朝霞市情報公開事務取扱要領

この要領が定めていること（本文）

第1　趣旨

この要領は、朝霞市情報公開条例(平成13年朝霞市条例第25号。以下「条例」という。)及び朝霞市長が行う情報の公開等に関する規則(平成14年朝霞市規則第8号。以下「規則」という。)に定めるもののほか、公文書の公開に関する事務の処理について必要な事項を定めるものです。

第2　用語

1　この要領で使用する用語の意義は、条例及び規則で使用する用語の例によります。

2　この要領において「所管課」とは、公開請求に係る公文書を作成し、又は保有している実施機関の課(課に相当する組織を含む。)をいいます。

第3　情報公開制度に関する相談及び案内

1　市役所本庁舎に市政情報コーナーを設置し、情報公開制度の事務を行うものとします。

市政情報コーナーにおいては、利用者が迅速かつ容易な方法により必要とする公文書を得られるように、次の事務を行います。

(1)　情報公開制度についての相談・案内に関すること。

(2)　複数の課又は異なる実施機関の情報公開制度についての連絡及び調整に関すること。

(3)　公文書の検索資料の整備及び閲覧に関すること。

(4)　市政情報コーナーで行う公開の実施に関すること。

(5)　市政情報コーナーで行う情報提供に関すること。

(6)　市政情報コーナーで行う写しの交付及び送付に要する費用の徴収に関すること。

(7)　朝霞市情報公開・個人情報保護審査会(以下「審査会」という。)に関すること。

(8)　朝霞市情報公開・個人情報保護審議会(以下「審議会」という。)に関すること。

(9)　朝霞市情報公開・個人情報保護調整委員会に関すること。

(10)　情報公開制度の運用状況の公表に関すること。

(11)　その他情報公開制度に関すること。

2　所管課においては、次の事務を行います。

(1)　利用者が必要とする公文書の内容を確認し、可能な限り情報提供に努めること。

(2)　情報提供で対応できないときは、次の案内をすること。

ア　市政情報コーナーで閲覧又は配布している資料、パンフレット、刊行物等であるときは、その旨を伝え市政情報コーナーに案内します。

イ　他の所管課の情報提供で対処できるときは、その旨を伝えその所管課に案内します。

ウ　法令又は他の条例の規定により閲覧制度等が定められているときは、その旨を伝えその所管課に案内します。

エ　情報公開制度による請求でのみ対応できる場合は、その旨を伝え市政情報課に案内します。

第4　公文書の公開に係る事務の分掌

1　市政情報課が所掌する事務

市政情報課が行う事務は、次のとおりとします。

(1)　公文書の検索資料の整備

実施機関がどのような公文書を管理しているかを明らかにするため、各課のファイル基準表等の検索資料を備え置き、いつでも閲覧できるようにします。

(2)　公文書の特定に必要な事項の聴取

市政情報課職員は、利用者が必要とする公文書の特定に必要な事項(どこの、いつの、何の、どのようなもの)の聴き取りを十分に行い、求める公文書の特定をします。

(3)　条例に基づく請求であることの確認

市政情報課職員は、利用者の求める公文書が、条例により対応すべきものであるかどうかについて次のアからウにより確認し、さらに条例第6条に規定する請求の手続により対応するものかどうかについてエにより確認します。

また、事前の連絡なしに、郵送又はファクシミリ若しくは電子申請(以下「郵送等」という。)により送付された公文書公開請求書(規則様式第1号)又は(6)の任意の用紙(以下「請求書」という。)による請求で、情報提供による対応が可能な場合は、公文書の公開を求めるもの(以下「請求者」という。)が請求権の行使を望むかどうかを確認し、情報提供を希望した場合は、請求者の意思の下に職員が請求の取下げの旨を請求書に記載し、情報提供により対応することとします。

なお、郵送等により送付された請求書の受領日は、本庁開庁時間においては当日、休日においては最短の開庁日とします。

ア　対象公文書であることの確認

利用者の求める公文書が、条例第2条第2項に規定する公文書であることを確認します。

なお、利用者の求めるものがこの規定によるもの以外のときでも、できる限り情報提供を行うなどして利用者の利便を図るよう努めます。

イ　従来から情報提供で対応しているものであるか否かの確認

利用者の求めるものが従来から情報提供を行っているものかどうかの確認をします。この場合は、条例の規定に関わらず、従来どおりの方法で行います。

ウ　条例第17条に該当する公文書でないことの確認

条例第17条に該当する公文書については、この条例は、適用しません。したがって、利用者の求めるものがこれに該当するかどうかについて確認をします。

なお、この場合は担当する所管課に案内するなどして適切な対応に努めます。また、その制度による公開の方法が情報公開制度と同一の方法によらないときは公開請求を受け付けます。

エ　請求権者であることの確認

利用者が条例第5条各号に規定するものであることを確認します。

なお、利用者が請求権者とならないときは、条例第18条に規定する公文書の任意的公開により対応する旨を説明します。

(4)　所管課の特定及び公文書の有無の確認

市政情報課職員は、請求者が求める公文書を管理する課等を特定し、当該所管課に連絡し、当該公文書の有無及び内容等について確認します。このとき、原則として請求者の個人情報は伝えないこととし、公文書の特定のための所管課の立会いも請求者の同意を得てから行うようにします。

