朝霞市個人情報取扱管理簿作成要領

この要領が定めていること（本文）

第1　趣旨

この要領は、朝霞市が行う個人情報取扱管理簿の作成について、必要な事項を定めたものです。

個人情報取扱管理簿は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「法」という。)の主旨に基づき、市で保有する個人情報の項目や、利用、提供等の取扱状況を把握するため作成するものです。

第2　基本事項

運用は下記のとおり行うものとします。

(1)　個人情報の保有について

個人情報は、条例を含む法令で定める所掌事務、又は業務の遂行に必要な限度でのみ保有することができます。また、個人情報を保有するに当たっては、利用目的をできる限り特定しなければなりません。

個人情報が保有される個人の範囲及び個人情報の内容は、利用目的に照らして必要最小限のものでなければなりません。

(2)　個人情報の利用目的の明示について

原則として、本人から直接書面で個人情報を取得する場合は、あらかじめ利用目的を明示しなければなりません。利用目的の明示の方法としては、申請書等の様式にあらかじめ記載しておくなどのほか、窓口における掲示や口頭による方法が考えられますが、本人が利用目的を認識することができるよう、適切な方法により行うことが必要です。

(3)　個人情報の目的外利用及び提供について

原則として、利用目的以外の目的で、個人情報を利用又は提供することはできません。

例外として、「本人の同意があるとき、又は本人に提供するとき」や、「法令の定める事務又は業務の遂行に必要な限度で保有個人情報を内部で利用する場合であって、当該個人情報を利用することについて相当な理由があるとき」、「他の地方公共団体等に保有個人情報を提供する場合で、相当の理由があるとき」などは、目的外利用又は提供が可能となります。

第3　個人情報取扱管理簿等

1　個人情報取扱管理簿

朝霞市総合計画実施計画の事務事業において、個人情報を取り扱う場合に、個人情報取扱管理簿を作成します。

個人情報管理簿は、市で取り扱う個人情報を明確に把握し、より慎重かつ責任ある取扱いを確保するために作成するものであり、記載内容はできるだけ具体的に、かつ、わかりやすいものとしなくてはなりません。

2　個人情報取扱管理簿の作成の単位

(1)　原則的な単位

個人情報取扱管理簿の作成の単位は、朝霞市総合計画の実施計画の事務事業ごとに設定します。一つの事務事業において複数の利用目的がある場合は、利用目的ごとに内容を記載します。

(2)　単位に関する例外的な取扱い

同一事務事業の処理の過程において複数の課を経由する場合で、個人情報の処理記録が残らない経由課については、その事務に関して個人情報個人情報取扱管理簿の作成は要しません。

