報課長へ依頼するものです。

次の要領に従って記入します。

①　年月日

市政情報課長への提出年月日を記入します。

②　発信者名

依頼を行う所管課長名を記入します。

③　個人情報取扱事務の名称

個人情報取扱事務の名称及び登録番号を記入します。

登録番号は新規登録のときは、市政情報課で記入しますので、記入は不要です。変更登録のときは、所定の登録番号を記入します。

④　個人情報の記録項目

外部提供により提供する個人情報の記録項目を記入します。

この記録項目は、個人情報取扱事務登録票の「個人情報の記録項目」のうち、外部提供に係る記録項目となります。

⑤　外部提供を行った根拠

どのような根拠で外部提供により個人情報を提供したのか、該当する項目の□欄に「■」を付けます。

⑥　本人への通知を省略する理由

外部提供を行い、かつ、本人への通知を省略する理由を具体的に記入します。

⑦　担当

部、課、係名及び電話番号又は内線番号を記入します。

⑧　類型

審議会承認基準の類型番号を記入します。

20　外部提供報告書(要領様式第10号)の作成方法

外部提供報告書は、条例第14条第2項第4号又は第5号の規定により個人情報を外部提供したときに作成し、所管課長から市政情報課長を経由して、審議会に報告するものです。

次の要領に従って記入します。

①　年月日

市政情報課長への提出年月日を記入します。

②　発信者名

所管課長名を記入します。

③　個人情報取扱事務の名称

個人情報取扱事務の名称及び登録番号を記入します。

登録番号は新規登録のときは、市政情報課で記入しますので、記入は不要です。変更登録のときは、所定の登録番号を記入します。

④　提供した個人情報の記録項目

外部提供した個人情報の記録項目を記入します。この記録項目は、個人情報取扱事務登録票の「個人情報の記録項目」のうち、外部提供に係る記録項目となります。

⑤　外部提供の根拠

条例第14条第2項第4号又は第5号のうち、該当する項目を囲みます。

⑥　提供先

個人情報の提供先の名称を記入します。

⑦　利用目的

相手方が外部提供を行った個人情報をどのように利用するのかを記入します。

⑧　利用期間

提供する個人情報を利用させる期間を記入し、利用期間経過後の処理について、該当する項目の□欄に「■」を付けます。

⑨　担当

部、課、係名及び直通の電話番号並びに内線番号を記入します。

21　外部提供記録票(規則様式第8号)の作成方法

外部提供記録票は、個人情報取扱事務において収集した個人情報を市の機関以外のものに提供(外部提供)を行ったときに、外部提供先ごとに作成するものです。

次の要領に従って記入します。

①　外部提供を行った個人情報取扱事務の名称

個人情報取扱事務の名称を記入します。

②　登録番号

登録番号は新規登録のときは、市政情報課で記入しますので、記入は不要です。変更登録のときは、所定の登録番号を記入します。

③　外部提供の相手方

外部提供を行った相手方の名称を記入します。

④　外部提供を行う期間

外部提供を行う期間が定まっているときは、その期間を記入します。特にその期間が定まっていないときは、開始年月日を記入します。

⑤　相手方の利用目的

相手方が外部提供を行った個人情報をどのように利用するのかを記入します。

⑥　外部提供の根拠

外部提供を行うことができる根拠に該当する項目の□欄に「■」を付けます。

なお、記入に当たっては、次のことに注意します。

ア　根拠が複数ある場合は、複数の項目の□欄に「■」を付けます。

イ　条例第14条第2項第2号を根拠とするときは、根拠法令の名称及び該当条項を記入し、該当条文等の写しを添付します。

ウ　条例第14条第2項第4号、第5号又は第6号を根拠とするときは、本人通知について該当する項目の□欄に「■」を付けます。

⑦　外部提供の方法

どのような方法で外部提供を行うのか、該当する項目の□欄に「■」を付けます。磁気ディスク、磁気テープ等を利用する場合のほか、コンピュータの端末装置の画面を見せる場合及びコンピュータ出力帳票を提供する場合も「コンピュータ処理」に該当するものとします。「その他」に該当する場合は、その内容を記入します。

⑧　外部提供を行った個人情報の記録項目

外部提供を行った個人情報の記録項目を記入します。個人情報の記録項目は、個人情報取扱事務登録票の「個人情報の記録項目」のうち、外部提供に係る記録項目です。

⑨　担当

部、課、係名及び直通の電話番号並びに内線番号を記入します。

22　オンライン処理に関する審議会諮問依頼書(要領様式第11号)の作成方法

オンライン処理に関する審議会諮問依頼書は、個人情報の処理を市の機関以外のもののコンピュータシステムと結合して個人情報取扱事務を行うときに審議会へ諮問するために作成し、市政情報課長へ依頼するものです。

次の要領に従って記入します。

①　年月日

市政情報課長への提出年月日を記入します。

②　発信者名

依頼を行う所管課長名を記入します。

③　個人情報取扱事務の名称

個人情報取扱事務の名称及び登録番号を記入します。

新規登録の登録番号は、市政情報課で記入しますので、記入は不要です。変更登録のときは、所定の登録番号を記入します。

④　オンライン処理を行う個人情報の記録項目

オンライン処理を行う個人情報の記録項目を記入します。個人情報の記録項目は、個人情報取扱事務登録票の「個人情報の記録項目」のうち、オンライン処理に係る記録項目です。

⑤　オンライン処理の具体的な方法

市の機関以外のもののコンピュータシステムと結合する具体的な方法を記入します。

⑥　オンライン処理を行う経緯及び理由

どのような経緯及び理由で、個人情報の処理を市の機関以外のもののコンピュータシステムと結合し、オンライン処理を行うのかをその必要性とともに具体的に記入します。

⑦　担当

部、課、係名及び直通の電話番号並びに内線番号を記入します。

⑧　類型

審議会承認基準の類型番号を記入します。

23　オンライン処理報告書(要領様式第12号)の作成方法

オンライン処理報告書は、条例第15条第2項第1号の規定により、市の機関以外のもののコンピュータシステムと結合して個人情報の処理を行ったときに作成し、所管課長から市政情報課長を経由して、審議会に報告するものです。

次の要領に従って記入します。

①　年月日

市政情報課長への提出年月日を記入します。

②　発信者名

所管課長名を記入します。

③　個人情報取扱事務の名称

個人情報取扱事務の名称及び登録番号を記入します。

新規登録の登録番号は、市政情報課で記入しますので、記入は不要です。変更登録のときは、所定の登録番号を記入します。

④　オンライン処理する個人情報の記録項目

オンライン処理を行う個人情報の記録項目を記入します。個人情報の記録項目は、個人情報取扱事務登録票の「個人情報の記録項目」のうち、オンライン処理に係る記録項目です。

⑤　オンライン処理の根拠法令

市の機関以外のもののコンピュータシステムと結合する根拠法令の名称及び該当条項を記入し、該当条文等の写しを添付します。

⑥　結合先

結合する相手方の名称を記入します。

⑦　結合目的

市の機関以外のもののコンピュータシステムと結合を行った目的を記入します。

⑧　結合期間

結合する期間を記入します。

⑨　担当

部、課、係名及び直通の電話番号並びに内線番号を記入します。