また、公文書の有無を明らかにするだけで、非公開情報を公開することとなる場合(条例第10条)には、公文書の有無を明らかにできない旨を説明します。

施設等が休館等で公文書の有無について確認できないときは、公開請求者にその旨を説明し、受付を保留し一時預かることとします。この場合、請求書の備考欄にその旨を記載し、後日公文書の有無を確認した上で次の区分により受付を処理します。

ア　請求書の補正を要しないときは、当該請求書を市政情報課が預かった日を受付日とします。

イ　請求書の補正を要するときは、請求者に連絡をし、請求書の補正が終了した日を受付日とします。

ウ　該当する公文書がなく、そのことを市政情報課が請求者に連絡し請求者が請求をしないとしたときは、請求をしなかったものとします。そのときは、預かった請求書の備考欄にそのことを記入し通常の文書としての管理をします。

(5)　公文書が不存在等の場合の対応

市政情報課職員は、公開請求しようとする公文書が存在しないことが明らかであるときは請求者にその旨を説明します。

ア　公文書が存在しないことが明らかであっても、請求書の受付を拒否するものではありません。

イ　廃棄済の場合はファイル基準表などを提示し、具体的に説明します。

ウ　実施機関以外が所有する情報であることが確認できたときは、当該実施機関以外に情報提供などの協力を求めます。

(6)　請求書の記載内容の確認

公開請求は請求者が請求書に必要事項を記入し、提出することにより行います。請求書の提出を受ける際には、次の事項について確認を行います。

なお、必要事項が全て記載してあれば任意の用紙でも受付をします。

また、手のけが等やむを得ない場合は代理筆記を認めます。

ア　「住所又は事務所・事業所の所在地、郵便番号、氏名又は名称及び代表者の氏名、連絡先電話番号」欄

請求に対する決定通知書等の送付先等を確認するため、正確に記載してもらいます。また、特に法人その他の団体からの請求にあっては、備考欄等を利用して担当者の氏名や連絡先、電話番号も併せて記入してもらいます。

イ　「公開請求をする公文書の名称又は内容」欄

請求に係る公文書の文書名又はその文書が特定できる程度に具体的に記載されていることを確認します。

ウ　「求める公開の実施の方法」欄

希望する公開の方法の「□」欄に「レ」が記載されていることを確認します。(複数選択もできます。)

また、郵送を希望する場合は、郵送希望の「□」欄に「レ」が記載されていることを確認します。

エ　「朝霞市情報公開条例第5条に規定する公文書の公開を請求できるものの区分」欄

請求しようとするものの該当する「□」欄に「レ」が記載されていることを確認します。

①　「市内に住所を有する者」

本市の住民基本台帳に記載されている者に限らず、市内に事実上の生活の本拠(郵便等が配達される場所)を有する者をいいます。

②　「市内に事務所又は事業所を有する個人及び法人その他の団体」

事務所等の名称及びその所在地が記載されているか確認します。

③　「市内に存する事務所又は事業所に勤務する者」、「市内に存する学校に在学する者」

それぞれ勤務先又は学校の名称とその所在地が記載されていることを確認します。

④　「1から4までに掲げるもののほか、公文書の公開を必要とする理由を明示して請求する個人及び法人その他の団体」

理由欄に公開を求める理由が記載されていることを確認します。理由については明らかに不適当なものでなければ、例えば「その文書を見たいから。」というものでもよく、本来的には請求の理由を問わないという制度の趣旨を踏まえて判断します。

(7)　請求書の補正

請求書の提出を受ける際に、当該請求書に書き漏れ、誤り、不明確な点等形式上に不備な箇所がある場合には、請求者に対し、当該箇所を補正するよう求めます。

また、請求者が事前相談に応じないような場合は、事前相談なしに請求書を受領するものとします。

ア　郵送等による請求書に不備があるとき又は受付後に不備が判明した場合は、請求者に連絡し承諾を得た上で、職員が補正を行い、その旨を請求書の備考欄に記載します。

イ　補正を求めるときは、請求者に対し補正の参考となる情報を提供するよう努めます。

ウ　なお、請求者が補正に応じず、そのまま請求書を提出する旨の意思を明確に示した場合は、請求書はそのまま受領します(当該請求については、拒否する形で処理します。)。

(8)　請求書の所管課への送付

市政情報課職員は、請求書を受領したときは速やかに受付に係る処理を行い、処理経過が把握できるように、公文書公開請求等受付簿(様式第1号)に必要事項を記載します。その上で写しを1部保管し、公文書公開請求等処理表(様式第2号)を作成し、請求書とともに所管課へ送付します。このとき、請求書の請求者の欄は基本的に白抜きの形で写しを作成し、所管課に渡します。

(9)　決定通知書の送付

原則として請求者は所管課に通知されないので、市政情報課が決定通知書を送付します。

決定通知書は、簡易書留等により送付します。

(10)　請求者に対する説明

市政情報課職員は、即日に、公文書を公開する旨の決定、公開しない旨の決定又は公文書を部分公開する旨の決定(以下「公開等の決定」という。)ができないときは、次の事項を請求者に説明します。

