朝霞市個人情報の取扱いに関する管理要領

（目的）

第1条　この要領は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「個人情報保護法」という。)の施行に関し、朝霞市個人情報の安全管理に関する基本方針(令和5年3月策定)を踏まえ、市長が組織として個人情報の適正な取扱いの確保に取り組むための基本的事項を定め、保有個人情報の漏えい、滅失、毀損(以下「情報漏えい等」という。)を防止し、適正な管理を図ることを目的とする。

（定義）

第2条　この要領における用語の定義は、個人情報保護法の定めるところによる。

（総括保護管理者）

第3条　本市に、総括個人情報保護管理者(以下「総括保護管理者」という。)を置く。

2　総括保護管理者は、副市長をもって充てる。

3　総括保護管理者は、本市における保有個人情報の管理に関する事務を総括する任に当たる。

（保護管理者）

第4条　各課室等に、個人情報保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置く。

2　保護管理者は、各課室等の長をもって充てる。

3　保護管理者は、各課室等における保有個人情報の適切な管理を確保する任に当たる。

4　保護管理者は、保有個人情報を情報システムで取り扱う場合、当該情報システムの管理者と連携して、その任に当たる。

5　保護管理者は、個人情報が適正に取り扱われるよう、職員(会計年度任用職員及び臨時的任用職員を含む。以下同じ。)に対して必要かつ適切な監督を行う。

（保護担当者）

第5条　各課室等に、個人情報保護担当者(以下「保護担当者」という。)を置く。

2　保護担当者は、保護管理者が指定する者をもって充てる。

3　保護担当者は、保護管理者を補佐し、各課室等における保有個人情報の管理に関する事務を担当する。

（監査責任者）

第6条　本市に、監査責任者を置く。

2　監査責任者は、市長公室長をもって充てる。

3　監査責任者は、本市における保有個人情報の管理の状況について監査する任に当たる。

（教育研修）

第7条　総括保護管理者は、個人情報を取り扱う職員に対し、個人情報の取扱いについて理解を深め、個人情報の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行う。

2　総括保護管理者は、保護管理者及び保護担当者に対し、課室等の現場における保有個人情報の適切な管理のための教育研修を定期的に実施する。

3　総括保護管理者は、保有個人情報を取り扱う情報システムの管理に関する事務に従事する職員に対し、保有個人情報の適切な管理のため、情報システムの管理、運用及びセキュリティ対策に関して必要な教育研修を行う。

4　保護管理者は、保有個人情報を取り扱う職員に対し、保有個人情報の適切な管理のため、総括保護管理者の実施する教育研修への参加の機会を付与する等の必要な措置を講ずる。

5　保護管理者は、会計年度任用職員及び臨時的任用職員の任用に当たっては、個人情報の取扱い、遵守事項及び守秘義務について研修を行い、確認を得るものとする。

（職員の責務）

第8条　職員は、個人情報保護法の趣旨に則り、関連する法令及び朝霞市情報セキュリティポリシー等の各種規定並びに総括保護管理者、保護管理者及び保護担当者の指示に従い、保有個人情報を取り扱わなければならない。

（アクセス制限）

第9条　保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報にアクセスする権限を有する職員の範囲と権限の内容を、当該職員が業務を行う上で必要最小限の範囲に限る。

2　アクセス権限を有しない職員は、保有個人情報にアクセスしてはならない。

3　職員は、アクセス権限を有する場合であっても、業務上の目的以外の目的で保有個人情報にアクセスしてはならず、アクセスは必要最小限としなければならない。

（複製等の制限）

第10条　職員が業務上の目的で保有個人情報を取り扱う場合であっても、保護管理者は、次に掲げる行為については、当該保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該行為を行うことができる場合を必要最小限に限定し、職員は、保護管理者の指示に従い行うものとする。

