朝霞市個人情報ファイル簿作成要領

この要領が定めていること（本文）

第1　趣旨

この要領は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「法」という。)に規定する個人情報ファイル簿(単票)の作成について、必要な事項を定めたものです。

第2　個人情報ファイル等

1　個人情報ファイル

個人情報ファイルとは、保有個人情報を含む情報の集合物であって、次の2種類に分かれています。

(1)　一定の事務の目的を達成するために特定の保有個人情報を電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成したもの(コンピューターを用いてデータベース化された個人情報の集合物。以下「電算処理ファイル」という。)

(2)　(1)以外のもので、一定の事務の目的を達成するために、氏名、生年月日、その他の記述等により特定の保有個人情報を容易に検索することができるようにしたもの(マニュアル(手作業)処理によるもので、例えば人名を五十音順に並べた紙の名簿など。以下「マニュアル処理ファイル」という。)

以上を、実務的観点から例示すると、次のようなものが含まれます。

①　個人情報が記録されている名簿、台帳、一覧表その他これらに類するもの(保育園児名簿、要支援者台帳等)

②　レセプト、各種相談カード等個人の識別項目等によって検索できるように一定の書式に個人情報が記録されているもの(診療報酬明細書ファイル等)

③　個人情報が記録されている申請書、届出書その他これらに類するもの(公の施設の利用許可申請書、補助金交付申請書等)

④　その他個人情報の収集に係る事務(健康相談の申込みの受付等)

2　個人情報ファイル簿(単票)

個人情報ファイルに記載されている本人の数が、1,000人以上かつ個人情報ファイルを1年以上保有する場合に、個人情報ファイル簿(単票)を作成します。

個人情報ファイル簿(単票)への記載及び公表を通じて、個人情報ファイルの内容を広く市民に知らせることとなるので、個人情報ファイル簿(単票)の記載内容は、できるだけ具体的に、かつ、市民に分かりやすいものとしなくてはなりません。

3　個人情報ファイル簿(単票)作成の単位

(1)　原則的な単位

個人情報ファイル簿(単票)の作成の単位は、原則として、個人情報を保有及び利用する目的に応じて設定します。

(2)　単位に関する例外的取扱い

同一事務の処理の過程において複数の課を経由する場合で、個人情報の処理記録が残らない経由課については、その事務に関して個人情報ファイル簿(単票)の作成は要しません。

4　個人情報ファイル簿(単票)の作成の時期

新たに個人情報ファイルを保有するに至ったときは、直ちに、個人情報ファイル簿(単票)を作成しなければなりません。

個人情報ファイル簿(単票)の作成後に記載する事項に変更が生じたときは、遅滞なく、当該個人情報ファイル簿(単票)を修正します。

個人情報ファイル簿(単票)に記載した個人情報ファイルの保有をやめたとき、又は個人情報ファイルの本人の数が1,000人を下回ったときは、遅滞なく、個人情報ファイル簿(単票)を削除します。

第3　個人情報ファイル簿(単票)届出書及び個人情報ファイル簿(単票)の提出

以下の事項に該当するときは、個人情報ファイル簿(単票)届出書(様式第1号)及び朝霞市個人情報の保護に関する法律等施行規則に規定する個人情報ファイル簿(単票)(様式第1号)を市政情報課長に提出するものとします。