ア　決定期間に関する事項

①　公開等の決定は、原則として請求書を受けた日から起算して15日以内に行うものであること。

②　決定期間は、やむを得ない理由により、当該請求書を受けた日から起算して60日を限度としてこの期間を延長することもあり、その場合は、後日その期間及び理由を公文書公開決定等期間延長通知書(規則様式第5号)及び公文書公開決定等期間特例延長通知書(規則様式第6号)(以下「決定等期間延長通知書等」という。)で通知されること。

イ　決定通知に関する事項

①　公開等の決定内容については、決定後、公文書公開決定通知書(規則様式第2号)、公文書部分公開決定通知書(規則様式第3号)及び公文書非公開決定通知書(規則様式第4号)(以下「決定通知書等」という。)により請求者に通知されること。

②　公文書を公開する旨の決定又は公文書を部分公開する旨の決定の場合における公開の日時(請求者と相談により決定)及び場所並びに公文書を公開しない旨の決定又は公文書を部分公開する旨の決定の場合における公文書を公開しない理由は、当該通知書により示されること。

③　請求者に決定通知書等が到達するのは、郵便事情により、条例で定める決定期間を超える場合があること。

ウ　審査請求に関する事項

請求に対する決定が、公文書を公開しない旨の決定又は公文書を部分公開する旨の決定の場合は、審査請求ができること。

エ　費用の負担に関する事項

費用の負担及び郵送料について説明します。

①　公文書の閲覧に要する費用は、無料であること。また、写しの交付を受ける場合は、規則第11条第1項別表の区分による写しの作成に要する費用を請求者が負担すること。

②　郵送による公文書の写しの送付を希望する場合は、事前に、郵送料金分の切手の提出及び写しの作成に要する費用の支払が必要であること。

③　規則第11条第3項に該当する場合は、申出により費用を徴収しないこと。また、同条第4項に該当する場合は、申出により写しの交付に要する費用のうち、公文書1件につき1,000円までの金額を徴収しないこと。(規則様式第14号「費用負担に係る申出書」の提出が必要です。)

2　所管課が所掌する事務

所管課が行う事務は、次のとおりとします。

(1)　公開請求に係る公文書の有無の確認

市政情報課職員から公文書の有無及び内容等について問い合わせを受けた所管課職員は、請求者が求める公文書の内容を把握した上で、その趣旨に沿った公文書が存在するかどうか速やかに確認し、当該公文書が存在する場合には、その件名及び内容の概要を市政情報課職員に伝えます。このとき、条例第10条(公文書の存否に関する情報)に規定する情報に該当する場合は、そのことを伝えます。

ア　要請があれば市政情報課又は市政情報コーナーに赴き、請求者から必要とする公文書の内容等を詳しく聴取し、公文書名等を特定します。

イ　即日に公開することができるときは所要時間等を確認します。

(2)　公文書の内容の検討

所管課長は、請求に係る公文書に条例第7条各号に規定する非公開とする情報が記録されているかどうかについて検討します。また、下記に該当する場合はその手続きを取ります。

ア　条例第14条の規定により事案を移送するとき。

イ　条例第15条の規定により第三者に対して意見書の提出を求めるとき。

①　1件の公文書に多数の第三者情報が記録されているときは、必要な範囲の者に限って提出を求めます。

②　条例第15条第1項の規定を適用する場合、第三者情報が非公開情報に該当すること又は非公開情報に該当しないことが明らかであるときは、意見書提出の機会の付与は行いません。

③　意見の内容については、公開されたときの支障の有無及びその理由(個人のプライバシーの侵害に当たる、法人等の権利利益の侵害に当たるなど。)を具体的に記入してもらうようにします。

(3)　内部調整

所管課長は、公開等の決定を行うに当たっては、次のとおり内部調整を行います。

ア　市政情報課長との調整

所管課長は、請求に対する公開等の決定をしようとするときその他必要なときは、事前に市政情報課長と協議し、調整します。

イ　関係課長との調整

所管課長は、請求に係る情報の内容が所管課以外の課にも関係する場合は、必要に応じ関係課長と協議し、調整します。

ウ　調整委員会による調整

請求に対する公開等の決定の判断が特に困難な場合、公開等の決定の判断が他の先例となるような場合又は請求に係る情報が複数の課に関係し、当該課との調整が整わない場合は、所管課長は、市政情報課長に朝霞市情報公開・個人情報保護調整委員会の開催を依頼し、同委員会での調整を求めます。

(4)　公開請求に対する決定及びその決定通知

公文書の公開等の決定は、決定通知書により行います。

また、決定通知書は公文書1件につき1枚作成し、公文書ごとに決定を行います。

ア　公開等の決定権者

請求に対する公開等の決定は、実施機関が行います(条例第11条第1項)。具体的な決定(専決)権者は、朝霞市事務決裁規程(平成11年規程第3号)により、公開等の決定は課長の共通専決事項とされていますので、所管課の長が決定(専決)権者となります。

ただし、この専決区分は原則的なものであり、同規程第5条各号の事案等については、上司の決裁を受けることと定められていることに注意し、その状況に応じて対応します。

イ　決定期限

公開等の決定は、請求書の提出を受けた日から起算して15日以内にしなければなりません(条例第12条第1項)。この場合、請求のあった公文書を容易に検索することができ、問題なく公開の決定ができる場合には、所定の手続を迅速に処理し、可能な限り即日の公開を行うように努めます。