　(1)　保有個人情報の複製

　(2)　保有個人情報の送信

　(3)　保有個人情報が記録されている媒体の外部への送付又は持出し

　(4)　その他保有個人情報の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為

（誤りの訂正等）

第11条　職員は、保有個人情報の内容に誤り等を発見した場合には、保護管理者の指示に従い、訂正等を行うものとする。

（情報漏えい等の防止）

第12条　保有個人情報をインターネット等により外部に送信する場合の情報漏えい等の防止については、朝霞市情報セキュリティ対策基準第3章情報資産の分類及び管理及び第5章物理的セキュリティの規定を準用する。

2　機器、電磁的記録媒体、書類等を持出しする場合の情報漏えい等の防止については、朝霞市情報セキュリティ対策基準第3章情報資産の分類及び管理及び第6章人的セキュリティの規定を準用する。

（媒体の管理等）

第13条　職員は、保護管理者の指示に従い、保有個人情報が記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに、保管場所への施錠等の情報漏えい等を防止するための措置を講ずるものとする。

2　前項に規定するもののほか、保有個人情報が記録されている媒体の盗難等の防止については、朝霞市情報セキュリティ対策基準第5章物理的セキュリティの規定を準用する。

（誤送付等の防止）

第14条　職員は、保有個人情報を含む電磁的記録又は媒体の誤送信・誤送付、誤交付又はウェブサイト等への誤掲載を防止するため、個別の事務・事業において取り扱う個人情報の秘匿性等その内容に応じ、複数の職員による確認やチェックリストの活用等の必要な措置を講ずるものとする。

（廃棄等）

第15条　保有個人情報が記録されている機器、電磁的記録媒体、書類等の廃棄及び返却については、朝霞市情報セキュリティ対策基準第3章情報資産の分類及び管理の規定を準用する。

（取扱状況の記録）

第16条　保有個人情報における取扱状況の記録の作成については、朝霞市情報セキュリティ対策基準第3章情報資産の分類及び管理及び第7章技術的セキュリティの規定を準用する。

（外的環境の把握）

第17条　保有個人情報が、外国(民間事業者が提供するクラウドサービスを利用する場合においてはクラウドサービス提供事業者が所在する外国及び個人データが保存されるサーバが所在する外国が該当する。)において取り扱われる場合、当該外国の個人情報の保護に関する制度等を把握した上で、保有個人情報の安全管理のために必要かつ適切な措置を講じなければならない。

（アクセス制御）

第18条　保有個人情報(情報システムで取り扱うものに限る。以下第26条を除き、この章及び次章において同じ。)へのアクセス制御については朝霞市情報セキュリティ対策基準第7章技術的セキュリティの規定を準用する。

（アクセス者の識別と認証）

第19条　保有個人情報へのアクセス者の識別と認証については、朝霞市情報セキュリティ対策基準第7章技術的セキュリティの規定を準用する。

（アクセス状況の監視）

第20条　保有個人情報へのアクセス状況の監視については、朝霞市情報セキュリティ対策基準第7章技術的セキュリティの規定を準用する。

（管理者権限の設定）

第21条　情報システムの管理者権限等の特権の付与及びその管理については、朝霞市情報セキュリティ対策基準第7章技術的セキュリティの規定を準用する。

（外部からの不正アクセス等の防止）

第22条　保有個人情報における外部からの不正アクセス等の防止については、朝霞市情報セキュリティ対策基準第7章技術的セキュリティの規定を準用する。この場合において、朝霞市情報セキュリティ対策基準第7章中「情報管理責任者」とあるものは「保護管理者」と読み替えるものとする。

（不正プログラムによる情報漏えい等の防止）

第23条　保有個人情報における外部からの不正アクセス等の防止については、朝霞市情報セキュリティ対策基準第7章技術的セキュリティの規定を準用する。この場合において、朝霞市情報セキュリティ対策基準第7章中「情報管理責任者」とあるものは「保護管理者」と読み替えるものとする。

（情報システムにおける保有個人情報の処理）

第24条　職員は、保有個人情報について、一時的に加工等の処理を行うため複製を行う場合には、その対象を必要最小限とし、処理終了後は不要となった情報を速やかに消去するものとする。保護管理者は、当該保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、随時、消去等の実施状況を重点的に確認するものとする。