(1)　新たに個人情報ファイルを保有するに至ったとき

(2)　個人情報ファイル簿(単票)の作成後に記載する事項に変更が生じたとき

(3)　個人情報ファイル簿(単票)に記載した個人情報ファイルの保有をやめたとき、又は個人情報ファイルの本人の数が1,000人を下回ったとき

第4　個人情報ファイル簿(単票)の記載内容

個人情報ファイル(単票)の記載内容は、以下のとおりとします。

(1)　個人情報ファイルの名称

当該ファイルが利用に供される事務が具体的に明らかになるような名称を記載します。

(例)○○管理者ファイル、○○受給権者ファイル　等

(2)　行政機関等の名称

当該ファイルを保有している行政機関等の名称を記載します。

(例)朝霞市長、朝霞市教育委員会、朝霞市選挙管理委員会

(3)　個人情報ファイルが利用に供される事務をつかさどる組織の名称

当該ファイルを利用する事務を所掌する部、課、係の名称を記載します。

(例)○○部○○課○○係

(4)　個人情報ファイルの利用目的

当該ファイルがどのような事務に利用されるのか市民等が具体的に認識できるよう、利用目的をできる限り特定して、分かりやすい表現で記載します。

(例)○○審査事務における本人の資格審査のために利用する。

(5)　記録項目

当該ファイルに記録される項目を分かりやすい表現で具体的に記載します。

ただし、法第75条第3項の規定により個人情報ファイル簿に不記載するもの(個人情報ファイル簿に掲載することにより、利用目的に係る事務又は事業の性質上、当該事務又は事業の適正な遂行に著しい支障を及ぼすおそれがあるもの。以後、当該保有個人情報の収集、蓄積等が非常に困難になったり、個人情報ファイルの存在自体を一般に知られたりすることが、公益に重大な支障を及ぼす場合。)は、本欄には記載しません。(例：①国の安全・外交上の秘密その他国の重大な利益に関する事項、②犯罪の捜査等に関する事項、③租税に関する法律の規定に基づく犯則事件の調査等)

また、各記録項目に順に番号を付すとともに、各記録項目の間を「、」で区切ります。

(例)1氏名、2住所、3年齢、4性別、5生年月日、6電話番号

(6)　記録範囲

個人情報ファイルに記録される対象者(個人情報の収集対象者)について記載します。対象者が複数いる場合は、全てを列挙します。

また、それぞれの対象者から収集する個人情報を「5　記録項目」から選択し、対象者の後ろに数字で記載します。

(例)申請者(1、6)

委託業務先の従業員(1、2、3)

(7)　記録情報の収集方法

個人情報の収集先、手段を分かりやすい表現で記載します。収集方法が複数ある場合は、全てを列挙します。

また、それぞれの収集方法で取扱う個人情報を「5　記録項目」から選択し、収集方法の後ろに数字で記載します。

(例)本人からの提出により収集(1、6)

家族及び関係者からの提出により収集(1～6)

(8)　要配慮個人情報が含まれるときは、その旨

記録情報に要配慮個人情報(別表第1)が含まれる場合は「含む」、含まない場合は「含まない」と記載します。

(9)　記録情報の経常的提供先

記録情報を経常的に提供する相手方の名称を記載します。

また、経常的提供先が複数ある場合は、全てを列挙します。

また、それぞれの経常的提供先に提供する個人情報を「5　記録項目」から選択し、経常的提供先の後ろに数字で記載します。

なお、「経常的に提供する」とは、一定の相手方に、継続的に提供する場合のほか、一定期間ごとに提供する場合、不定期であっても依頼があれば必ず提供することとしている場合等が含まれます。

(例)警察(1、2、5)

(10)　開示請求等を受理する組織の名称及び所在地

開示請求、訂正請求及び利用停止請求を受理する貸等の名称及び所在地を記載します。そのため、名称は「市長公室市政情報課市政情報係」、所在地は「埼玉県朝霞市本町1―1―1」と記載します。

ただし、個別の法令の規定により開示請求等ができることとされており、法第5章第4節の適用を除外されているものについては、「別途、個別法に基づき開示請求等ができますので、詳しくは所管部署(連絡先××)にお問合せください。」と記載します。

(11)　訂正及び利用停止に関する他の法令の規定による特別の手続等

訂正及び利用停止に関する他の法令の規定により特別の手続が定められているときは、①該当する記録項目に付した番号、②当該法令の条項(法令番号を含む。)を記載します。該当がない場合は「―」を記載します。

(例)2、4及び5の各記録項目の内容については、△△法(平成××年法律第○○号)第△条第□項の規定に基づき訂正請求ができる。

(12)　個人情報ファイルの種別

該当する□にレ点を記入します。

(例)電算処理ファイルと、その利用目的及び記録範囲の範囲内であるマニュアル処理ファイルがある場合

⇒以下の2か所にレ点を記入します。

法第60条第2項第1号(電算処理ファイル)

令第21条第7項に該当するファイル　有　□無

(例)電算処理ファイルはあるが、その利用目的及び記録範囲の範囲内であるマニュアル処理ファイルがない場合

⇒以下の2か所にレ点を記入します。

法第60条第2項第1号(電算処理ファイル)