ウ　具体的な手続

所管課長は、上記(1)から(3)までの手続後、起案により公開等の決定の手続を行うものとします。起案文書には、次の④(ア)から(オ)に掲げる書類を添付し、決裁に当たっては、市政情報課長及び関係課長に合議します。

また、条例第12条第2項及び条例第13条の規定により決定期間を延長するときも同様とします。

①　市政情報課から請求書の送付を受け記載事項の確認等を行った上で、収受印を押し収受の手続をします。

②　所管課による所定の決裁が終了した後、市政情報課長合議を受けます。これは、実施機関が別であっても朝霞市としての統一性、整合性を図るために行います。

③　所管課には原則として請求者が通知されていないので、決定通知書等は請求者の欄を空欄にしたまま市政情報課へ渡します。

④　起案文書に添付する書類は次のものです。

(ア)　請求書(決定期間を延長する場合は、請求書の写し)

(イ)　決定通知書の案又は延長通知書の案

(ウ)　請求に係る公文書の写し(部分公開の決定をするときは、非公開とする部分を蛍光ペンでマスキングするなどして、非公開とする部分が分かるようにしてください。)

(エ)　第三者に対する意見照会を行ったときは、その意見書

(オ)　公文書公開請求等処理表、その他公開等の決定の参考となる資料

第5　決定等の手続

1　決定通知書等の記載要領

決定通知書等は、下記の要領で1文書につき1通を作成します。

(1)　公文書公開決定通知書(規則様式第2号)

ア　文書記号及び年月日

「文書記号」は、朝霞市文書規程(平成21年規程第2号)に基づいて記入してください。

また、「年月日」については、決定のあった日を記入してください。

イ　「公開する公文書の名称」欄

公開する公文書の名称を記入してください。

①　「公開の日時」欄

公開を実施する日時については、基本的に請求者が所管課に通知されていないので、市政情報課が請求者の希望を聞き、所管課へ連絡します。請求者が通知されている場合のみ所管課が電話等で請求者の希望を確認の上、所管課の事務執行上の都合を考慮して決定し、記入します。

なお、公文書を公開する旨の決定を行うに際して、第三者から公開に反対する旨の意見書の提出がある場合は、条例第15条第3項の規定による手続(当該第三者に対する通知と、公開に反対する意見書を提出した第三者が審査請求手続を講ずるのに相当な期間の設定。少なくとも2週間)を取り、日程を決定します。

②　「公開の場所」欄

原則として「市政情報課」又は「市政情報コーナー」と記入してください。

③　「求めることができる公開の実施の方法」欄

請求書の「求める公開の実施の方法」欄で希望した公開方法のうち実施できるものを記入します。

(2)　公文書部分公開決定通知書(規則様式第3号)

ア　「公開しない情報」欄

非公開とした部分の情報を具体的に記入します。

イ　「公開しない理由」欄

非公開とした部分の情報が条例第7条各号のいずれに該当するのかを明記し(複数の号に該当するときは、それぞれ該当する号を明記します。)、具体的かつ明確な理由を記入します。

なお、非公開にする部分を除くことによって請求者の求める情報(有意の情報)が記録されていないものとなるときは、部分公開ではなく非公開となります。

ウ　「公開しない情報を公開することができる期日」欄

条例第11条第3項の規定に基づき、非公開とした部分について公開又は部分公開することができる期日が決定日から1年以内に到来し、かつ、その期日を明示できるときはその期日を記入します。

(3)　公文書非公開決定通知書(規則様式第4号)

ア　「公開しない公文書の名称」欄

公開しない公文書の名称を記入してください。

イ　「公開しない理由」欄

請求に係る公文書が条例第7条の各号、条例第10条又は公文書不存在のいずれに該当するのか、その該当欄にチェックを付け、理由欄に具体的かつ明確な理由を記入します。

なお、公文書が不存在である場合もこの様式を使用し、決定をします。(存否応答拒否を理由に非公開決定をしたときは、審議会へ速やかに報告します。)

(4)　公文書公開決定等期間延長通知書(規則様式第5号)

ア　「公開又は非公開の決定を延長する公文書の名称」欄

請求書の「公開請求をする公文書の名称又は内容」欄に記載されている内容をそのまま又は公開する公文書の名称若しくは公開しない公文書の名称を記入してください。

イ　「延長前の期間」欄

公開請求があった日を始まりの日とし、その日から起算して15日目の日を終わりの日(決定期限日)として記入し、カッコ内は、基本的には「15日間」となりますが、決定期限の日が休日に当たるときはその翌日になりますので、曜日等を確認した上で正確に記入します。

ウ　「延長後の期間」欄

公開請求があった日を始まりの日に記入し、その日から起算して60日以内の期間で決定等にかかる必要最小限の日数を決め、決定期限としての終わりの日とその期間の日数を記入します。

エ　「延長の理由」欄

条例第12条第2項の規定に該当する具体的な理由を記入してください。

(5)　公文書公開決定等期間特例延長通知書(規則様式第6号)