（暗号化）

第25条　保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、その暗号化のために必要な措置を講ずるものとする。職員は、これを踏まえ、その処理する保有個人情報について、当該保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、適切に暗号化を行うものとする。

（記録機能を有する機器・媒体の接続制限）

第26条　スマートフォン、USBメモリ等の記録機能を有する機器・媒体の情報システム端末等への接続の制限(当該機器の更新への対応を含む。)等については朝霞市情報セキュリティ対策基準第5章物理的セキュリティの規定を準用する。この場合において、朝霞市情報セキュリティ対策基準第5章中「情報管理責任者」とあるものは「保護管理者」と読み替えるものとする。

（端末の限定）

第27条　保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、その処理を行う端末を限定するために必要な措置を講ずるものとする。

（端末の盗難防止等）

第28条　端末の盗難又は紛失の防止のための措置については、朝霞市情報セキュリティ対策基準第5章物理的セキュリティ及び第6章人的セキュリティの規定を準用する。この場合において、朝霞市情報セキュリティ対策基準第6章中「情報管理責任者」とあるものは「保護管理者」と読み替えるものとする。

（第三者の閲覧防止）

第29条　机上の端末の管理については、朝霞市情報セキュリティ対策基準第6章人的セキュリティの規定を準用する。

（入力情報の照合等）

第30条　職員は、情報システムで取り扱う保有個人情報の重要度に応じて、入力原票と入力内容との照合、処理前後の当該保有個人情報の内容の確認、既存の保有個人情報との照合等を行うものとする。

（バックアップ）

第31条　所管するサーバ等に記録された保有個人情報のバックアップについては、朝霞市情報セキュリティ対策基準第7章技術的セキュリティの規定を準用する。

（情報システム仕様書等の管理）

第32条　保有個人情報に係る情報システムの仕様書等の管理については、朝霞市情報セキュリティ対策基準第7章技術的セキュリティの規定を準用する。

（マシン室等の管理）

第33条　ネットワークの基幹機器及び保有個人情報を取り扱う情報システムを設置し、当該機器等の管理及び運用を行うためのマシン室等並びに電磁的記録媒体の保管庫の入退室管理等については、朝霞市情報セキュリティ対策基準第5章物理的セキュリティの規定を準用する。この場合において、朝霞市情報セキュリティ対策基準第5章中「情報管理責任者」とあるものは「保護管理者」と読み替えるものとする。

（保有個人情報の提供）

第34条　保護管理者は、個人情報保護法第69条第2項第3号及び第4号の規定に基づき行政機関等以外の者に保有個人情報を提供する場合には、個人情報保護法第70条の規定に基づき、原則として、提供先における利用目的、利用する業務の根拠法令、利用する記録範囲及び記録項目、利用形態等について提供先との間で書面を取り交わすものとする。

2　保護管理者は、個人情報保護法第69条第2項第3号及び第4号の規定に基づき行政機関等以外の者に保有個人情報を提供する場合には、個人情報保護法第70条の規定に基づき、安全確保の措置を要求するとともに、必要があると認めるときは、提供前又は随時に実地の調査等を行うことにより当該措置状況を確認してその結果を記録するとともに、改善要求等の措置を講ずるものとする。

3　保護管理者は、個人情報保護法第69条第2項第3号の規定に基づき他の行政機関等に保有個人情報を提供する場合において、必要があると認めるときは、個人情報保護法第70条の規定に基づき、前2項に規定する措置を講ずるものとする。

（業務の発注等）

第35条　個人情報の取扱いに係る業務を外部に発注等する場合には、個人情報の適切な管理を行う能力を有しない者を選定することがないよう、必要な措置を講ずるものとする。また、契約書に、次に掲げる事項を明記するとともに、受注者における責任者及び業務従事者の管理体制及び実施体制、個人情報の管理の状況についての検査に関する事項等の必要な事項について書面で確認するものとする。

