朝霞市特定個人情報等の取扱いに関する管理要領

（目的）

第1条　この要領は、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)及び個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「個人情報保護法」という。)の施行に関し、朝霞市特定個人情報等の安全管理に関する基本方針(平成27年12月策定)を踏まえ、市長が組織として個人番号及び特定個人情報(以下「特定個人情報等」という。)の適正な取扱いの確保に取り組むための基本的事項を定め、当該特定個人情報等の漏えい、滅失、毀損(以下「情報漏えい等」という。)を防止し、適正な管理を図ることを目的とする。

（定義）

第2条　この要領における用語の意義は、番号法第2条及び個人情報保護法第2条の定めるところによる。

（総括責任者）

第3条　市長は、各実施機関における特定個人情報等の管理に関する事務を総括させるために、総括責任者を置く。

2　総括責任者は、副市長の職にある者をもって充てる。

（保護責任者）

第4条　特定個人情報等を取り扱う各課室等に、保護責任者を置く。

2　保護責任者は、課室等の長をもって充てる。

3　保護責任者は、特定個人情報等の適切な管理を確保する任にあたる。

（監査責任者）

第5条　市長は、特定個人情報等の管理の状況についての監査をさせるために、監査責任者を置く。

2　システム情報に関する監査責任者は総務部長、業務情報に関する監査責任者は市長公室長の職にある者をもって充てる。

（組織体制）

第6条　個人番号利用事務又は個人番号関係事務(以下「個人番号利用事務等」という。)における組織体制については、朝霞市情報セキュリティ対策基準第2章組織体制の規定を準用する。

（教育研修）

第7条　個人番号利用事務等における職員(会計年度任用職員、臨時的任用職員を含む。以下同じ。)の教育については、朝霞市情報セキュリティ対策基準第6章人的セキュリティの規定を準用する。

（職員の責務）

第8条　職員は、番号法及び個人情報保護法の趣旨にのっとり、関連する法令及び朝霞市情報セキュリティポリシー等の各種規定並びに総括責任者及び保護責任者の指示に従い、特定個人情報等を取り扱わなければならない。

（職員の監督）

第9条　個人番号利用事務等における職員の監督については、朝霞市情報セキュリティ対策基準第2章組織体制の規定を準用する。

（アクセス制限）

第10条　保護責任者は、特定個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該特定個人情報等にアクセスする(紙等に記録されている特定個人情報等に接する行為を含む。以下同じ。)権限を有する者をその利用目的を達成するために必要最小限の職員に限るものとする。

2　アクセスする権限を有しない職員は、特定個人情報等にアクセスしてはならない。

3　職員は、アクセスする権限を有する場合であっても、業務上の目的以外の目的で特定個人情報等にアクセスしてはならない。

（複製等の制限）

第11条　職員は、業務上の目的で特定個人情報等を取り扱う場合であっても、次に掲げる行為については、保護責任者の指示に従い行うものとする。

　(1)　特定個人情報等の複製

　(2)　特定個人情報等の送信

　(3)　特定個人情報等が記録されている電磁的記録媒体又は書類の外部への送付又は持出し

　(4)　前3号に掲げるもののほか、特定個人情報等の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為

（誤りの訂正等）

第12条　職員は、特定個人情報等の内容に誤り等を発見した場合には、保護責任者の指示に従い、訂正等を行わなければならない。

（情報漏えい等の防止）

第13条　特定個人情報等をインターネット等により外部に送信する場合の情報漏えい等の防止については、朝霞市情報セキュリティ対策基準第3章情報資産の分類及び管理及び第5章物理的セキュリティの規定を準用する。

2　機器、電磁的記録媒体、書類等を持出しする場合の情報漏えい等の防止については、朝霞市情報セキュリティ対策基準第3章情報資産の分類及び管理及び第6章人的セキュリティの規定を準用する。