ア　「朝霞市情報公開条例第13条を適用する理由」欄

公開決定等に係る具体的な公文書の量を明示し、正当な理由を記入します。

イ　「当該公文書の相当の部分について公開決定等をする期限」欄

請求のあった日から60日以内の最小限の期間で決定を行うことが可能な、相当の部分について公開決定を行う期限の日を記入します。

ウ　「残りの公文書について公開決定等をする期限」欄

残りの公文書について公開等を行うに当たって必要最小限の相当の期間を決め、その期限の日を記入します。

2　所管課の事務手続に係るその他の通知書等の記載方法

(1)　公文書公開請求事案移送通知書(規則様式第7号)

ア　「事案の移送を受けた実施機関」欄

事案の移送を受け、決定を行うこととなった実施機関の名称と担当課名等を記入します。

イ　「事案を移送した日」欄

双方の課等で調整がつき、公開請求書を渡した日を記入します。

ウ　「事案を移送した理由」欄

事案を移送する先の実施機関の判断に委ねた方が迅速かつ適切な処理が行われると判断される正当な理由を具体的に記入します。例えば、該当公文書が他の実施機関により作成されたもののとき又は該当公文書に他の実施機関の事務に密接に関連する情報が記録されているときなどです。

(2)　公文書公開決定等に係る意見照会書(規則様式第8号)

ア　提出期限欄

第三者が検討する期間を1週間以内とした上で照会書が到達するまでの日数を考慮し期限の日を記入します。できるだけ速やかに決定ができるよう第三者の協力を求めるようにします。なお、当該照会書には、切手を貼りあて先を記入した返信用封筒を同封します。

イ　「記録されている□□□に関する情報の内容」欄

□□□には、当該第三者を記入します。例えば個人の名称や会社名など、あて先の名称と同一になります。内容欄には第三者情報の内容を整理し、簡潔に記載します。

また、このとき当該第三者が当該情報を実施機関が保有していることを知らない場合もあるので、照会後具体的な説明を求められたときにはこれに対応します。

ウ　「朝霞市情報公開条例第15条第2項第1号又は第2号の規定の適用の区分及び当該規定を適用する理由」欄

条例第15条第2項の第1号又は第2号のいずれに該当しているか、またその規定を適用する理由を具体的に記載します。

エ　「意見書の提出先」欄

決定を行う実施機関の住所及び所管課を記入します。

(3)　公文書公開決定に係る通知書(規則様式第9号)

ア　「公開決定をした理由」欄

①　条例第15条第1項の規定により任意的に機会の付与をした場合は、当該第三者情報が条例第7条各号に規定する非公開情報に該当しない理由を具体的かつ明確に記入します。

②　条例第15条第2項各号の規定により義務的付与をした場合は、当該第三者情報が条例第7条第2号イ、同条第3号又は条例第9条のいずれの規定に該当することにより公開しようとしているのかを明示し、その理由を具体的かつ明確に記入します。

そのときは、すでに公開に反対する意見書が提出され争点が絞られていることを十分考慮し、当該第三者の理解が得られるように記載します。

イ　「公開を実施する日」欄

公開に反対の意見を表明している第三者が審査請求をできる機会を損ねないよう、公開決定日と公開実施日との間に少なくとも2週間の期間を置き公開を実施する日を設定します(条例第15条第3項)。

また、この間に当該第三者から審査請求書が提出されたときは、審査請求に係る裁決に至るまで公開の実施を停止します(条例第20条第2項)。この場合、公文書公開停止通知書(様式第3号)により請求者に通知するとともに、当該第三者には請求者が特定される部分をマスキングした当該通知書の写し(写しの表示をします。)を送付します。

(4)　公文書公開日時変更通知書(規則様式第11号)

請求者等が決定通知書を受領したのち、正当な理由をもって日時の変更を申し出たとして公開日時を変更したときは、この書式により通知します。

ア　「変更前の公開の日時」欄

決定通知書に記載された公開の日時を記入します。

イ　「変更後の公開の日時」欄

請求者と調整の上、日時を決定し記入します。

(5)　公文書公開申出に対する通知書(規則様式第15号)

公文書公開決定通知書(規則様式第2号)、公文書部分公開決定通知書(規則様式第3号)又は公文書非公開決定通知書(規則様式第4号)に準じて記載します。このとき、該当のない欄は斜線を引きます。

(6)　朝霞市情報公開・個人情報保護審査会諮問通知書(規則様式第16号)

審査請求書が提出され、実施機関が朝霞市情報公開・個人情報保護審査会に諮問したときに、審査請求人等に対して諮問したことを通知します。

ア　「審査請求の内容」欄

審査請求人が取り消しを求めている処分の内容を簡潔に記入します。

イ　「審査請求があった日」欄

審査請求書を実施機関が受け付けた日を記入します。

ウ　「諮問をした日」欄

当該実施機関が朝霞市情報公開・個人情報保護審査会に諮問をした日を記入します。

3　請求者による申出書等の記載要領

(1)　公文書公開実施方法申出書(規則様式第10号)

請求者が公開請求書の「求める公開の実施の方法」欄で選択した公開の実施の方法を変更したいとき又は実施機関が請求者が選択した公開の実施の方法で公開することができず、公開の実施の方法を変更してもらわなくてはならないときは、この書式により変更してもらいます。