　(1)　個人情報に関する秘密保持、利用目的以外の目的のための利用の禁止等の義務

　(2)　再発注(再受注者が受注者の子会社(会社法(平成17年法律第86号)第2条第3号に規定する子会社をいう。)である場合も含む。本号及び第4項において同じ。)の制限又は事前承認等再発注に係る条件に関する事項

　(3)　個人情報の複製等の制限に関する事項

　(4)　個人情報の安全管理措置に関する事項

　(5)　情報漏えい等の事案の発生時における対応に関する事項

　(6)　発注業務終了時における個人情報の消去及び媒体の返却に関する事項

　(7)　法令及び契約に違反した場合における契約解除、損害賠償責任その他必要な事項

　(8)　受注者における個人情報の取扱状況を把握するための定期的報告や検査等に関する事項

2　保有個人情報の取扱いに係る業務を外部に発注する場合に提供する保有個人情報の範囲は、発注する業務内容に照らして必要最小限でなければならない。

3　個人情報の取扱いに係る業務を外部に発注等する場合には、発注する業務に係る個人情報の秘匿性等その内容やその量等に応じて、受注者における責任者及び業務従事者の作業の管理体制及び実施体制や個人情報の管理の状況について、契約期間中に検査を行うものとする。

4　受注者において、個人情報の取扱いに係る業務が再発注される場合には、受注者に第1項の措置を講じさせるとともに、再発注される業務に係る個人情報の秘匿性等その内容に応じて、受注者を通じて又は発注者自らが前項の措置を講ずるものとする。個人情報の取扱いに係る業務について再受注者が再々発注を行う場合以降も同様とする。

5　保有個人情報を提供し、又は業務を発注する場合には、情報漏えい等による被害発生のリスクを低減する観点から、提供先の利用目的、発注する業務の内容、保有個人情報の秘匿性等その内容などを考慮し、必要に応じ、特定の個人を識別することができる記載の全部若しくは一部を削除し、又は別の記号等に置き換える等の措置を講ずるものとする。

（サイバーセキュリティに関する対策の基準等）

第36条　個人情報を取り扱い、又は情報システムを構築し、若しくは利用するに当たっては、サイバーセキュリティ基本法(平成26年法律第104号)に掲げられたサイバーセキュリティに関する対策の基準等を参考として、取り扱う保有個人情報の性質等に照らして適正なサイバーセキュリティの水準を確保する。

（事案の報告及び再発防止措置）

第37条　情報漏えい等、安全管理の上で問題となる事案の発生又は発生のおそれを認識した場合の対応については、朝霞市情報セキュリティ対策基準第6章人的セキュリティの規定を準用する。

2　保護管理者は、前項に規定する事案の発生又は発生のおそれを認識した場合には、速やかに市政情報課長に報告するものとする。

（法に基づく報告及び通知）

第38条　情報漏えい等が生じた場合であって個人情報保護法第68条第1項の規定による個人情報保護委員会への報告及び同条第2項の規定による本人への通知を要する場合には、前条で定める事項と並行して、速やかに所定の手続を行うとともに、個人情報保護委員会による事案の把握等に協力する。

（公表等）

第39条　個人情報保護法第68条第1項の規定による個人情報保護委員会への報告及び同条第2項の規定による本人への通知を要しない場合であっても、事案の内容、影響等に応じて、事実関係及び再発防止策の公表、当該事案に係る保有個人情報の本人への対応等の措置を講ずるものとする。

（監査）

第40条　監査責任者は、保有個人情報の管理の状況について、定期又は随時に監査を行い、その結果を総括保護管理者に報告する。

（点検）

第41条　保護管理者は、保有個人情報の記録媒体、処理経路、保管方法等について、定期及び必要に応じ随時に点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を総括保護管理者に報告するものとする。

（評価及び見直し）

第42条　総括保護管理者、保護管理者等は、監査又は点検の結果等を踏まえ、実効性等の観点から保有個人情報の適切な管理のための措置について評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を講ずるものとする。

（細則）

第43条　この要領に定めるもののほか、この要領の実施のための手続その他について必要な事項は、別に定める。