（機器、電磁的記録媒体、書類等の盗難等の防止）

第14条　個人番号利用事務等を処理するに当たり特定個人情報ファイルが記録された機器、電磁的記録媒体、書類等を保管する場合は、鍵付きロッカー、キャビネット等施錠可能な書庫等に保管し、盗難、紛失等を防ぐための安全措置を講じなければならない。

2　前項に規定するもののほか、機器、電磁的記録媒体、書類等の盗難等の防止については、朝霞市情報セキュリティ対策基準第5章物理的セキュリティの規定を準用する。

（個人番号の削除、機器及び電磁的記録媒体等の廃棄）

第15条　個人番号利用事務等に係る個人番号の削除又は機器、電磁的記録媒体、書類等の廃棄については、朝霞市情報セキュリティ対策基準第3章情報資産の分類及び管理の規定を準用する。

（個人番号利用の制限）

第16条　保護責任者は、個人番号の利用に当たり、番号法があらかじめ限定的に定めた事務に限定するものとする。

（特定個人情報等の提供の求めの制限）

第17条　個人番号利用事務等を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き、個人番号の提供を求めてはならない。

（特定個人情報ファイル作成の制限）

第18条　個人番号利用事務等を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き、特定個人情報ファイルを作成してはならない。

（特定個人情報等の収集・保管の制限）

第19条　番号法第19条各号のいずれかに該当する場合を除き、他人の特定個人情報等を収集し、又は保管してはならない。

（取扱い状況の記録）

第20条　個人番号利用事務等における取扱い状況の記録の作成については、朝霞市情報セキュリティ対策基準第3章情報資産の分類及び管理及び第7章技術的セキュリティの規定を準用する。なお、当該記録を作成するに当たり、個人番号を記録してはならない。

（アクセス制御）

第21条　個人番号利用事務等におけるアクセス制御については、朝霞市情報セキュリティ対策基準第7章技術的セキュリティの規定を準用する。

（アクセス者の識別と認証）

第22条　個人番号利用事務等におけるアクセス者の識別と認証については、朝霞市情報セキュリティ対策基準第7章技術的セキュリティの規定を準用する。

（外部からの不正アクセス等の防止）

第23条　個人番号利用事務等における外部からの不正アクセス等の防止については、朝霞市情報セキュリティ対策基準第7章技術的セキュリティの規定を準用する。

（マシン室等の管理）

第24条　個人番号利用事務等に係る特定個人情報ファイルを取り扱う情報システムを設置し、当該機器等の管理及び運用を行うためのマシン室等の管理については、朝霞市情報セキュリティ対策基準第5章物理的セキュリティの規定を準用する。

（特定個人情報等の提供）

第25条　保護責任者は、番号法で限定的に明記された場合を除き、特定個人情報等を提供してはならない。

（業務の委託等）

第26条　個人番号利用事務等の全部又は一部を外部に委託する場合には、委託先において、番号法に基づき朝霞市が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるか否かについて、あらかじめ確認するものとする。

2　個人番号利用事務等の全部又は一部を外部に委託する場合には、受託者において、番号法に基づき朝霞市が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるよう必要かつ適切な監督を行うものとする。

3　個人番号利用事務等の全部又は一部の受託者が再委託をする場合には、委託をする個人番号利用事務等において取り扱う特定個人情報等の適切な安全管理が図られることを確認した上で再委託の諾否を判断するものとする。

（事故等への対応）

第27条　個人番号利用事務等における事故等への対応については、朝霞市情報セキュリティ対策基準第6章人的セキュリティの規定を準用する。

（監査）

第28条　監査責任者は、特定個人情報等の管理の状況について、定期又は随時に監査を行い、その結果を総括責任者に報告する。

（点検）

第29条　保護責任者は、自ら管理責任を有する特定個人情報等の記録媒体、処理経路、保管方法等について、定期又は随時に点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を総括責任者に報告する。

（評価及び見直し）

第30条　この要領については、監査又は点検の結果等を踏まえ、実効性等の観点から評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を行う。