ア　「求める公開の実施の方法」欄

公文書公開決定通知書又は公文書部分公開決定通知書の「求めることができる公開の実施の方法」から選択し、その方法を記入してもらいます。

イ　「朝霞市情報公開条例第11条第1項の規定による通知を受領した日」欄

請求者が実際に決定通知書を受領した日を記入してもらいます。受領の日の翌日から30日以内に提出されたものかどうか確認します。

(2)　公文書再公開申出書(規則様式第12号)

公開を受けた公文書が大量で1日で閲覧等が終了しない場合、又は1度目の公開の方法とは別の公開の方法により公開を受けたい場合、請求者は最初の公開実施日の翌日から起算して30日以内にこの書式により申し出ます。

ア　「最初に公開を受けた日」欄

1度目の公開実施日を記入します。

イ　「希望する公開の日時」欄

請求者の希望する日時を記入します。このとき申出の日から余り時間を置かずに再公開が行えるよう協力を求めます。また、決定が部分公開であった場合は、決定があったことを知った日の翌日から起算して3か月以内でないと審査請求ができないことを再度伝え、確認します。

ウ　「求める公開の実施の方法」欄

公文書公開決定通知書の「求めることができる公開の実施の方法」から選択し、その方法を記入してもらいます(1度公開を受けた部分の再公開を申し出る場合は、1度目と同じ公開の方法によることはできません。)。

(3)　公文書公開申出書(規則様式第13号)

条例第5条に規定するもの以外のものが公文書の公開を請求するとき、規則様式第1号の記載方法に準じて記入します。《第4―1―(6)参照》

(4)　費用負担に係る申出書(規則様式第14号)

規則第11条第3項又は4項の各号に該当し費用を徴収しないことを希望する場合は、請求者は請求書の提出時にこの申出書により申し出ます。

ア　「徴収しない理由」欄

該当する番号の□に「レ」を記入し、第3項第2号に該当するときは「□書類の提示」欄の□に「レ」を付け、特別の理由があることを証明する書類等(具体的には、生活保護受給者は福祉事務所の発行する受給を証明する旨の書類、罹災者は、罹災証明の写しなどとなります。)を提示します。

イ　「提示書類」欄

請求者が提示した書類の名称や内容を記載します。

ウ　「備考」欄

営利を目的としないという確認をしたことを記入します。

また、第3項第2号に該当し書類の提示ができない場合で、市政情報課職員が本人の了解を得て関係機関等に確認を取ったとき又はその他具体的な理由や確認事項を記入するときなどはこの欄に記入します。

第6　公開の実施

1　公開の実施の準備

(1)　決定内容の通知

所管課長は、公開等の決定をしたとき又は公開等の決定期間を延長するときは、決定通知書又は延長通知書により請求者に対し、速やかに当該決定の内容を通知します。このとき、原則として所管課には請求者は知らされていないので、請求者欄を空欄にした決定通知書に公印を押印し、その写しを1部保管した上で原本を市政情報課に渡し、市政情報課が請求者あてに通知書を送付します。市政情報課は公印の押印を確認した後、決定通知書又は延長通知書にあて先(請求者)を記入した上で写しをとり、原本を簡易書留等により請求者に送付し、写しを保管します。

(2)　公開の準備等

所管課長は、公文書を公開する旨の決定又は部分公開する旨の決定の通知を行った場合には、請求者に通知した日時、場所において滞りなく公文書の公開を実施できるように、次の「ア」から「エ」までの準備を行うものとします。

ア　閲覧による公開を行う場合の準備

公文書の原本を直接閲覧に供する場合に、次に掲げる支障を生じるおそれがあると認めるときは、当該公文書の写しを用意しておくものとします。

①　公文書の汚損又は破損

②　公文書を公開することによる日常業務の停滞

イ　写しの交付による公開を行う場合の準備

写しの交付による公開の場合は、あらかじめ当該情報が記録された公文書の写しを作成して用意しておきます。この場合の写しの作成は、原則として庁内のコピー機により行いますが、技術的に困難なもの等の場合の写しの作成は、外部委託により行います。

なお、写しの交付部数は、規則第6条第6項の規定により、請求に係る情報1件の請求につき1部とし、当該写しの余白又は別紙に「朝霞市情報公開制度による公文書の写し」と表示します。

また、複写は原則として片面とし、縮小、拡大等は行いません。

ウ　写しの送付を行う場合の準備

請求者が写しの送付(郵送)を希望している場合は、速やかに写しを作成し市政情報課長に送付します。

エ　部分公開を行う場合の準備

部分公開を行うときは、次のとおり準備します。

①　公開できる部分と非公開とする部分とが別ページに記載されている場合は、非公開とする部分のページを取り外す、袋をかける等の方法により区分しておきます。

②　公開できる部分と非公開とする部分とが同一ページに記載されている場合は、該当するページの全部を複写した上で、非公開とする部分を黒く塗りつぶし、それを再度複写したものを用意します。

③　請求対象部分と請求対象外部分(公開を請求されていない部分をいう。以下同じ。)とが同じページに記録されているときは、請求対象外部分を覆い隠して複写(白抜き)した、閲覧用のものを作成します。ただし、請求対象外部分であっても当然に公開ができるとの判断が容易にできる情報であれば、口頭により対象外である旨を示すのみで、特に作業することなくそのまま公開します。