3　個人情報取扱管理簿の作成の時期

事務事業において、新たに個人情報を収集及び保有並びに利用等するに至ったときは、直ちに、個人情報取扱管理簿を作成しなければなりません。

個人情報取扱管理簿の作成後に記載する事項に変更が生じたときは、遅滞なく、当該個人情報取扱管理簿を修正します。

個人情報取扱管理簿に記載した個人情報の取扱いをやめたときは、遅滞なく、個人情報取扱管理簿を削除します。

第4　個人情報取扱届出書及び個人情報管理簿の提出

以下の事項に該当するときは、個人情報取扱管理簿届出書(様式第1号)及び個人情報取扱管理簿(様式第2号)を市政情報課長に提出するものとします。

(1)　新たに個人情報を収集及び保有並びに利用等するに至ったとき。

(2)　個人情報取扱管理簿の作成後に記載する事項に変更が生じたとき。

(3)　個人情報取扱管理簿に記載した個人情報の取扱いをやめたとき。

第5　個人情報取扱管理簿の記載内容

個人情報取扱管理簿の記載内容は、以下のとおりとします。

(1)　事務事業名

「朝霞市総合計画実施計画」の事務事業名を記載します。

(例)○○○○事業

(2)　利用目的

一つの事務事業の中に利用目的が複数ある場合は、一つの事務事業に対し、行を追加し、利用目的ごとに行を分けて記載します。

(例)○○審査事務における本人の資格審査のために利用する。

(3)　収集対象者

個人情報取扱事務事業において、どのような人の個人情報を収集するのか、収集する個人情報の対象者を全て記載します。

(例)申請者、応募先、委託業務先の従業員

(4)　個人情報取扱項目

個人情報取扱事務事業において取り扱う個人情報を全て記載します。

要配慮個人情報(別表第1)には下線を引き、特定個人情報には二重下線を引きます。

(例)氏名、検査の結果、マイナンバー

(5)　個人情報の収集先

個人情報取扱事務事業において取り扱う個人情報の収集先を全て記載します。

(例)本人、法務局

(6)　目的外利用の有無及び収集先

個人情報取扱事務事業において取り扱う個人情報の収集に当たり、他の事務事業で収集された個人情報の利用(目的外利用)の有無を記載します。

目的外利用を行う場合は、個人情報の提供元となる事務事業名を全て記載します。

(例)「有」の場合　「○○事業」

(7)　外部提供の有無及び提供先

個人情報取扱事務事業において取り扱う個人情報の外部提供の有無を記載します。

外部提供を行う場合は、その相手方を全て記載します。

(例)「有」の場合　「警察」

(8)　特定個人情報の有無及び提供先

個人情報取扱事務事業において取り扱う特定個人情報の有無を記載します。

外部提供を行う場合は、その相手方を全て記載します。

(例)「有」の場合　「○○市」

(9)　外部委託の有無及び委託先

個人情報取扱事務事業において取り扱う個人情報の処理に当たり、市の機関以外のものへの委託(外部委託)の有無を記載します。

外部委託を行う場合は、その相手方を全て記載します。(再委託先、請負人、下請負人等を含む。)

(例)「有」の場合　「○○○○株式会社」

(10)　個人情報ファイル簿保有の有無及びファイル名

個人情報取扱事務事業においての個人情報ファイル簿の保有の有無を記載します。

保有するファイル簿を保有している場合は、個人情報ファイル名を記載します。

(例)ファイル名「○○ファイル」

第6　目的外利用手続

1　目的外利用について

市内部においては、法第69条第2項第2号の規定により、条例を含む法令の定める所掌事務又は業務の遂行に必要な限度で、かつ、相当な理由があるときは、保有個人情報を利用目的以外の目的のために利用することができます。

相当な理由があるときとは、市の恣意的な判断を許容するものではなく、少なくとも、社会通念上、客観的にみて合理的な理由があることが求められるので注意が必要です。

2　目的外利用を行う場合の手続

(1)　目的外利用を依頼する課の手続

個人情報取扱事務事業において目的外利用を依頼する所管課長(個人情報保護管理者)は、目的外利用申請書(様式第3号)を作成し、個人情報を保有する所管課長(個人情報保護管理者)宛てに提出します。

(2)　目的外利用を依頼された課の手続

目的外利用申請書(様式第3号)の提出を受けた所管課長(個人情報保護管理者)は、当該申請の利用目的等を確認し、その内容が、客観的にみて合理的な理由があるかどうか、個人情報の提供が適切なものとなるか等を勘案した上で、目的外利用決定通知書(様式第4号)を作成し、個人情報の提供先となる所管課長(個人情報保護管理者)宛てに通知します。

(3)　目的外利用の実施

目的外利用決定通知書を収受した所管課長(個人情報取扱管理者)は、目的外利用決定通知書に基づき、承認された事項についての目的外利用を行います。

第7　個人情報取扱管理簿の取扱状況等について

個人情報取扱管理簿の所管課は、市政情報課からの照会に応じ、個人情報取扱管理簿の取扱状況について報告するものとします。

所管課長(個人情報取扱管理者)は、市政情報課長から個人情報取扱管理簿の内容についての説明の求めがあった際は、速やかに応じるものとします。

第8　個人情報取扱に関する相談

所管する事務事業での個人情報の取扱いに当たり、市政情報課に相談をする際は、個人情報取扱概要書(様式第5号)及びその他参考となる資料(関連規定や広報チラシ等)をあらかじめ市政情報課に提出することとします。市政情報課は提出書類を基に、所管課と打合わせを行います。