令第21条第7項に該当するファイル　□有　無

(例)マニュアル処理ファイルと、その利用目的及び記録範囲の範囲内である電算処理ファイルがある場合

⇒以下の1か所にレ点を記入します。

法第60条第2項第2号(マニュアル処理ファイル)

※電算処理ファイルについてはチェック不要

(例)電算処理ファイルと、その記録範囲とは全く別の項目を記録しているマニュアル処理ファイルがある場合

⇒個人情報ファイル簿(単票)をそれぞれ作成します。

(例)電算処理ファイルとマニュアル処理ファイルに共通して記録された項目があるが、それぞれ別の内容も記録している場合

⇒個人情報ファイル簿(単票)をそれぞれ作成します。

(具体的事例)

電算処理ファイル：氏名、住所、電話

マニュアル処理ファイル：氏名、住所、生年月日

のように、氏名、住所は共通するが、電話は電算処理ファイルのみ、生年月日はマニュアル処理ファイルのみで記録している場合

(例)マニュアル処理ファイルのみある場合

⇒以下の1か所にレ点を記入します。

法第60条第2項第2号(マニュアル処理ファイル)

(13)　行政機関等匿名加工情報の提案の募集をする個人情報ファイルである旨

法第60条第3項各号のいずれにも該当し、行政機関等匿名加工情報の提案募集の対象となる個人情報ファイルについては「該当」と記載し、提案募集の対象とならない場合には、「非該当」と記載します。

提案募集を行わない場合は、「―」と記載します。

(14)　行政機関等匿名加工情報の提案を受ける組織の名称及び所在地

(13)に「該当」と記載した場合には、行政機関等匿名加工情報の提案を受ける組織の名称及び所在地を記載します。

「非該当」と記載した場合及び提案募集を行わない場合は、「―」と記載します。

(例)(名称)朝霞市○○○○部○○○○課

(所在地)〒351―8501　埼玉県朝霞市本町1―1―1

(15)　行政機関等匿名加工情報の概要

提案に係る行政機関等匿名加工情報を作成した場合には、行政機関等匿名加工情報の本人の数及び行政機関等匿名加工情報に含まれる情報の項目(記録項目及び情報の粒度(住所であれば市町村単位等))を記載します。

作成した行政機関等匿名加工情報がない場合及び提案募集を行わない場合は、「―」と記載します。

(例)本人の数：1万人、情報の項目：氏名(削除)、住所(市町村単位に置き換え)、生年月日(生年月に置き換え)、性別(男女の別)

(16)　作成された行政機関等匿名加工情報に関する提案を受ける組織の名称及び所在地

(15)に行政機関等匿名加工情報の概要を記載した場合には、行政機関等匿名加工情報の提案を受け付ける組織の名称及び所在地を記載します。

作成した行政機関等匿名加工情報がない場合及び提案募集を行わない場合は「―」と記載します。

(例)(名称)朝霞市○○○○部○○○○課

(所在地)〒351―8501　埼玉県朝霞市本町1―1―1

(17)　作成された行政機関等匿名加工情報に関する提案をすることができる期間

(16)に行政機関等匿名加工情報の概要を記載した場合には、当該行政機関等匿名加工情報に関する提案を受け付ける期間を記載します。

作成した行政機関等匿名加工情報がない場合及び提案募集を行わない場合は「―」と記載します。

(18)　記録情報に条例要配慮個人情報が含まれているときはその旨

地方公共団体において、条例要配慮個人情報となる記述等を条例で規定している場合であって、記録情報に条例要配慮個人情報が含まれている場合には、「含む」、含まない場合は「含まない」と記載します。

条例で条例要配慮個人情報を規定していない場合は「―」と記載します。

(19)　備考

当該個人情報ファイルが「法定事務」、「市独自事務」のどちらに該当するかを記載します。

その他参考となる事項について記載します。

第4　個人情報ファイル簿(単票)の取扱状況について

個人情報取扱ファイル簿(単票)の所管課は、市政情報課からの照会に応じ、個人情報ファイル簿(単票)の取扱状況について、適宜報告するものとします。

所管課長(個人情報取扱管理者)は、市政情報課長から個人情報ファイル簿(単票)の内容についての説明の求めがあった際は、速やかに応じるものとします。

第5　個人情報ファイル簿の公表

市政情報課長は、個人情報ファイル簿を市政情報コーナーに据え置き、市民の閲覧に供するとともに、市ホームページに掲載することとします。