オ　公開の日時の変更について連絡を受けた場合の取扱い

請求者から指定した日時に公開を受けることができない旨の連絡を受け、規則第8条第1項の規定に該当すると認めたときは、同条第2項の規定を踏まえ請求者の都合のよい別の日を指定し、公文書公開日時変更通知書(規則様式第11号)により通知します。

2　公開の実施

(1)　請求者の確認及び所管課への連絡

市政情報課職員は、公文書の公開を受けるために来庁したものに対し、公文書公開決定通知書又は公文書部分公開決定通知書の提示を求めることにより請求者の確認を行います。この場合来庁したものが当該決定通知書を持参しなかったときは、自動車運転免許証等請求者本人であることの確認が可能な書類の提示を求めます。請求者の確認を行い、請求者が所管課の立会いに同意しているときは、直ちに所管課長に連絡し、請求者が来庁したことを伝えます。

なお、公文書の公開は、原則として請求者本人に対して行うものですが、代理人が公開を受けることも認め、この場合には、原則として委任状の提出を求めます。

(2)　公文書の持参及び立会い

所管課長(所管課職員)は公開の当日、公開の予定されている日時までに請求に係る情報が記録された公文書を市政情報課に持参し、また請求者の同意があるときは公開の実施に立ち会います。ただし、所管課が持参に時間を要するときは、あらかじめ所管課職員が当該公文書を市政情報課に持参し、場合により待機しているようにします。

所管課職員は、請求者の求めに応じて公開の実施に立ち会い必要な説明を行いますが、請求者が当該公文書の写しの交付のみを請求している場合であって、当該情報の内容の理解が容易で説明を要しないと判断されるときは、当該公文書の写しをあらかじめ市政情報課に送付しておき、公開の実施には立ち会わないこともあります。

(3)　公開の実施

市政情報課職員は、請求者に対し速やかに当該公文書を閲覧できるようにし、又はその写しを交付します。この場合において、当該公文書の閲覧を受けるものは、公文書を汚損し又は破損することがないよう丁寧に取り扱わなければなりませんので、市政情報課職員は、公開の実施中にこれに違反し又は違反するおそれのあるものに対しては、規則第9条の規定により当該公文書の閲覧を中止し又は禁止することを命じます。

また、公文書の閲覧において、デジタルカメラ等での公文書の撮影の許可を求められた場合は、平成17年4月28日総管第13号総務省行政管理局長通知の趣旨を踏まえ、庁舎管理上の問題等が発生しない限り、許可することとします。

なお、公開を実施する場合には、次に掲げる事項に注意します。

ア　閲覧の後に写しの交付

当初の請求が閲覧のみであった場合で、閲覧の後に写しの交付の追加請求があったときは、当初から写しの交付の請求があったものとみなして、請求書の必要項目に「レ」を追加し、写しを交付します。

イ　写しの送付

請求者が、写しの送付(郵送)を希望している場合には、次の手順により行います。

①　請求者に対して、電話等により写しの交付に要する費用及び写しの送付(郵送)に要する費用について説明を行い、市が送付する請求書兼領収済通知書により金融機関で納付してもらうこと、その領収印のある当該請求書兼領収済通知書又はそのコピーと写しの送付に要する郵送料分の切手を市政情報課あてに送付してもらうことを伝えます。

(速達を希望するときはその料金も伝えます。)

②　請求者から①が送付された場合は、所管課長から送付された写しに請求者から送付された領収証等を添えて、速やかに請求者に郵送します。

ウ　審査請求ができることの説明

部分公開により公文書の公開を実施した場合には、行政不服審査法(平成26年法律第68号)に基づく審査請求ができることを説明します。

(4)　費用の徴収

条例第19条の規定により公文書の閲覧に要する費用は、無料ですが、同条第2項の規定による写しの交付であるときは、規則第11条第3項及び第4項の規定に該当するものを除き、写しの交付に要する費用は請求者の負担となります。この場合、当該写しを交付する際に規則第11条第1項別表に規定する金額を徴収し、領収書を発行します。

3　任意的公開に係る事務

条例第18条第1項に規定する公文書の公開の申出(任意的公開)に係る事務については、公開請求(義務的公開)に準じて行いますが、公文書が不存在のときは申出書の受付は行いません。

なお、公文書の公開等に対する通知は、公文書公開申出に対する通知書(規則様式第15号)により通知します。

第7　審査請求に関する事務

1　条例による処分等に対する審査請求

この条例の規定による処分及び不作為についての審査請求は、次の場合が考えられます。

(1)　公文書を公開しない旨の決定又は公文書を部分公開する旨の決定に対する請求者からの審査請求

(2)　条例第10条の規定による公文書の存否を明らかにしないで公開請求を拒否する旨の決定に対する請求者からの審査請求

(3)　公文書を公開する旨の決定又は公文書を部分公開する旨の決定に対する第三者からの審査請求

(4)　不作為(条例第12条に規定する期間内に決定を行わなかった場合)に対する請求者からの審査請求

2　審査請求の窓口

審査請求は、公開等の決定を行った実施機関に審査請求書を提出することにより行われます。提出先については、各実施機関で、審査請求の庶務を担当する課で受け付けます。

また、条例第20条第2項の規定による審査請求(第三者からの審査請求)があったときは、所管課は公開の実施を停止し、請求者に対し公文書公開停止通知書(様式第3号)を速やかに送付します。

3　審査会への諮問

審査請求に対する裁決をすべき実施機関(以下「諮問庁」という。)は、審査請求書を受理し、収受の手続をした上で、当該審査請求を不適法であることを理由として却下するとき又は、諮問庁が再検討の結果、審査請求人の主張を受け入れ、部分公開決定又は非公開決定をした公文書を公開する場合(第三者に関する情報が公開されることとなる場合は、第三者保護に関する手続が必要)を除き、行政不服審査法に基づく審理手続等を経た後、全て審査会に諮問します。

諮問は、諮問書(朝霞市情報公開・個人情報保護審査会審査要領書式例第1号)に次に掲げる書類(実施機関が保有しているものに限る。)を添付して市政情報課長に依頼します。

また、諮問をしたときは、条例第21条の規定に基づき、審査請求人等に対して諮問した旨の通知(規則様式第16号)をします。

(1)　裁決書の案

(2)　審理員意見書の写し

(3)　事件記録(行政不服審査法第41条第3項の「事件記録」をいう。)の写し

(4)　決定通知書の写し

(5)　請求の対象となった情報が記録されている公文書の写し

(6)　その他必要な資料

4　審査過程における対応

(1)　諮問庁の対応

ア　審査会への対象公文書の提出(インカメラ審理への対応)

諮問庁は、朝霞市情報公開・個人情報保護審査会条例(以下「審査会条例」という。)第6条第1項の規定に基づき、審査会から決定に係る公文書の提示を求められたときは、当該公文書を提示します。このとき、審査会の了承があればその写しをもって提示することができます。

イ　審査会への資料の提出(ヴォーン・インデックスの作成)

諮問庁は、審査会条例第6条第3項の規定に基づく資料(審査会の指定する方法により分類又は整理した資料：ヴォーンインデックス資料)の提出を求められたときは、その資料を作成し提出します。このほか、同条例第10条の規定により行政不服審査法(平成28年法律第68号)第81条第3項において準用する同法第74条の規定に基づき主張書面又は資料の提出及び意見の陳述又は鑑定を求められたときは、これに応じます。

(2)　市政情報課における対応

審査会の事務は、審査会事務局として市政情報課職員が行います。審査会事務局は、審査過程においては審査会、諮問庁及び審査請求人に対する事務連絡等の事務を担当し、また審査会の会議録を作成します。

5　審査請求に対する裁決

諮問庁は、審査会から答申を受けたときは、その答申を尊重して当該審査請求に対する裁決を行わなければなりません。裁決手続は、起案文書により行い、裁決書の案及び審査会からの答申書を起案文書に添付します。決裁は、朝霞市事務決裁規程の定めるところにより行うものですが、決裁に当たっては、市政情報課長に合議します。

第8　情報公表制度

条例第24項第1項の規定に基づき情報公表をする事務については、次のとおり行います。

(1)　公表の時期

条例第24条第1項第1号、第2号及び第3号の規定に該当するものについては、その情報の発生の都度行い、第4号及び第5号についてはその公表事業を所管する主務課(課に相当する組織を含む。)において定めておきます。

(2)　公表の実施者

公表する事務事業を所管する主務課の長が行います。

(3)　公表の方法

条例第24条第3項の規定に基づき実施機関が定めます。また、公表したことを広報等で市民に対し周知するようにします。公表情報を市の窓口で閲覧に供する場合のおおよその事務手続は次のとおりです。

ア　供覧場所

原則として、事務事業の主務課及び市政情報コーナー

イ　供覧期間

原則として、公表を開始したときから1年間

ウ　事務処理の方法

事務事業の主務課の長は、公表情報が記録された公文書の原本又は写しを窓口に備え付け、閲覧できるようにしておきます。

また、市政情報コーナーに当該公文書の写しを1部送付し、閲覧できるようにしておきます。

第9　出資法人等の情報公開

条例第25条に規定する出資法人等の情報公開については、規則第14条の各号に掲げる基準に該当する出資法人等を所管する課等が、当該出資法人等に要綱の基本マニュアルを示し、独自の要綱を定めるように指導をします。

また、当該出資法人等の概要、役員名簿、事業報告・決算書、事業計画・予算書及び定款は、情報の提供に積極的に努めるよう指導します。

第10　その他

1　公文書公開請求等処理表(様式第2号)の記載

所管課は、市政情報課から送付を受けた公文書公開請求等処理表に随時処理状況を記載し、公開事務終了後、その写しを市政情報課へ送付します。

2　公開請求に係る公文書の保全

所管課は、公文書の部分公開又は非公開を決定したときは、当該保存文書の保存期間が満了した場合であっても、審査請求期間(処分があったことを知った日の翌日から3か月)又は取消訴訟の出訴期間(処分があったことを知った日の翌日から6か月)が経過するまで当該公文書を廃棄せず保全します。

また、審査請求又は訴訟が提起されたときは、裁決又は判決が確定するまで当該公文書を廃棄せず保全します。